10 мифов об ЭДО: чего на самом деле боится бизнес
Заблуждений о работе с электронными документами гораздо больше, чем 10. Но мы собрали самые актуальные — о тревоге за сохранение конфиденциальной информации, бесполезности операторов ЭДО, сомнительном отношении судов к электронным документам и другие.
Многие компании, возможно, давно бы перешли на ЭДО, но контрагенты говорят, что «нам это не нужно», и необходимость отпадает сама собой. Зачем подключаться к ЭДО, если работать с электронными документами будет не с кем?
Но бизнес на то и бизнес, чтобы масштабироваться и набирать обороты. И если у вас есть амбиции в будущем работать с крупными сетями, производителями или операторами услуг, то вам придется уже сегодня серьезно думать о том, как поставить процессы на новые рельсы. Например, известно, что ритейл уже давно не работает с поставщиками, которые не подключены к ЭДО.
Этой весной многие бизнесы столкнулись с тем, что бумага фактически ограничила их работу на удалёнке. Бухгалтеры, уходя в режим домашнего офиса, не захватили с собой весь архив (да это и невозможно). А ответственные лица не смогли быстро и в сроки подписывать необходимые документы.
Многие ожидают, что именно ситуация с пандемией позволит компаниям от мала до велика наконец определиться в сложном вопросе. Вероятно, именно сейчас стоит активно интересоваться у контрагентов, переходят ли они на ЭДО, чтобы упростить себе, а заодно и вам работу. Кстати, вы можете проверить, работает ли контрагент в Диадоке, по ИНН.
Не менее важно отделить правду от вымысла в теме ЭДО.
ЭДО и распространенные заблуждения
Миф 1. ЭДО нужен в основном крупным компаниям, так как они работают с большим количеством документов.
Некоторые считают, что если бизнес имеет дело с двумя-тремя документами в неделю, то внедрять ЭДО нет смысла. Достаточно распечатывать бумажные документы и отправлять их контрагенту по почте.
Конечно, так делать можно. Но от ЭДО даже микробизнес может извлечь гораздо больше преимуществ. Например, в случае с ЭДО все документы хранятся в «облаке», что исключает их потерю и порчу. Контрагент не может заявить вам о том, что якобы не получил от вас нужные бумаги.
При ЭДО хранение документов на своих серверах обеспечивает оператор. Ваша задача состоит только в том, чтобы отправить документы через оператора. Если вам понадобится документ, вы просто зайдете в программу и скачаете его.
Миф 2. Оператор ЭДО — третья сторона. Доверяя ему пересылку и хранение документов, я повышаю риски утечки конфиденциальной информации.
При переходе на ЭДО вы заключаете с оператором соглашение, которое обязывает его соблюдать определенные требования. К таким требованиям относится в том числе и обеспечение безопасности и конфиденциальности при работе с документами.
На самом деле опасения должны возникать при сотрудничестве с курьерами и логистическими компаниями, когда ваши документы попадают в руки посторонним людям. Фактически они могут сделать с ними всё что угодно. И здесь возникает вопрос: обязуется ли логистическая компания, которой вы доверяете своими документы, обеспечивать их сохранность? И если да, то где и как это прописано.
Миф 3. Контрагент выбрал одного оператора, а я хочу подключиться к другому. Выходит, мы с ним уже не сможет работать. Зачем нам терять из-за ЭДО проверенного контрагента?
На самом деле всё не так страшно. На сегодняшний день технические решения позволяют обмениваться электронными документами, даже если стороны используют разные системы.
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, помотает роуминг.
Операторы настраивают связь между вами и контрагентом. И тогда вы можете отправить документ из своей системы, а контрагент получить его в своей.
Единственная проблема, которая в данном случае может возникнуть, — временная. Для настройки взаимодействия нужно время. Поэтому при переходе на ЭДО стоит заранее поинтересоваться, какой системой пользуется контрагент.
Миф 4. Электронные документы — модное слово, не более того. Юридическая сила таких документов вызывает сомнение. Спокойнее работать с документами вручную и ставить подпись на них обычной ручкой.
Вопрос о юридической силе электронных документов — самый распространенный среди тех, кто еще не подключился к ЭДО.
На самом деле юридическая сила обеспечивается просто — при подписании электронного документа сертификатом электронной подписи. Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ, это делает их равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью. Сертификат ЭП гарантирует неизменность документа с момента подписания и обеспечивает ему юридическую силу.
Квалифицированная электронная подпись с базовым набором возможностей для решения бизнес-задач. Сертификат для взаимодействия с контролирующими органами и их системами.
Миф 5. Оператор ЭДО — лишний посредник. Зачем ему платить деньги, если всё можно сделать через электронную почту.
Например, можно отсканировать бумажный документ и отправить его на почту контрагенту. Почему бы и нет?
Если вы хотите обмениваться с контрагентами по электронной почте не счетами-фактурами, то такая возможность не исключается. Для этого вам нужно заключить с контрагентом соглашение, где будет прописано, что такие документы, как договоры, счета или любые другие неформализованные документы, вы будете подписывать сертификатом ЭП и отправлять по электронной почте. И эти документы будут иметь юридическую силу.
При этом вы должны помнить о том, что электронные счета-фактуры, согласно ст. 169 НК РФ, должны передаваться только через оператора ЭДО. Конечно, вы можете отправить их по почте, но ни налоговая, ни другой контролирующий орган такой документ не примет. И этот документ не будет иметь никакой юридической силы.
Миф 6. ЭДО — дорогое удовольствие.
На самом деле стоимость зависит от объема документов, с которыми вы работаете, наличия сертификата ЭП, необходимости интеграции с другими системами.
Если у вас есть сертификат ЭП, то для получения документов достаточно подключиться, например, к Диадоку — это бесплатно. Цена исходящих документов зависит от выбранного тарифа.
До внедрения ЭДО важно оценить все риски и понять, сколько вы готовы заплатить за них и в каком объеме. После выбора оператора производится работа внутри компании. Вы должны:
Только после этого стоит переходить к этапу обсуждения деталей с оператором.
Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и другими. Получение документов бесплатно.
Как показала ситуация с пандемией, в определенный момент ЭДО превращается в инструмент, который помогает справиться со многими трудностями, особенно, когда все коммуникации, кроме как через интернет, запрещены.
Миф 7. Формы документов часто обновляются. Внедрим ЭДО, а потом будем мучиться с загрузкой новых форм в систему.
Задача с обновлением форм документов лежит на операторе. Его главные компетенции — это экспертность и опыт. Оператор должен быть в курсе изменений.
Ситуации, когда выходит новая форма документов либо новый формат обмена, а вы сами проявляете инициативу и спрашиваете оператора о том, что вам делать, должны быть исключены.
Именно оператор должен заранее уведомлять вас об изменениях. Он должен уметь работать в ситуации быстрых изменений и высокой нагрузки.
Миф 8. Пользы от ЭДО никакой — документы придется дублировать на бумаге.
Вы переходите на ЭДО как раз для того, чтобы избавиться от бумажных стопок. В этом суть ЭДО.
Электронные документы не нужно дублировать на бумаге. П.5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Таким образом, выставленные по всем требованиям электронные документы являются полностью юридически значимыми и не требуют дублирования на бумаге.
Миф 9. Тревожно доверять документы какому-то оператору. А вдруг он их потеряет?
Этот миф хорош тем, что раскрывает такую важную тему, как хранение электронных документов.
Законодательство предъявляет к электронным документам такие же требования по времени хранения, что и для бумажных: 4 года для счетов-фактур и 5 лет для всех остальных документов.
Тем не менее для электронных документов обозначен ряд обязательных условий хранения. Во-первых, нужно обеспечить не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, они должны находиться на разных физических устройствах.
Во-вторых, оператор ЭДО обязан располагать техническими и программными средствами для воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов, для контроля их физического и технического состояния.
В-третьих, компания также должна обеспечивать надежный режим хранения электронных документов, чтобы исключить их утрату. Самый оптимальный вариант — это «облачное» хранение.
Чаще всего в системах ЭДО используется троекратное копирование. Причем документы копируются на разных серверах, что исключает вероятность потери, поломки, утраты. Документы всегда доступны для бизнеса и контролирующих органов.
Миф 10. Иногда возникает необходимость предоставить документы в суд. Но суды не принимают электронные документы.
Подавать документы в суд в электронном виде позволяет закон. Это непосредственно относится к иску и к сопровождающим документам.
При электронной подаче документов используются либо электронные образы (сканы), либо сами электронные документы, которые обладают юридической силой (в виде файлов).
Практика предоставления электронных документов в суд на сегодняшний день сложилась. Потому переживать по этому поводу нет необходимости.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас
Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.
Что значит ЭДО и зачем он нужен?
Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.
Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.
Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.
Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.
Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.
Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:
Плюсы и минусы ЭДО
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
К недостаткам ЭДО можно отнести:
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.
Операторы ЭДО
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.
Переход на электронный документооборот
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?
Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.
Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов
В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.
Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.
Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.
Чтобы не упустить новые возможности для своего бизнеса, подпишитесь на наш канал
К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:
Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.
Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали. Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества. Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.
Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью. Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.
Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.
Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:
Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.
Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:
Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:
Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.
Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.
Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.
Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.
Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.
В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.
Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.
Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.
Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.
Выберите оператора ЭДО. На сайте ФНС опубликован список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке.
Если вы хотите организовать ЭДО самостоятельно, без помощи оператора, Дело банк поможет быстро наладить процесс. Чтобы вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, попробуйте облачную бухгалтерию. Бесплатная услуга «1С: ДиректБанк» позволяет управлять расчётными счетами прямо из «1С». Если вам надо работать с отчётностью в интернет-банке, есть сервис «Отчётность».
Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.
Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.
А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.
Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.
Перешли на ЭДО, а легче не стало — что пошло не так?
С началом очередного рабочего года! Горячая пора для бухгалтера в разгаре — нужно и итоги подвести, и отчеты вовсю готовить, и еще заниматься текучкой. «Только встал — уже устал» — это сейчас состояние большинства работников бухгалтерии. Хорошо, тем, кому начальство, наконец, подключило электронный документооборот. Теперь заживем! Меньше работы по вводу первички, больше времени на сверки и годовые отчеты. Так? Оказывается, нет. Те, кто работает с ЭДО, не почувствовали существенного облегчения и свободного времени больше не стало. Мы решили разобраться в чем дело.
Пофантазируем
Представьте себе гипотетического главного бухгалтера Татьяну Павловну. Как она работала до появления электронного документооборота с контрагентами? Документы нужно распечатать, подписать у директора, потом отправить почтой, курьером или лично отнести клиентам, а полученные от поставщиков также завизировать у шефа и опять-таки почтой или «на попутках» передать отправителю
Перед этим часто происходит обмен сканами документов в мессенджерах или через e-mail. Сканы или архивируются, или так и остаются где-то «там», иногда их удаляют после получения оригиналов, чтобы не засорять память компьютера.
Полученные документы в программу заносит ответственный за участок бухгалтер или сама Татьяна Павловна. Причем за подчиненными нужен глаз да глаз, поэтому приходится, на всякий случай, перепроверять данные, а то у Ани в прошлый раз материалы вместо 10 счета почему то переплыли на 41.
Т.е. приходится нашему главбуху проходить вот такие этапы:
Казалось, бы, что с появлением ЭДО исчезнет больше половины забот — не нужно ничего распечатывать, сканировать, помнить кому и как передавать документы, скандалить из-за задержки с возвратом первички.
На самом деле, после подключения вас ждет сюрприз, не то чтобы неожиданный — не все хотят перейти на ЭДО.
Т.е. у вас то ЭДО появился, а контрагент против. Он 20 лет работает с бумагой и не верит каким-то там электронным подписям и документам. Да у него бухгалтер до сих пор в налоговую и ПФР автобусом ездит!
К тому же нужно заключить допсоглашения с теми, с кем главбух собирается обмениваться электронными документами, если ранее такая возможность в контракте не была предусмотрена. В противном случае контрагент правомерно откажется от применения ЭДО. Есть еще ИП, которые неохотно используют подобные системы и самозанятые, у них желания тратить лишние средства на подключение каких-то там сервисов вообще ноль.
Допустим, большинство партнеров все же прислушались к голосу разума и перевели документооборот в электронный вид. При этом остальная первичка для Татьяны Павловны и ее сотрудников все равно остается в первозданном доцифровом виде — чеки с авансовыми отчетами, например. Пока их разберешь, заведешь в программу. Хотя кому мы рассказываем, да?
Следующая проблема — отправить в электронном виде не значит отправить именно электронный файл, который сразу можно загрузить в программу. Можно отсканировать документ, к примеру, накладную, прикрепить его в pdf формате, подписать ЭЦП и отправить. Та-дам! Файл получен, но подгрузить в программу его нельзя, она не поймет, чего вы от нее хотите.
Придется либо брать этот скан и старым добрым ручным способом заводить документ в 1С или подключать еще какой-нибудь сервис по распознаванию, который переведет накладную в понятный для машины вид. И это при условии, что распознавание будет корректным. В большинстве случаев бухгалтеру все равно придется перепроверять введенные данные.
Т.е. в этом случае ЭДО не только не сокращает работу, он ее увеличивает. А еще придется дополнительно оплачивать сервис-помощник.
Думаете на этом беды закончились? А вот и нет!
Главбух и ЭДО. Часть 2
Вызванная на ковер Анна со слезами объясняет — вина не ее, а поставщиков. Каждый свою номенклатуру рисует, артикулы разные, когда накладные распознавались и погружались в программу, новые позиции завелись автоматически.
Наверное надо сотруднице быть повнимательнее и самой отслеживать каждую позицию, но зачем тогда Татьяна Павловна добивалась автоматизации?
К тому же, оказалось, что не только у Ани подобная проблема, в номенклатурном справочнике полно дублей! И вообще — некоторые сотрудники тайком вбивают данные от руки, так выходит быстрее и надежнее.
Оставим главбуха наедине с чашкой кофе с коньяком (исключительно в успокоительных целях туда добавленного) и посмотрим, могла бы сложится работа бухгалтерии по-другому.
От фантазий к реальности
Итак, мы выяснили, что ЭДО не решает всех проблем с первичкой:
КНАП — это не банальная распознавалка, мы знаем, что такое бухучет, понимаем какие проводки надо сделать, когда не нужно добавлять новую позицию номенклатуры, поэтому не плодим дубли.
Вот смотрите, невзирая на опечатки, сервис находит нужную позицию:
Наши роботы учатся, сверяются с предыдущими данными в вашей 1С, задают операторам вопросы, если сомневаются в том, что все делают правильно. Сервис использует алгоритм, который исключает повторное занесение документа в базу 1С, поэтому повторов документов тоже не будет.
Роботы работают 24/7 без сна и отдыха, в отличие от бухгалтера, которому иногда еще и отпуск нужен.
Система так устроена, что неважно в каком виде, формате, какие именно документы вы пришлете — счета-фактуры, акты, товарные и кассовые чеки, пусть это будет скан, фото, файл Excel или pdf — без разницы.
Да, мы можем разобраться и в таком вот чеке:
Никакие опИчатки, замена русских букв на английские (вам не видно, а «х» это «икс») не помешают нам понять, что имелось в виду в документе.
Вот посмотрите, как выглядит работа с сервисом, глазами наших операторов:
Вместо того, чтобы загружать бухгалтеров работой, которую еще и перепроверять придется, вместо найма, так называемых, «операторов на ввод первички» — подключайтесь с КНАП у.
Расскажите директору, что теперь он может присылать вам фотки чеков с покупками сразу, как их совершит, а над сканом накладной от поставщика в 100 листов, которая в оригинале дойдет до вас через неделю, не надо плакать. Все эти документы в течение пары часов уже окажутся в вашей программе.
Такая система не только поможет бухгалтеру, но и сделает учет более оперативным и актуальным. Особенно это важно для тех, кто ведет управленческий учет.
Не будьте как Татьяна Павловна — автоматизируйте бухгалтерию правильно.
