Как снизить расходы компании или пути снижения издержек
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Собственники и топ-менеджеры бизнеса стараются снизить издержки. Экономия и оптимизация затрат — это те вопросы, которыми стоит задаваться регулярно. Расскажем о методах снижения издержек.
Переменные и постоянные затраты
Как работать с издержками? В первую очередь стоит разделить затраты на переменные (те, которые зависят от сезонности, объемов сбыта) и фиксированные (регулярные платежи каждый месяц). Стоит учитывать, что в рамках одной статьи расходов могут быть и переменные, и постоянные издержки.
Например, заработная плата сотрудников может состоять из оклада и премиальной части. Оклады — это постоянные затраты, которые легко посчитать и внести в финансовый план хоть на год вперед. Премии и бонусы — это переменные, которые зависят от того, как сотрудники выполняют планы.
Аренда офисных и производственных помещений, казалось бы, тоже целиком и полностью относится к постоянным затратам. Однако если необходимо на короткий период арендовать склад, торговое место на выставке или ярмарке, то это уже переменные затраты.
Коммунальные платежи тоже могут быть двух видов. Например, это фиксированная ставка за содержание жилья, клининг и оплата за свет, воду и тепло, которая каждый месяц может быть разной.
Стоимость сырья, комплектующих скорее будет отнесена в переменным издержкам, так как на цену влияет общее состояние рынка.
При оптимизации постоянных издержек стоит сразу же стратегически смотреть на договор аренды офиса, его локацию, условия эксплуатации, фонд оплаты труда, отношения с поставщиками.
Так, если изначально найти офис дешевле, то в течение долгого времени доля затрат на него будет небольшой. Опять же, учитывая качество офиса, можно спрогнозировать и переменные издержки. Например, если офис холодный, то за счет использования обогревателей и тепловентиляторов, вырастут затраты на электричество в холодный период. Если управляющая компания не оказывает услуги по уборке помещений, то придется нанимать клининг самостоятельно или вводить в штатное расписание должность уборщицы.
С постоянными издержками нужно работать в первую очередь, так как в периоды сезонного спада или во время кризиса они будут съедать большую часть оборота компании.
Оптимизация затрат на содержание штата
Фонд оплаты труда — одна из существенных статей затрат. Помимо денег, которые работник получает на руки, работодатель уплачивает за него взносы. Один из способов снизить расходы на оплату труда — переводить часть задач на аутсорсинг и нанимать на работу самозанятых. Такой вариант подойдет для сотрудников, которые не заняты в основных бизнес-процессах компании. Вывести за штат можно хозяйственные службы, бухгалтеров, рекрутеров, маркетологов.
Еще один способ сокращения затрат на персонал — это перевод части штата на удаленную работу. В этом случае освобождаются офисные площади, что тоже косвенно влияет на снижение издержек.
Еще один способ снизить затраты на персонал — это пересмотреть систему компенсаций и льгот. Например, компенсации за питание, занятия спортом, использование своего оборудования и автомобиля. Вполне вероятно, что какие-то тарифы давно не пересматривались или сотрудник уже не пользуется автомобилем в тех объемах, что раньше, поэтому и платить ему можно меньше.
Переход от больших окладов к большим премиям мотивирует сотрудников тщательнее выполнять свои обязанности, что косвенно повлияет на производительность и эффективность работы. Минусы такой системы — это существенное снижение зарплаты сотрудника в низкий сезон или во время кризиса. Да и не всем такая система подойдет. Поэтому главное — тщательно продумать систему мотивации, в том числе учитывать не только количественные показатели, но и качественные.
Собственный офис или аренда
За решением купить свой офис часто стоит желание сократить расходы на аренду. Покупка офиса или производственного помещения может быть оправдана, если арендовать офис менее выгодно. Например, в этом районе дефицит нежилых помещений, аренда высокая или бизнес позволяет легко передать часть собственных помещений в субаренду.
Минусы покупки помещения или оборудования связаны с необходимостью изымать собственные средства из оборота или оформлять кредит в банке. В этом случае стоит просчитать несколько вариантов развития событий — и в случае масштабирования бизнеса, и в случае его уменьшения. Если бизнес вырастет, то где искать другие помещения и на каких условиях. Если бизнес “просядет”, то что делать с освободившимися площадями?
В этом случае помогает расчеты, финансовый план и, конечно же, хорошие предложения на рынке. Если в результате того же кризиса можно купить достойное помещение ниже средней стоимости по рынку, то в перспективе это будет дешевле, чем ежемесячная аренда.
Оптимизация логистики
Затраты на транспортировку и хранение сырья или продукции можно отнести к переменным издержкам. В среднем, расходы на логистику и склад составляют 10-15%, а в ряде бизнесов они могут доходить до 30-40% от всех затрат.
Эти издержки сокращаются вместе с уменьшением объема производства и продаж и не так существенно забирают оборотные средства. Тем не менее оптимизация и этих статей расходов поможет повысить маржинальность и иногда существенно.
Транспортные расходы можно оптимизировать за счет работы с разными транспортными компаниями. Иногда выгоднее заключить договор с перевозчиком — индивидуальным предпринимателем.
При расчете стоимости транспортных и логистических услуг надо учитывать не только сумму за перевозку, но и скорость поставки, среднее время на таможне (для импортных товаров и сырья).
Если мы рассматриваем небольшие бизнесы, то оптимизировать затраты на транспорт можно за счет перераспределения функционала между уже работающими сотрудниками. Так, во время пандемии и тотального закрытия всех точек общепита многие кафе и рестораны перешли на доставку блюд, а функции курьеров передали официантам.
Снизить затраты на ГСМ помогает внедрение систем мониторинга транспорта, которые отслеживают все передвижения и стоянки автомобилей и рассчитывают реальные расходы топлива.
Бизнесы, которым принципиально соблюдение условий хранения продукции (скоропортящиеся продукты, заморозка) несут потери из-за отсутствия нужного оборудования или неорганизованной логистики. Аренда удобного склада или инвестиции в оборудование помогают снизить издержки в перспективе.
Еще один вид потерь — это плохая организация работы склада, когда из-за неравномерной загрузки приходится нанимать лишний персонал или неэффективно обрабатывать заказы и принимать готовую продукцию. Решение — в оптимизации работы персонала и в правильной организации рабочих мест.
Выгодные поставщики
Регулярный пересмотр контрактов с поставщиками тоже влияет на стоимость затрат. Полезно мониторить предложения других компаний и покупать у тех, кто предлагает цену ниже. Просить у старого поставщика скидки за объем, аргументируя тем, что другие предлагают дешевле.
Другой вариант — освоить новые технологии и перейти на другой тип сырья или упаковки. Например, служба доставки продуктов может перейти с одного типа контейнеров на другой.
Снижение издержек — это целая система анализа всех расходов. Важно выделять переменные и постоянные расходы и смотреть, как оптимизировать каждую из этих групп.
Веб-сервис Контур.Бухгалтерия помогает не только вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность, но и анализировать издержки. Сервис автоматически готовит финансовые и управленческие отчеты по себестоимости, продажам, долгам и другим критериям. Первые две недели работы бесплатны для всех новых пользователей.
Сокращение бизнес-расходов: 10 рабочих способов
Малый бизнес всегда очень чутко реагирует на любые изменения в законодательстве и экономической ситуации в стране. С нового года НДС составит 20%, что неизбежно приведет к снижению покупательской способности на все. С июля 2019 года вступит в силу 3-й этап закона об онлайн-кассах, который охватит абсолютно всех предпринимателей.
Что предпринять, чтобы бизнес остался успешным, а сотрудников не пришлось увольнять? Лучшим способом станет грамотное сокращение бизнес-расходов. Как это сделать выгодно и безболезненно, не нарушая закон? Рассмотрим 10 рабочих способов.
1. Аренда более дешевой коммерческой недвижимости
В 2014 году Тверская улица в Москве опустела буквально за месяц. Исчезли яркие вывески, витрины опустели, пропали промоутеры у входа в метро. Такова была реакция бизнеса на резкое увеличение стоимости аренды недвижимости в центре столицы. Причем переехать в более бюджетные места предпочли не только организации малого бизнеса (нотариусы и адвокаты, дизайнерские бутики, антикварные магазины и т.д.), но и крупные супермаркеты, сетевые ритейлеры одежды и обуви, банки.
С тех пор тренд вынесения офисов и точек продаж из центра на периферию становится все сильнее. Главная причина – стоимость аренды квадратного метра. Она всегда будет ниже в удаленных от центра районах. Но и посещаемость в спальных районах может оказаться куда выше, чем в центре. Задумайтесь: если у вас автосервис, химчистка, парикмахерская или любая другая организация сферы услуг, нужен ли вам статусный и дорогой центр города?
Также подумайте, нужен ли вам такой большой офис, торговый зал или склад? Возможно, уменьшение площади арендуемой недвижимости решит проблемы.
Еще один способ – арендовать жилое помещение, которое обойдется существенно дешевле коммерческой недвижимости. Для небольших организаций (нотариальная контора, небольшой салон красоты) в спальном районе это может оказаться не только самым доступным, но и самым удобным вариантом сокращения расходов для бизнеса.
Некоторые стартапы предпочитают отказаться от офиса вообще. Альтернатива – регулярные встречи команды в коворкинге и использование программ для совместной удаленной работы. Но, как правило, долго в таком режиме организация существовать не может. Офис (хотя бы очень маленький) открывать в итоге приходится.
2. Снижение налоговой нагрузки
Проверенный и самый популярный сегодня метод снижения налоговой нагрузки – переход на спецрежим (ЕНВД, УСН, ЕСХН, патент). Налоговые льготы полагаются организациям, развивающим инновационные производства, предпринимателям без наемных работников, самозанятым и т.д.
Организации с относительно невысокой выручкой могут получить освобождение от уплаты НДС. Для этого ИП или ООО должны быть на общей системе налогообложения, заниматься не подакцизными товарами, а выручка за квартал не должна превышать 2 млн рублей без учета налогов.
Также существуют различные налоговые вычеты для малого бизнеса. Например, за установку онлайн-кассы предприниматели могут вернуть до 18 тысяч рублей. Все самые важные вопросы и ответы об обязательной установке онлайн-касс с 1 июля 2018 года мы рассмотрели в этой статье.
3. Часть сотрудников – удаленно
Оптимизация штата для снижения бизнес-расходов совсем не обязательно грозит увольнением части сотрудников или срезанием им зарплаты. Таких радикальных методов можно избежать, если перевести часть людей на удаленный режим работы. Для вас – экономия на рабочем месте. Для сотрудника – удобство и даже дополнительная мотивация. О работе удаленно, как способе нематериальной мотивации в малом бизнесе, мы писали в одном из предыдущих материалов. Кроме того, вы можете привлекать специалистов из любых регионов, где зарплаты могут быть существенно меньше, а выбор хороших сотрудников – больше.
Подумайте, нужно ли, например, менеджеру по работе с клиентами быть в офисе с 9.00 до 18.00. Возможно, лучше организовать ему постоянную связь по телефону, почте и мессенджерам? Подавляющее большинство интернет-магазинов поступают именно так.
Конечно, в этом случае важно не дать слишком много свобод. Помочь могут четко поставленные KPI не только с объемами, но и со сроками выполнения работ. И важно понимать, что стратегически важных сотрудников и управленцев переводить на полностью удаленный режим работы категорически нельзя. Поэтому сделать полностью удаленный офис вряд ли получится.
4. Аутсорсинг вместо непрофильных отделов
Не обязательно держать свой отдел логистики или ВЭД, если вы, например, занимаетесь только продажей зарубежных товаров, но не их импортом. Также многие компании малого бизнеса предпочитают пользоваться услугами внешнего подрядчика по юридическим или бухгалтерским вопросам, дизайну, созданию и поддержке сайтов и т.д.
Плюсы такой стратегии очевидны. Во-первых, не нужно тратиться на содержание и обучение персонала. Во-вторых, это сдельная оплата труда (за проект или за конкретные объемы работ, а не по ставке в месяц штатному специалисту, который половину этого времени может быть не занят ничем).
Среди основных минусов – предоставление информации третьим лицам. В корпорациях с подрядчиками часто подписывают соглашение о неразглашении. Но в малом бизнесе это практически не работает.
Кроме того, у подрядчика часто не бывает общей картины вашей ситуации. Даже если вы обращаетесь к одному и тому же партнеру, исполнители по вашему проекту могут быть разными.
5. Отказ от неэффективных инструментов маркетинга и рекламы
Сегодня даже крупный бизнес сокращает расходы на рекламу и маркетинг. Так, в 2017 году Procter & Gamble сократила выпуск рекламы на 41% за год и вдвое уменьшила количество интернет-ресурсов, где размещалась реклама продуктов. Бюджеты на рекламу и маркетинг сильно урезали российские банки и автопроизводители. Средний и малый бизнес также следуют этому тренду.
Руководитель отдела маркетинга ПланФакта недавно рассказал на страницах VC.ru о современных работающих способах привлечения клиентов, прочитайте обязательно.
Приходится признать, что в эпоху соцсетей и авторского контента еще недавно результативные маркетинговые каналы больше не работают. Поэтому стоит сесть и внимательно пересмотреть все свои инструменты продвижения.
Так, небольшой ювелирный магазин в городе с населением в 200 тысяч человек не один год использовал в качестве основных маркетинговых каналов флаеры и рекламу в местных СМИ. Руководство полагало, что аудитория магазина слишком консервативна, чтобы воздействовать на нее в соцсетях. После серьезного аудита издержек было принято решение отказаться от прежних каналов продвижения и в экспериментальном порядке завести страничку магазина во Вконтакте и Instagram. Контент там был не только рекламным, но и познавательным: рассказы о ювелирных технологиях и знаменитых ювелирах, легендарных украшениях и драгоценных камнях и т.д. Стратегия контент-маркетинга позволила создать большой лояльный клуб потенциальных покупателей. За 2018 г. продажи магазина выросли на 27%. К тому времени магазин существовал уже 12 лет и предыдущие 3 года роста практически не было.
6. Отказ от нерентабельных проектов
Есть проекты, которые делаются для имиджа. Таким образом у вас в портфолио известный бренд и плюс к репутации вашего бизнеса. Такие проекты часто делаются себе в убыток. Подумайте, так ли они для вас важны в сложный период, когда нужно сокращать издержки.
Также стоит еще раз оценить все проекты по отдельности и постараться выявить невыгодные. Например, если вы делаете массовые закупки для нескольких проектов сразу, у вас есть отложенные платежи или оплата вашей работы происходит с большой отсрочкой. Для анализа рентабельности отдельных проектов или направлений деятельности можно использовать специальные программы финансово-управленческого учета.
Недавно пользователь ПланФакта рассказал именно такой пример. Компания занимается строительством частных домов. В высокий сезон закупки кирпича совершались массово для возведения нескольких загородных объектов одновременно. Затраты на каждый проект по отдельности никто не считал. Казалось, что прибыль есть (она действительно было у застройщика в целом). Когда владелец строительной фирмы загрузил все данные о своих рабочих объектах в ПланФакт, оказалось, что несколько строительств – это убыточные объекты.
7. Совместные промо и бартер
Для сокращения бизнес-расходов можно объединяться и проводить совместные промо и рекламные акции, например, с соседями по торговому или бизнес-центру. Такая схема особенно подходит для тематически связанных бизнесов. Например, фотостудия и салон красоты могут заказать один большой рекламный баннер на фасад своего здания. Объединиться для проведения мастер-класса по приготовлению пирогов могут кафе и магазин посуды. Таким образом вы не только существенно экономите бюджет на маркетинг, но и расширяете аудиторию покупателей.
Бартер – услуги или товары по обмену. Также выгодный вариант сотрудничества и экономии бюджета. Например, известен случай, когда радиостанция крупного города предоставляла рекламное время в эфире фирме по благоустройству и ремонту в обмен на их услуги. Выгода обеим сторонам очевидна: офису радиостанции – ремонт, вышеупомянутой фирме – реклама в радиоэфире. У этой схемы есть и минусы: при заключении бартерных сделок остро встает вопрос о налогах и прочих выплатах.
8. Проверить «прочие расходы»
В каждом бизнесе есть статья «Прочие расходы». Она не связана напрямую с получением прибыли. К таким нестратегическим расходам относятся закупка канцелярии, оргтехники, питание сотрудников, корпоративы и т.д. Подумайте, нужно ли вам столько канцелярской продукции? Или можно уменьшить ее закупки в полтора-два раза? Нужны ли вам 5 принтеров на 25 сотрудников в офисе? Или достаточно двух машин и, соответственно, двух комплектов чернил и бумаги? Обязательно ли содержать свою столовую или можно заказывать еду с доставкой? Пересмотр непрофильных расходов помогает снизить издержки до 30%, что для малого бизнеса может оказаться спасительным в трудные времена.
9. Закупки б/у вместо нового
Закупки оборудования для основной деятельности фирмы и даже для полноценного существования сотрудников в офисе невозможно исключить совсем. Но совсем не обязательно покупать все новое. Например, зачем вам новый дорогой плоттер в типографию, витрины для магазина или профессиональная кофе-машина, если можно найти такой же товар хорошего качества на вторичном рынке?
К примеру, сегодня большинство стартапов, которые открывают новую кофе-точку, предпочитают покупать для начальной стадии бизнеса именно подержанное оборудование. Хорошее оборудование для кофе стоит дорого и на старте проекта составляет самую большую часть затрат. Цены на профессиональную кофе-машину начинаются от 100 тысяч и могут доходить до 500 тысяч рублей. Купив подержанную технику в приличном состоянии, можно сэкономить до 50% бюджета на организационные расходы.
Но стоит внимательно выбирать подержанную мебель, технику и оборудование. Велик риск приобрести товар в плохом состоянии и потратить больше денег на его ремонт и обслуживание.
10. Автоматизация бизнес-процессов и сервиса
Опытные и трудолюбивые сотрудники – половина успеха бизнеса. Однако совсем не обязательно держать большой штат профессиональных и высокооплачиваемых специалистов на одном направлении деятельности. В малом бизнесе достаточно одного или двух стратегов и/или управленцев. А всю работу по отлаженным схемам, текучку и аналитику можно доверить специальным программам. Таким образом вы не только сократите издержки на зарплату сотрудников, но и сделаете бизнес-процессы более отлаженными и оперативными.
Например, программы финансово-управленческого учета заменяют финансовые отделы, а чат-боты стали альтернативой отделу продаж и HR-специалистов для онлайн-собеседований на базовые позиции. Об автоматизации бизнеса с помощью чат-ботов мы подробно рассказывали здесь.
Сколько же можно сэкономить на зарплате сотрудников? Недавно историей успешного использования сервиса финансово-управленческого учета ПланФакт поделился Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS. В его бизнесе наш сервис заменяет как минимум одного высококвалифицированного финансиста с зарплатой от 100 тысяч в месяц. Представьте, что таких профессионалов при отсутствии нужной программы в компанию придется взять не одного, а нескольких. Выгода очевидна.
Сокращение бизнес-расходов – хорошая стратегия не только в сложные времена, но и всегда. Даже если вы просто, уходя из офиса, не забываете выключать компьютер и гасить свет (и всех своих сотрудников попросите), это тоже экономит немалую часть бюджета ☺
Мы рассказали про 10 способов сокращения расходов, которые точно работают. Больше способов вы можете узнать из записи нашего вебинара с Натальей Эйдиновой, финансовым директором с 20-летним опытом:
Оптимизируйте расходы и сэкономленные деньги вкладывайте в развитие бизнеса!
Как бизнесу сокращать расходы
Чтобы прибыль не уменьшилась
В трудный период компанию могут поддержать две вещи — продажи и управление расходами. От того, насколько грамотно бизнес управляет тратами, зависит прибыльность компании и ее устойчивость.
Чтобы понять, какими расходами в бизнесе можно вообще управлять, для начала нужно собрать все данные о тратах и провести глубокий анализ, который поможет принять правильные решения. В кризисное время оптимизировать траты нужно особенно аккуратно, чтобы случайно не сократить прибыль.
В этой статье расскажу, как построить процесс сокращения расходов, какие шаги и в какой очередности стоит предпринять. В зависимости от размера и сложности бизнеса процесс может занять от нескольких дней до нескольких недель.
Универсальная методика для сокращения расходов
Методика, о которой пойдет речь, актуальна для любого бизнеса, будь то услуги, продажи или производство. Она подходит разным компаниям, и использовать ее можно как полностью, так и частично. Например, если в бизнесе в целом дела идут хорошо и нет необходимости все максимально оптимизировать, можно обойтись упрощенной схемой из трех или даже двух шагов. Но результат от полной работы и анализа будет более эффективным.
Чтобы оптимизировать расходы компании, нужно пройти пять шагов
Если использовать такой метод хотя бы иногда, можно сделать управление расходами компании более прозрачным и увидеть полную картину того, как в компании тратятся деньги, даже если ситуация в бизнесе не самая тяжелая.
Расскажу последовательно про каждый шаг.
Прежде всего вам нужно понять, какие вообще есть траты в вашем бизнесе, и поднять историю всех расходов компании. Причем если есть цель сократить траты, стоит обратить внимание вообще на все расходы.
Если бизнес существует уже какое-то время, то есть и накопленная статистика расходов. Даже если в компании менялись направления или собственники, или бизнес новый и история расходов у него небольшая, все это тоже можно проанализировать. Важны только расходы прошлого периода, которые нужно аккуратно и внимательно собрать.
Достаточно взять данные за последние шесть месяцев. Если за это время в компании были какие-то изменения, которые повлияли на тип и размер расходов, можно взять среднюю статистику работы компании за более ранние периоды.
Каким образом поднимают расходы. Идеально, когда в компании есть подробная управленческая отчетность, в которой цифры расходов и поступлений разнесены по статьям движения денежных средств. Обычно такой учет ведется в онлайн-режиме и можно просто выгрузить данные за нужный период.
Но по разным причинам иногда в компаниях нет подобного учета, либо он ведется недостаточно глубоко и подробно. В этом случае придется потратить время на сбор всех расходов за последние шесть месяцев. При этом неплохо получить не только общую картину расходов, но и их разбивку по месяцам, бизнес-направлениям и способам оплаты.
Чем подробнее будут итоги сборки, тем лучше для будущего анализа и принятия решений. Например, компания работает с разными поставщиками, и у каждого свои нюансы — кто-то работает по предоплате, а кто-то по постоплате, у кого-то цены чуть выше, но больше ассортимент, и поэтому у них компания заказывает чаще. Всю эту информацию нужно собрать в одном месте, чтобы потом иметь максимальное поле для анализа.
Итак, на этом этапе удалось собрать все расходы бизнеса за последние шесть месяцев. Переходим к следующему шагу.
Почему важно собрать вообще все расходы за период
Если у бизнеса есть задача просто понять среднемесячный уровень расходов компании или в среднем посчитать самые большие статьи расходов, такой подробный анализ не нужен. Например, в обычной операционной деятельности достаточно просто вести учет и хотя бы периодически делать группировки и срезы, чтобы понимать общую ситуацию.
Но в кризисной ситуации, когда нужно оптимизировать все возможные расходы, нужно получить максимально полную картину, потому что только с этой информацией можно принимать какие-то решения.
Бывает, что большое количество мелких и на первый взгляд незначительных расходов собираются при анализе в серьезную статью расходов компании. Частая статья для любого бизнеса — представительские расходы на развитие бизнеса, например бизнес-завтраки или обеды, расходы на прием партнеров и клиентов и так далее.
Все расходы компании дальше нужно собрать в укрупненные статьи. Если есть управленческая отчетность, и все данные уже сгруппированы, переходите к следующему шагу.
В течение месяца компания может приобретать большое количество однотипных товаров и услуг. Это могут быть закупки товаров у поставщиков или приобретение разных комплектующих на продажу. Или, например, расходы на аренду, хозяйственные расходы, содержание оргтехники и тому подобное.
Примеры расходов и укрупненных статей
Ручки, карандаши, бумага для принтера, скрепки, скотч, замазки и тому подобное — все это можно отнести к крупной статье «канцелярия».
Тряпки для уборки, туалетная бумага, разный хозяйственный инвентарь, вода для кулера — статья «хозрасходы».
Самые частые статьи большинства компаний: закупка материалов и комплектующих, зарплата производственного и офисного персонала, рекламные и маркетинговые расходы, налоги, аренда, расходы на связь и ИТ, хозяйственные, представительские и другие траты.
По моему опыту подобные статьи часто оказываются сильно раздутыми. Разовая сумма за подобные покупки кажется небольшой, но такие расходы могут быть несколько раз в месяц. Если не вести онлайн-учет и не сводить траты в укрупненные статьи, окончательная картина расходов может быть неизвестна или сильно искажена.
Еще в любом бизнесе возникают расходы, которые непонятно куда отнести. Тогда появляется статья «прочее». Таких статей лучше избегать, потому что они мешают при анализе. Это такая помойка для расходов, куда сваливается все подряд, и проанализировать их невозможно.
К «прочему» часто относят какие-то разовые расходы, скажем, на привлечение консультанта по разработке каких-то систем для компании. Даже если трата разовая, лучше сразу ввести статью «расходы на внешних консультантов» и относить туда все траты, связанные с оплатой услуг консультантов.
Часто сталкиваюсь с ситуацией, когда предприниматели пренебрегают этим нюансом и берут готовый список статей из интернета. Но потом это приведет к тому, что появятся расходы, которые некуда отнести. Лучше всего сразу разработать список статей расходов под специфику своего бизнеса.
Перед тем как перейти к следующему пункту, следует убедиться, что первые два были сделаны качественно. Иначе результаты всего анализа могут быть искажены. Если сборка и группировка расходов проведена максимально полно, предприниматель получает четкую базу расходов за последние шесть месяцев. Эта проделанная работа поможет быстрее принимать решения по управлению и оптимизации любых расходов в будущем.
В конце второго шага должна получиться группировка всех расходов в более крупные статьи и расшифровка трат, которые входят в каждую статью.
В любом бизнесе есть переменные и постоянные траты. Постоянные расходы не зависят от продаж, они нужны для работы бизнеса в целом, как, например, плата за аренду офиса. Переменные траты напрямую связаны с продажами и производством, например, это затраты на сырье и расходные материалы.
Разделить траты на эти две категории нужно, чтобы понять долю расходов, которые зависят или не зависят от объемов продаж. Это даст возможность управлять тратами отдельно.
Расходы, которые зависят от объемов продаж, можно регулировать через поставщиков материалов и комплектующих — договариваться об отсрочках или постоплатах, регулировать ассортимент. А теми расходами, которые не зависят от продаж, можно управлять через их снижение или временный отказ.
Это разделение поможет глубже увидеть структуру расходов компании. Без переменных расходов невозможны продажи, но их тоже можно оптимизировать, если знать внутреннюю структуру. Постоянные расходы — самые тяжелые для компании, и их величину по возможности лучше сокращать, для этого тоже нужно знать их структуру. Если этого не делать, то не будет понятно, можно ли сократить тот или иной расход.
Например, компания арендует склад. На первый взгляд, это переменный расход, потому что склад нужен для хранения товарных запасов. Но при пристальном наблюдении выясняется, что на том же складе хранится офисная мебель. Если разделить складские расходы на переменные — хранение товаров, — и постоянные — офисная мебель, то можно прийти к новым решениям. Например, оставить небольшое место для хранения запасов и вывезти все остальное.
В конце третьего шага можно получить группировку из двух блоков статей бизнеса.
Пример группировки расходов на переменные и постоянные
| Переменные расходы | Постоянные расходы |
|---|---|
| Закупка материалов и комплектующих | Аренда офиса |
| Зарплата производственного персонала | Зарплата офисного персонала |
| Услуги сторонних консультантов (дизайнеров, художников, операторов, стилистов и т. п.) по производственным вопросам | Услуги сторонних консультантов (аудиторов, юристов, ИТ и т. п.) по офисным вопросам |
Первый — переменные расходы:
Второй — постоянные расходы:
Теперь в каждом блоке переменных и постоянных расходов выбираем две-три самые крупные статьи и начинаем анализировать нюансы.
Вероятно, вы слышали про закон Парето или принцип 80/20 — это правило, названное в честь экономиста Вильфредо Парето. В общем виде оно формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
В нашем случае это значит: если выделить из общего объема статей 20% самых крупных по объему расходов, мы получим уже 80% результата.
При анализе смотрим на все изменения за периоды. Если есть динамика расходов по периодам, например, в среднем траты в месяц примерно одинаковые, а в двух-трех месяцах резкий спад или резкий рост, то нужно искать причины таких перемен. Возможно, это сезонность или смена ассортимента. Если причина не понятна сразу, нужно двигаться дальше и смотреть, например, на поставщиков и их цены, условия поставок и оплат. И после уже принимать решения: сокращать, отказываться или менять что-то в статье расходов.
В разделе переменных расходов частые статьи — это закупка материалов или комплектующих. Чтобы оптимизировать эти затраты, можно проанализировать поставщиков, их условия и цены, логистику и тому подобное. Вероятно, в компании давно привыкли к каким-то партнерам. Но если сравнить с рынком, то может выясниться, что появились неплохие альтернативы. Или, например, окажется, что за долгое время работы с одними и теми же партнерами их цены стали выше среднерыночных. Это всего лишь небольшой пример идеи для оптимизации.
По каждой статье расходов нужно принять следующие решения:
Урезать можно даже сложные расходы
Для этого и делается глубокий анализ всех трат, чтобы увидеть не только итоги каждой статьи, но и ее влияние на общие результаты компании.
Например, по итогу анализа видно, что аренда офиса — это тяжелый постоянный расход для компании. Быстро отказаться от офиса невозможно, потому что это может повлиять на взаимоотношения с клиентами и на потенциальные продажи.
Но можно за какое-то время выбрать другой приемлемый вариант и параллельно проработать новое расположение с клиентами. Это поможет сохранить клиентскую базу, а может, и увеличить ее — если найти более удобное место с необходимой инфраструктурой. Примерно такую работу стоит проделать с каждой статьей расходов, чтобы оптимизировать ее.
В своей работе, например, с банками, я обычно использую методику периодических тендеров или зондирования рынка, чтобы узнать о новых интересных альтернативах. Раз в квартал собираю информацию о новых тарифах и услугах, новых предложениях банков, провожу выборочные встречи. В итоге можем поменять банк или условия сотрудничества с ним.
В некоторых бизнесах, например сети розничных магазинов, подобный анализ может и не дать ощутимых сокращений расходов. Например, быстро найти новое помещение не так просто. Но даже в такой ситуации можно проанализировать все договорные условия с арендодателем. И будет полезно, как в примере с переменными расходами, проанализировать рыночную ситуацию.
На этом этапе вы можете оптимизировать самые крупные статьи расходов компании — сокращать их, урезать или не трогать.
По аналогии с прошлым шагом дальше нужно провести анализ менее крупных статей. Этот пункт, пожалуй, самый утомительный и трудозатратный, потому что нужно погрузиться в самые мелкие статьи расходов.
Может показаться, что эффективность анализа мелких трат не так высока и можно ограничиться предыдущим шагом. Но если бизнес находится в сложной ситуации, не стоит пренебрегать такой возможностью. Этот шаг окончательно дополнит общую картину расходов компании и позволит понять, как ими лучше управлять.
В любой компании много небольших расходов — хозяйственных, расходов на интернет, обслуживание оборудования. Если не контролировать их динамику и хотя бы иногда не проверять условия работы, то можно не заметить, как расходы стали выше. Например, тарифы на услуги интернета периодически меняются, появляются новые провайдеры, которые предлагают более интересные условия. Это может грозить потерей реальных денег.
Как и в предыдущем шаге, по каждой статье расходов нужно принять следующие решения:
Что вы получите после анализа расходов
По аналогии с любой инвентаризацией результаты каждого шага должны получиться максимально четкие, прозрачные и подробные.
Вот как может выглядеть результат анализа расходов:
Уже в процессе сбора информации появляется масса интересных нюансов и возможностей, которые указывают, как бизнесу можно сократить расходы. Например, найти новые интересные тарифы и условия с поставщиками услуг, привлечь альтернативных партнеров. Такой анализ дает предпринимателю полную картину расходов бизнеса и возможность ими управлять.
Алексей благодарю и советую редакции комментарий Антона выложить как отдельную статью, он довольно крутой
На проектах этим достаточно часто занимались, но чаще всего (по-крайней мере у среднего бизнеса, в крупный меня не пускали) завышенные расходы были связаны с коррупционной составляющей и избытком людей, поэтому их было особо не посдвигать. А так меры стандартные обычно принимались:
— вспомогательный персонал на фриланс в бедный регион за наличные, открытие небольших офисов там же
— организация работы дешевым заменяемым персоналом, из расчета что проработает полгода-год, отказ от большего чем необходимо числа «опытных»
— деление на неск юрлиц для налоговой оптимизации
— отказ от «личных» вспомогательных сотрудников, чаще всего ITшников
— автоматизация части операций, чаще всего разнообразные обмены данными (между сайтами, 1С и бухией), чтобы одно и то же не делать руками
Если честно почти всегда перерасходы были связаны с лишними людьми и воровством, с остальными проблемами более менее легко бороться. Самые страшные враги бизнеса на моей практике чаще всего оказывались айтишники и владельцы этого самого бизнеса )))
Антон, подскажите, а как именно айтишники являлись? и побольше ситуации хочется разобрать
Atlassian,
Пример 5. Золотые руки (2013 год)
Когда я уже жил в Москве, мне позвонили из Саратова с предложением поработать за неплохие деньги (140 тысяч после налогов). Когда я стал выяснять почему платят сильно больше рынка, особенно в Саратове, смог примерно прояснить картину. На заводе был 1 программист, который в одно лицо 15 лет назад внедрил 1С7.7 (сильно устарела) и с тех пор её поддерживал и развивал. Так как специалист был очень сильный он ещё писал на C++, SQL, Delphi постоянно расширяя возможности 1С компонентами написанными на других языках его силами. Он скоропостижно скончался и тут выяснилось, что специалиста с подобным набором знаний не существует в природе. Совсем. Молодые не хотят учить настолько устаревшие штуки, подрядчики не могут нормально приступить к внедрению более свежей 1Ски из-за множества недокументированных секретиков и отсутствия документации. Вроде история кончилась тем, что они наняли целый отдел на замену свежезакопанному товарищу, дальнейшей их судьбы я не знаю
Пример 6. Волгоградский завод и SAP (2010)
Завод в Волгограде внедрил SAP за дорого, очень дорого. Завод обучил 8 человек на официальных курсах SAP у лицензированного партнера, тоже за очень дорого. Отдел SAP пришел к руководству завода и сказал что они тоже стоят теперь очень дорого, руководство не поверило. «Куда могут деться сразу 8 человек? Если кто и уволится, то наймем новичков и обучим силами оставшегося отдела», думали они. Это работало ровно месяц, а потом начальник отдела нашел работу в Москве и увёл всю команду, за что ещё и премию получил.
Антон, вам не только о медицинских процедурах-то писать стоит. Это же уникальный шок-контент: вред от программистов.
Пример 3. Технологический евангелист (2011 год)
Небольшое, но богатое производство в Волгограде на 200 сотрудников, взяло на работу молодого, но очень амбициозного IT директора. за 1.5 года в компании появились 2 сисадмина (один отвечал за Линукс сервер, второй за Windows), программист 1С, программист сайта и корпоративного портала, DBA специалист плюс 4 подрядчика и 2 фрилансера, а также 3 сотрудника техподдержки. Всё IT в компании стало делиться на «старое», которое уже не работает (никто не хотел заниматься поддержкой старья) и «новое», которое «будет вот-вот», но уже жрёт деньги за лицензии и консультации. Если бы это происходило в Москве то не было бы никакой проблемы так как данных специалистов можно без труда найти на рынке труда или подряда, но вот в Волгограде это вызывало определенные сложности, по факту найм каждого узкого специалиста превращался в квест, начатые проекты простаивали полугодиями, а счета в валюте заставляли руководство вспоминать счастливые времена железного занавеса. Отдельной проблемой был постоянный отток этих же специалистов в Москву спустя полгода-год (какой смысл быть DBA в Волгограде за 40, если в Москве им можно быть за 120).
2014 год закопал все эти планы, руководство устало от кучи сотрудников с иностранными словами в названиях должностей и от ежемесячных продлений лицензий в долларах, был проведен сторонний аудит от 85% сервисов отказались (собственный почтовый сервер, собственный хостинг, линукс сервер, Корпоративный портал, oracle business suite, Oracle Database, собственный самописный сайт на Битриксе), а обслуживает оставшееся 3 человека: сисадмин + техпод + новый начальник, изредка подключая еще и 1С подрядчика и сайтовика фрилансера
Со временем начались проблемы, объём работы по поддержке функционала рос, о каком-то развитии и речи быть не могло, ссылаясь на московские зарплаты и свою загруженность IT отдел начал ежеквартально успешно требовать улучшения условий работы, все попытки расширить отдел саботировались (всех кандидатов «старички» зарубали), попытки работать с подрядчиками и фрилансерами тоже саботировались. Руководство не имело реальных рычагов влияния на главу отдела 1С разработки, а вот он их имел, так как 1С управляла складами, розничной продажей, сайтами и всем остальным жизненно важным функционалом. Так как коллектив был спаянный, то любые попытки его увольнения/замены/пересмотра работы тоже не прокатывали, всё всегда кончалось тем, что коллектив разом подписывал заявления об увольнении и всё возвращалось на круги своя через неделю. Чем там кончилось я не знаю, когда последний раз контачил с их генеральным он говорил, что 1С обходится ему примерно в 1.5 млн в месяц только на ФОТ для 5-х человек (всего год до этого было 0.45 млн), не считая сопутствующих расходов, что для небольшой региональной сети достаточно накладно, но других вариантов всё равно пока не видно.
А теперь про персонажа, если объяснять коротко то он идиот без шансов на исправление. При белой зарплате в 800 долларов катался на паркетнике, менял айфоны каждые полгода, носил часы «механику» да и в целом сильно выделялся по уровню благосостояния на фоне коллег и местных жителей регулярно делая посты в Инстаграмме чтобы им об этом напомнить. То что он берёт откаты было очевидно всем, но я уверен, что если бы он мог грамотно организовать работу сайта и не светить деньгами на это бы закрывали глаза (практика «кормлений» не так уж и редка, не он первый не он последний). Персонаж так и не смог нормально организовать работу подрядчиков, малейшие доработки сайта занимали недели, пару раз в месяц стабильно валилось и продвижение, к колл центру претензий не было, кроме стоимости их работы и вопросов о необходимости этой услуги в целом. После того как расходы на сайт перевалили за 900 тысяч в месяц (без возможности уменьшения из-за неустоек в договорах) и генеральному упал на стол отчет, что содержание сайта обойдется в 12млн/год, было принято волевое решение о «искоренении персонажа», которое однако затянулось. Через 1.5 года его всё таки смогли сковырнуть, сайт и продвижение пришлось делать с нуля, контент смогли частично использовать старый
