Аннулирование документов в ЭДО
В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.
С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:
Подключитесь к Диадоку. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы. Аннулируйте в случае необходимости.
Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.
Как создать запрос на аннулирование в Диадоке
Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру.
Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.
Как подтвердить или отменить аннулирование
Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Порядок действий в первом случае:
При несогласии с запросом контрагента:
Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов.
Аннулирование для ЭДО в роуминге
Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.
Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными.
Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме.
Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.
Вопрос-ответ
Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?
Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.
Как законодательство регулирует аннулирование документов?
Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.
Сколько раз можно запросить контрагента об аннулировании?
Исключительно единоразово. Если контрагент отклонил действие, документ не аннулируется и сохраняет юридическую силу.
В Диадоке появилась возможность аннулировать электронные документы
Зачастую бывает так, что после подписания в документе обнаруживают ошибку. В таких случаях стороны составляют новый документ, а ошибочный признают недействительным. При этом бумагу можно уничтожить или составить акт (соглашение) об аннулировании. А вот как быть с электронным документом?
В ноябре в Диадоке был реализован процесс аннулирования входящих и исходящих документов. Так, если отправитель или получатель уже подписанного электронного документа обнаружат в нем ошибку, они могут составить электронное соглашение о признании этого документа недействительным. Для этого достаточно открыть документ и нажать на кнопку «Аннулировать». Диадок самостоятельно сформирует соглашение об аннулировании, предоставит пользователю возможность указать причину аннулирования документа в комментарии, подписать и отправить данное соглашение контрагенту. Так как аннулирование — двусторонний процесс, чтобы признать документ недействительным под соглашением необходима подпись второй стороны. При этом если контрагент не согласен с решением об аннулировании, он имеет право отказать в подписи соглашения. В этом случае электронный документ остается юридически значимым.
В настройках личного кабинета есть возможность настроить получение уведомлений о запросах на аннулирование документов, а также решениях контрагента, на электронную почту. Для этого нужно отметить пункты «О новых входящих документах» и «О результате подписания документов контрагентами» соответственно.
В случае, если электронный документ с запросом подписи получателя (например, товарная накладная или акт) еще не подписан второй стороной, то отправитель может аннулировать его в одностороннем порядке. То же касается счетов-фактур с незавершенным документооборотом.
Тамара Мокеева
Эксперт проекта «Диадок»
Операции, которые раньше были на бумаге, проще и быстрее выполнять онлайн.
Если отправили документ в Диадоке, его можно отозвать?
Если контрагент не успел подписать
Если на документе нет подписи, он может быть отозван. Алгоритм:
Если контрагент подписал
Документ с подписью нельзя отозвать, но можно добиться признания его недействительным. Однако здесь необходимо согласие обеих сторон. О том, как получить его в Диадоке и не нарушить требования законодателя, мы рассказали в руководстве.
Статьи по теме
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов.
Переход на электронный документооборот делает работу медицинского учреждения намного проще. Врачи быстрее находят информацию о пациентах, руководство клиники может лучше контролировать работу сотрудников. Также ЭДО усиливает безопасность хранения данных, защищая их от несанкционированного доступа, порчи и утери.
Применение электронного документооборота (ЭДО) помогает организациям ускорить бизнес-процессы, упростить отправку и получение документов, снизить издержки на оргтехнику и отправку бумаг.
Электронная подпись оформляется на непосредственного руководителя организации. Однако редко кто из руководителей успевает подписать весь объем документов. Поэтому обязанности делегируются главному бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику.
Электронный документооборот сейчас привлекает все больше последователей, так как ускоряет и оптимизирует бизнес-процессы в компании. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Это позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.
У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, как правильно указывать дату подписания документа в сервисах ЭДО.
Роуминг ЭДО
Мы понимаем, как удобно отправлять документы своим контрагентам, не думая о том, к каким операторам ЭДО они подключены. Поэтому мы подготовили инфраструктуру, наладили процесс подключения и готовы к роумингу со всеми операторами.
Что такое роуминг
Роуминг — технология обмена юридически значимыми электронными документами между разными операторами электронного документооборота.
Как работает ЭДО, если у компаний разные операторы
При настроенном роуминге компании отправляют и получают документы, как обычно. Для каждой пары контрагентов роуминг настраивается индивидуально. Как подключить роуминг с клиентом другой системы ЭДО, мы описали ниже.
Каждая система ЭДО работает изолированно. Чтобы пользователи разных систем могли обмениваться документами, применяется технология роуминга. В Диадоке используется технология ассоциации «РОСЭУ». В ее разработке участвовали ведущие операторы электронного документооборота, в том числе СКБ Контур, «Тензор» (система СБИС), «Калуга Астрал» и другие.
С какими проблемами можно столкнуться
Для подключения роуминга с контрагентом нужно, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Когда роуминга между провайдерами нет, компания продолжает обмениваться со своим контрагентом бумажными документами. Другой вариант — подключить еще один сервис ЭДО. А это дополнительные затраты времени и финансов.
СКБ Контур лидирует по числу роуминговых соединений с другими провайдерами. Актуальное состояние роуминга между операторами можно посмотреть на сайте ассоциации «РОСЭУ».
Как это работает в Диадоке
Для подключения роуминга нужно подать заявку. При этом достаточно, чтобы только один из контрагентов отправил ее своему оператору.
Как подключить роуминг с другими операторами
Автоматическая настройка роуминга тоже возможна. Контур поддержал такую технологию с несколькими операторами ЭДО. Заявка не нужна — пользователю Диадока достаточно отправить контрагенту приглашение в сервисе. Когда контрагент его примет, можно начать обмен документами.
Сколько стоит роуминг в Диадоке
Документы в роуминге тарифицируются так же, как и внутри сети. То есть цена отправленных документов не поменяется для абонентов Диадока. Ценовая политика операторов может отличаться, и роуминговому контрагенту нужно узнавать стоимость у своего оператора.
Состояние роуминга между Диадоком и другими операторами
| СберКорус (Сферакурьер) |  | Роуминг работает с 12 октября 2013 |
| Э-Ком (Docrobot) | | С 26 сентября 2014 |
| ДИРЕКТУМ (Synerdocs) | | С 20 апреля 2015 |
| НТЦ СТЭК (СТЭК) | | С 27 ноября 2015 |
| Тензор (СБИС) | | С 09 марта 2016 |
| Национальный удостоверяющий центр (СТЭК) | | С 24 марта 2016 |
| Эдисофт (Edisoft) | | С 11 апреля 2016 |
| Такском (Файлер) | | С 20 мая 2016 |
| ТаксНет (Транскрипт) | | С 01 июня 2016 |
| Калуга-Астрал (Астрал Отчет) | | С 12 декабря 2016 |
| ФораПром (LeraData) | | С 12 декабря 2016 |
| УЦ ГИС (Транскрипт) | | С 12 декабря 2016 |
| КРИПТЭКС (Signatura) | | С 1 марта 2017 |
| НИИАС(НИИАС) | | С 10 марта 2017 |
| ИнфоТеКС Интернет Траст (ViPNet) | | С 4 августа 2017 |
| СИСЛИНК (DOCLINK) | | С 4 августа 2017 |
| Сервионика (i-Конто) | | С 1 ноября 2019 |
| Петер-Сервис Спецтехнологии (ЭДО.ПОТОК) | | С 15 ноября 2019 |
| ТЭК-Торг (ЭДО ТЭК-Торг) | | С 1 февраля 2020 |
| Электронный Экспресс (Гарант) (ЭДО ЭП) | | С 23 марта 2020 |
| Финтендер-Крипто (Fintender-EDS) | | С 8 мая 2020 |
| ЭТП ГПБ (Система ЭДО ЭТП ГПБ) | | С 18 мая 2020 |
| ЦРПТ (ЭДО Лайт) | | С 30 июня 2020 |
| Бифит (Бифит ЭДО) | | С 12 февраля 2020 |
| Русь-Телеком (Фельдъегерь: ЭДО) | | С 26 октября 2020 |
| Платформа ЭДО (Эвотор ОФД) | | С 24 декабря 2020 |
| ПРОФИ Менеджер |  | Проводится тестирование технологии обмена |
| МО ПНИЭИ-КрасКрипт | | Проводится тестирование технологии обмена |
| ДиСтэйт | | Проводится тестирование технологии обмена |
Операторам
Для быстрого старта работ по включению роуминга с Диадоком, ознакомьтесь со следующими документами:
Решение проблем с роумингом
Только квалифицированная электронная подпись.
Как узнать с кем настроен роуминг
Попробуйте отправить документ контрагенту. Если роуминг настроен, документ отправится, если нет — СБИС предупредит об этом. Настройте роуминг самостоятельно.
Не пришло приглашение от контрагента из Контур.Диадок
Контрагент отправил приглашение внутри системы «Диадок». Таким способом роуминг не настроить. Отправьте приглашение из СБИС.
Как аннулировать документ в роуминге?
Воспользуйтесь инструкцией. Не прикладывайте к аннулированию дополнительные файлы!
В роуминге можно аннулировать документы, которыми вы обменивались с клиентами операторов «Такском», «1С» и «Русь-Телеком». С клиентами остальных операторов аннулирование пока не поддерживается.
Сколько файлов и какого объема можно отправить?
Максимальный объем передаваемых файлов — 70 Мб, максимальное число файлов — 40 штук в 1 пакете.
Визуализация документов в роуминге
В СБИС есть свой xml-формат для передачи счетов и актов сверки. Другие операторы ЭДО его не визуализируют, поэтому документы не читаются в системе большинства операторов.
Рекомендуем отправлять счета и акты в формате *.pdf. Так они отображаются правильно, без изменений.
Можно ли указывать в качестве получателя документа подразделение контрагента?
Нет. Пока эта возможность недоступна.
Можно ли указывать комментарий при отправке документа?
Передача комментариев не предусмотрена технологией РОСЭУ, но в системе каждого оператора есть свои способы указать комментарий к документу. Например, в СБИС достаточно заполнить в xml-файле параметр «Примечание»:
Система прикрепит комментарий к документу.
Потому что контрагент при обработке документа подписывает только титул покупателя, а не сам документ. Это не является ошибкой. В штампе об ЭП вы увидите обе подписи.
