Работник не хочет возвращать излишек заработной платы
Автор: Ксения Телекбаева, системный инженер отдела внедрения компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2018
На практике не редко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?
С чем может столкнуться работодатель
Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс. Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.
Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:
Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).
Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).
Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.
Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими). Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.
В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.
Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.
Добровольный возврат
В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:
«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».
После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:
«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».
После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.
Отказ от добровольного возврата
Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.
Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.
Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.
Учет переплаты
Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.
Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.
Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.
Как исправить ошибки в расчете зарплаты. Всегда ли закон на стороне сотрудника?
Иногда работник может получить больше, чем причитается, а работодатель эти деньги захочет вернуть. Трудовое законодательство, пусть и достаточно гуманное, в этой ситуации далеко не всегда на стороне работников. С другой стороны — работодатель может ошибиться и в другую сторону — выплатить меньше. Разбираемся как исправить ошибки в расчетах по заработной плате в учете и отчетности.
Статья 137 ТК РФ. Читайте до конца
Традиционно это выглядит так: на просьбу вернуть излишне выплаченное сотрудник ссылается на Трудовой кодекс, ведь там сказано, что:
«Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана. »
Но любой документ стоит дочитать до конца. Тот же пункт 4 статьи 137 ТК РФ предусматривает как минимум три случая, когда излишне выплаченная зарплата все-таки может быть взыскана:
Если есть основания для возврата излишне выплаченной зарплаты, то можно предложить работнику вернуть лишнее добровольно. Если сотрудник отказался, то из 100% законных методов остаются лишь обращение в КТС и суд.
Как вернуть излишне выплаченное
Счетная ошибка — это всегда арифметическая ошибка, т. е. та, что допущена при расчетах. Например, надо было сложить, а произошло умножение. Не считаются счетными ошибками:
Сознательный работник вправе вернуть переплату наличными в кассу, или согласиться на удержание. У работодателя есть месяц, чтобы удержать переплату у работника (при условии, что сотрудник его не оспаривает).
Действовать можно следующим образом: издать приказ об удержании из зарплаты, в котором работник обозначит свое согласие как с основанием, так и с суммами удержания. Формулировка может быть следующей:
«В связи с допущенной счетной ошибкой при расчете заработной платы за август 2021 г. и на основании частей 2 и 3 статьи 137 ТК РФ,
Удержать из заработной платы М. А. Ивановой за сентябрь 2021 г. излишне выплаченную сумму в 5 500 (пять тысяч пятьсот) руб.»
«С приказом ознакомлена, с основанием и суммой удержания согласна, М. А. Иванова».
Собственноручная подпись обязательна.
Аналогичный порядок действий применим и тогда, когда переплата произошла в других, установленных законом, случаях (доказанная вина работника в невыполнении норм труда, простое и т.п.). И при этих обстоятельствах необходимо согласие работника с основаниями и размерами удержания. Следует помнить о том, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может быть более 20% (ст. 138 ТК РФ).
Если же трудящийся не спешит соглашаться или уже уволился, то для возврата переплаты имеет смысл сразу обращаться в суд.
Пересчет НДФЛ и страховых взносов при переплате заработной платы
Излишне начисленная и выплаченная зарплата включается в базу по НДФЛ и по страховым взносам. Уменьшить суммы, подлежащие уплате в счет налога и взносов, допустимо лишь при удержании переплаты или возврате (добровольном или по судебному решению) (ст. 210, 421 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев. »).
Если удержание или возврат имели место с первого квартала 2021 г., то в ИФНС представляется уточненный расчет 6-НДФЛ по форме, действующей с 1 января 2021 года, который подается:
Корректируя сведения за налоговый период (год), следует включить в 6-НДФЛ также справку о доходах и суммах НДФЛ.
Если оформляется корректировка за 2020 г., то следует использовать форму расчета, по которой сведения подавались первоначально. Перерасчет зарплаты подлежит отражению в расчете по страховым взносам того отчетного периода, к которому относится ошибка. Уточненные расчеты по страховым взносам подаются в налоговый орган, по взносам на травматизм — в ФСС РФ.
Налог на прибыль. Как исправить ошибку
Если ошибка обнаружена и исправлена до того, как излишне начисленные суммы были учтены при исчислении налога на прибыль, то, определяя налоговую базу отчетного (налогового) периода, достаточно включить в расходы на оплату труда уже исправленные, уточненные суммы.
Исправленные суммы страховых взносов и взносов на травматизм включаются в прочие расходы.
В противном случае — если излишек уже учтен при расчете налога на прибыль, — придется пересчитать налоговую базу за тот период, в котором учтен этот излишек, уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию.
Если сотруднику недоплатили
Мы обсуждали ситуацию, когда сотруднику переплатили заработную плату, ведь именно такая ситуация вызывает множество споров и разногласий, как по самому факту переплаты (действительно ли работодатель совершил ошибку при расчете и выплате), так и по суммам удержания.
Но, когда дело касается недоплаты, то тут все однозначно: сотруднику недополученную зарплату надо доплатить, да еще и с компенсацией за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
Компенсация рассчитывается так. Сначала считаем, сколько дней составляет просрочка (отсчет начинается со дня, следующего за днем, в который должна была быть выплачена зарплата по графику, и включает день погашения долга). Затем умножаем между собой три показателя:
1/150 ключевой ставки * дни просрочки * сумма недоплаченной заработной платы
Пример: зарплата в организации выплачивается 10 числа. Но в августе 2021 года бухгалтер одному из работников случайно не перевела зарплату (не отправила платежку в банк) и перечислила ее только 13 августа. Сумма зарплаты — 18 000 рублей, количество дней просрочки — 3 дня (с 11 по 13 августа включительно).
Ключевая ставка рефинансирования — 5,5%.
Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.
Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).
Корректировка отчетов в связи с недоплатой
Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.
Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.
Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).
Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.
Как исправить ошибки в бухгалтерском учете
Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.
Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.
Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).
Корректировка отчетов в связи с недоплатой
Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.
Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.
Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).
Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.
Как исправить ошибки в бухгалтерском учете
Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.
Напомним, что критерии существенности организация должна указать в своей учетной политике и обосновать.
Несущественные ошибки текущего года исправляются просто — нужно сделать необходимые проводки — например, сторнировать зарплату рабочему основного производства проводкой:
Исправление делается в месяце обнаружения ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010).
В этом случае также важно — повлияла ошибка на финансовый результат отчетного года или нет.
Смысл в том, что ранее сумма зарплаты была включена в расходы. А раз она начислена излишне, то включать ее в расходы было нельзя — восстанавливаем справедливость, отражая ее в прочих доходах.
Отметим, что сумму с 70 счета логичнее перенести на 73 — прочие расчеты с работниками, т.к. она не является оплатой труда:
При возврате денег сотрудником делаем проводку:
В случае с излишне начисленной зарплатой просто сторнируем необходимую сумму:
Напомним, что малые предприятия, не подлежащие обязательному аудиту, вправе все ошибки исправлять, как несущественные — при условии, что это правило закреплено в учетной политике (п. п. 9, 14 ПБУ 22/2010).
Примеры из судебной практики
Решения, вынесенные не в пользу работника:
Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 14.09.2016 № 33-7457/2016.
Суд взыскал излишне выплаченную заработную плату, которую сотрудница, уволенная за прогул, сама себе «начисляла» непосредственно перед подписанием ведомостей электронной подписью и отправкой их в банк.
Суд счел доказанными факты:
Это основание для взыскания излишне выплаченной зарплаты, предусмотренные ст. 137 ТК РФ (последний абзац).
Апелляционное определение Мосгорсуда от 16.07.2020 № 33-19647/2020.
Суд отклонил довод работницы о том, что работодатель неправомерно удержал средства из ее зарплаты. В период временной нетрудоспособности зарплата ей не начислялась, т. е. фактически удержания из зарплаты, на которые она жаловалась, не производились.
Учет выплаченных сумм заработка в период нетрудоспособности, вопреки доводам истца, является перерасчетом, а не удержанием, как это определено статьей 137 ТК РФ. Действующее законодательство не предусматривает возможности выплаты работнику за один и тот же период заработной платы и пособия по временной нетрудоспособности. Трудовые права не нарушены.
Решение в пользу сотрудников
Определение Мособлсуда от 12.10.2010 № 33-19764.
Суд отказал в удовлетворении иска о взыскании суммы переплаты заработной платы, указав на то, что излишне выплаченная работнику заработная плата не может быть взыскана в связи с неправильным применением работниками бухгалтерии положения о начислении заработной платы.
Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22.04.2021 № 88-5505/2021, 2-153/2020.
Суд решил, что не может быть признана счетной ошибкой допущенная работодателем излишняя выплата ответчику заработной платы в связи со случившемся сбоем учетной программы.
Кто и как может удерживать деньги из вашей зарплаты
Правила и процедуры
Если вы работаете официально, то часть вашей зарплаты работодатель удерживает и перечисляет в налоговую.
Помимо налоговых платежей, есть и другие ситуации, когда работник получает на руки меньше, чем положено по трудовому договору. Расскажу, кто и как может забирать часть зарплаты на законных основаниях.
Нормативная база удержаний
Основные правила удержания из заработной платы прописаны в трудовом кодексе. В статье 137 ТК РФ перечислены случаи, в которых работодатель может оставлять себе часть зарплаты работника. В статье 138 ТК РФ указаны максимальные размеры удержаний: забирать весь доход нельзя — что-то должно оставаться на жизнь.
Порядок удержания налога на доходы физических лиц — НДФЛ — прописан в главе 23 налогового кодекса, а денег из заработка осужденного — в статье 44 уголовно-исполнительного кодекса.
Бывает, что часть зарплаты должника забирают судебные приставы. В статьях 98 и 99 федерального закона «Об исполнительном производстве» рассказывается, как это происходит.
Обязательные удержания
В некоторых случаях работодатель обязан удерживать деньги из зарплаты — это не зависит от его воли или желания сотрудника.
Налог на доходы физических лиц. Люди, которые трудоустроены официально, отдают со своих трудовых доходов 13% НДФЛ. Те, кто работает «вчерную», налоги не платят и очень рискуют.
Работники не сами относят деньги в налоговую — за них это делает работодатель, который исполняет функции налогового агента. Он считает НДФЛ, удерживает его из зарплаты и перечисляет в налоговую инспекцию. А сотрудники получают на руки сумму уже за вычетом налога.
НДФЛ — это первоочередной платеж: сначала государство забирает свою часть, а остальные удержания рассчитываются от зарплаты уже за вычетом налога.
Про налог на доходы физлиц можно почитать в подборке статей:
Удержание кредитов по исполнительному листу. Например, человек взял кредит в банке и не отдал. Банк обратился в суд, выиграл дело и получил исполнительный лист.
Исполнительный лист — это документ, который дает право на принудительное взыскание долга. Существуют и другие исполнительные документы, например судебный приказ и исполнительная надпись нотариуса. Подробнее про них читайте в статье «Как вернуть свои деньги, если дали их в долг».
Это работает не только с банками: примерно так же происходит, если должник не вернул деньги микрофинансовой организации или соседу по расписке. И банк, и МФО, и сосед — это кредиторы должника. Как только кредитор получает исполнительный документ, он превращается во взыскателя.
Кредитор может отнести исполнительный лист судебным приставам — они возбудят исполнительное производство и попытаются взыскать долг. Есть несколько способов это сделать, один из самых эффективных — отправить работодателю должника постановление об обращении взыскания на зарплату.
В постановлении указывается общая сумма долга и сколько процентов от дохода нужно удерживать. Задача работодателя — выполнить то, что написал пристав.
Работодатель начинает удержания со дня, когда получил исполнительный лист. В день зарплаты должнику выплатят сумму уже за минусом денег, которые предназначаются взыскателю.
Удержанные деньги работодатель в течение трех дней направляет по реквизитам из постановления. Как правило, деньги сначала попадают в службу судебных приставов, а приставы уже сами перечисляют их взыскателю или распределяют между несколькими взыскателями. Если же кредитор подал лист напрямую работодателю, то будет получать деньги сразу от него.
Удержания продолжаются, пока долг не будет погашен или работник не уволится. Если работник покинул организацию, то работодатель возвращает исполнительный лист тому, от кого его получил, — взыскателю либо приставам.
Удержание алиментов по соглашению. Например, бывшие супруги договорились о размере алиментов и составили письменное соглашение. Это соглашение необходимо заверить у нотариуса — тогда оно будет обладать силой исполнительного листа.
Если плательщик алиментов нарушает договоренности, то получатель вправе взыскать деньги принудительно. Для этого ему нужно подать соглашение приставам или работодателю плательщика алиментов.
Работодатель удерживает алименты в размере, прописанном в соглашении, но не более 70% от зарплаты.
Допустим, отец ребенка по соглашению обязуется выплачивать алименты — 25 000 Р в месяц. Но это вся зарплата, которую он получает на руки уже за вычетом НДФЛ. Если забрать эти деньги, то у него ничего не останется — так нельзя.
Поэтому работодатель удержит только 17 500 Р — это ровно 70% от зарплаты. А оставшиеся 7500 Р — долг, который отец ребенка заплатит с других доходов.
Удержание алиментов по исполнительному листу. Не всегда удается договориться об уплате алиментов полюбовно — тогда к спору привлекают суд.
Как правило, получатель алиментов сначала обращается к мировому судье за судебным приказом. Это упрощенная процедура: нет заседаний и прений сторон. Судья просто проверяет документы и выносит приказ в течение пяти дней, если все оформлено правильно. Судебный приказ по силе равен исполнительному листу: его тоже можно подать приставам или напрямую работодателю.
Некоторые дела нельзя рассмотреть в приказном производстве, например, когда нужно установить отцовство или если выплата алиментов затрагивает интересы других детей. А еще бывает, что должник отменяет судебный приказ — это несложно. В таких случаях получатель алиментов подает уже полноценный иск, участвует в судебных заседаниях и, если выигрывает, забирает исполнительный лист.
И в судебном приказе, и в исполнительном листе указывается размер алиментов в форме доли от дохода — ½, ⅓, ¼ — или твердой суммой, например 20 000 Р в месяц.
У нас есть что почитать про взыскание алиментов:
Очередность удержания
Иногда на одного должника приходится несколько кредиторов. Например, человек должен трем банкам, квартплату управляющей компании и алименты бывшей жене. Так образуется очередь из взыскателей.
Удержание на основании двух исполнительных листов. Не все долги равны: одни считаются важнее других и закрываются раньше. Приставы распределяют деньги среди взыскателей с учетом очередности.
Долги первой очереди: алименты, возмещение ущерба от преступления и различных видов вреда — морального, здоровью, в связи со смертью кормильца.
Вторая очередь: обязательства перед сотрудниками. Например, должник — индивидуальный предприниматель — не выдал зарплату работникам.
Третья очередь: долги перед государством — налоги, взносы, штрафы.
И в самом конце идут остальные кредиторы.
Здесь работает такой принцип: пока долги одной очереди не закрыты, деньги не попадают на ступеньку ниже.
Например, должник не платит налоги государству и коммуналку управляющей компании. Оба долга пытаются взыскать приставы.
Его зарплата будет уходить на налоги — это более приоритетный долг. И до тех пор, пока этот долг не будет закрыт, управляющая компания не получит ни копейки в рамках исполнительного производства. Так работает очередность.
Удержание сумм по нескольким исполнительным листам одной очереди. Долги внутри одной очереди тоже не равноценны: приставы перечисляют взысканные деньги пропорционально размеру задолженности.
Возможны ли удержания задним числом. Работодатель начинает удержания со дня, когда он получил документы, — задним числом нельзя.
Вот взыскатель отправил по почте исполнительный лист должнику на работу. Но почему-то документы пришли с большим опозданием: лист от января, а сейчас уже июль. Тогда должнику повезло: он пять месяцев получал полную зарплату, а мог бы довольствоваться лишь половиной.
Удержания по инициативе работодателя
Расскажу, в каких случаях работодатель вправе оставлять себе часть зарплаты сотрудника.
Для возврата ошибочно выплаченных сумм — когда в результате счетной ошибки работнику перечислили больше, чем следовало.
Роструд считает, что счетная ошибка — это просчет при совершении арифметических действий. Например, в компании установлена почасовая оплата труда. Бухгалтер неправильно умножил стоимость часа на отработанное время, и в результате сотруднику переплатили. Кроме того, суды относят к счетным ошибкам неточности из-за сбоев в программе.
Чтобы удержать ошибочные перечисления из зарплаты, нужно получить письменное согласие работника. Если согласия нет, работодателю придется обращаться в суд и доказывать, что произошла счетная ошибка.
Сотрудник уволился из компании по собственному желанию. При увольнении ему неправильно рассчитали зарплату и выдали лишние деньги. Как выяснилось позже, ошибка случилась из-за сбоя в программе 1С.
Экс-работнику направили письмо с просьбой вернуть переплату, которое тот проигнорировал. Тогда компания обратилась в суд и доказала, что причина переплаты — в счетной ошибке. Суд подтвердил, что бывший сотрудник должен отдать деньги.
Для погашения аванса, выданного при разных обстоятельствах. Работодатель может выдать работнику деньги на будущие служебные расходы. Например, сотрудника отправляют в командировку и выделяют авансом некоторую сумму в подотчет — за нее надо отчитаться.
В течение трех дней после возвращения из командировки работник должен составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтверждают его расходы, — чеки из гостиницы, распечатки электронных билетов на поезд или самолет.
Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты аванса, за который сотрудник не отчитался. Но только при соблюдении двух условий:
Если работник не согласен с удержанием или срок уже истек, то подотчетные суммы взыскиваются в суде.
При увольнении за неотработанные дни отпуска. Работодатель может предоставить сотрудникам оплачиваемый отпуск авансом.
Допустим, сотрудник отработал в компании полгода, за которые полагается 14 дней отпуска. Но он хочет отдохнуть подольше, поэтому просит отпустить его на 24 дня. Работодатель соглашается: предоставляет и оплачивает сотруднику дополнительные 10 дней авансом.
Если сотрудник не проработает полный год и уволится, то возникнет переплата по отпускным. Работодатель вправе удержать переплату из расчета при увольнении — причем согласие работника не требуется.
Для возмещения ущерба. Работодатель вправе взыскать с работника компенсацию за причиненный ущерб.
Но это сложная процедура. Сначала работодатель собирает комиссию и организует проверку, чтобы подсчитать размер ущерба и выяснить, кто виноват. У работника запрашивают объяснительную, а если он не хочет ее писать, то комиссия составляет акт об отказе.
По итогам проверки работодатель по рыночным ценам устанавливает точный размер ущерба. Например, сотрудник сломал станок на заводе, потому что нарушил инструкцию по эксплуатации. Тогда нужно подсчитать расходы на ремонт оборудования, а если его уже невозможно восстановить, то взять за ущерб стоимость аналогичного станка.
Работодатель вправе принять решение об удержании компенсации ущерба из зарплаты, даже если работник с этим не согласен. Но только при соблюдении двух условий:
Когда ущерб больше среднемесячного заработка, удержание разрешается только с письменного согласия работника либо в судебном порядке.
Трудовой кодекс предусматривает, что работник может договориться с работодателем и погасить ущерб в рассрочку. А еще с согласия работодателя сотрудник вправе сам починить, что сломал, или передать компании равноценное имущество на замену.
Штрафные удержания за невыполнение плана или проступки. Если работник набедокурил или не выполнил план, то удерживать деньги из его оклада нельзя. Сотрудник получает оклад просто за то, что приходит на работу и там работает — неважно, плохо или хорошо.
За дисциплинарные проступки, например опоздание или прогул, в трудовом кодексе предусмотрены специальные наказания: замечание, выговор и увольнение. А вот уменьшать окладную часть зарплаты за это нельзя.
Во многих компаниях работники получают не только оклад, но и премию. Это переменная часть зарплаты, которую платят за достижение определенных результатов и соблюдение трудового распорядка.
Правила премирования обычно прописывается во внутренних документах работодателя — положениях и регламентах — либо в трудовом договоре или приложениях к нему. Работодатель может указать, за что будет поощрять, а за что лишать премий. По сути, лишение премии — это удержание денег из переменной части зарплаты.
Например, в организации есть положение о премировании. В этом документе указано, что сотрудник получит премию, если выполнит план продаж — заключит не менее 10 сделок за месяц — и при этом не получит дисциплинарных взысканий. Тогда, если работник не справится с планом или опоздает на работу, он останется без премии, но оклад все равно получит.
Сроки удержания
| Виды удержаний | Срок |
|---|---|
| НДФЛ с зарплаты | В день зарплаты. Удержанные суммы перечисляют в налоговую не позднее следующего дня после выплаты |
| НДФЛ с отпускных и пособий по болезни | В день выплаты. Удержанные деньги перечисляют в налоговую не позднее последнего числа месяца выплаты |
| По исполнительным документам | В день зарплаты. Удержанные суммы отправляют кредитору или приставам в трехдневный срок со дня выплаты |
| Неотработанные отпускные | В день увольнения |
| Подотчетные суммы | Месяц с последнего дня, когда работник должен был предоставить авансовый отчет |
| Деньги, которые перечислены из-за счетной ошибки | Месяц со дня, когда работник получил ошибочную выплату |
| Ущерб | Месяц со дня, когда работодатель установил размер ущерба |
| Невыполнение нормы труда | Месяц со дня, когда комиссия по трудовым спорам или суд вынесли решение |
Сроки удержания могут быть разные.
В день зарплаты удерживают НДФЛ с зарплаты, с отпускных и пособий по болезни. Удержанные суммы перечисляют в налоговую не позднее следующего дня после выплаты. Также на день зарплаты приходятся удержания по исполнительным документам. В этом случае удержанные суммы отправляют кредитору или приставам в трехдневный срок со дня выплаты.
Если удержания — это неотработанные отпускные, их удерживают в день увольнения.
Если это подотчетные суммы, то срок удержаний — месяц с последнего дня, когда работник должен был предоставить авансовый отчет.
Если удерживают деньги, которые перечислены из-за счетной ошибки, то срок — месяц со дня, когда работник получил ошибочную выплату.
Если удерживают в счет ущерба, то срок — месяц со дня, когда работодатель установил размер ущерба.
Если удерживают за невыполнение нормы труда, то срок — месяц со дня, когда комиссия по трудовым спорам или суд вынесли решение.
Удержания по заявлению работника
Иногда работники сами просят удерживать деньги из зарплаты. Например, забывчивый сотрудник должен ежемесячно платить за ипотеку. Чтобы не просрочить оплату, он пишет заявление работодателю, где просит переводить часть зарплаты на погашение ипотечного кредита.
Работодатель не обязан выполнять подобные распоряжения работника — он может согласиться или отказаться. Если согласится, то должен учитывать: законность добровольных удержаний — вопрос запутанный. Не исключено, что трудовой инспекции не понравятся такие перечисления, а желание пойти навстречу работнику обернется для компании судебными тяжбами.
Минтруд считает, что так делать нельзя: в трудовом кодексе прописаны все основания для удержания и про заявления от работника там ничего нет. А вот Роструд подтвердил, что работодатель вправе удержать деньги, когда работник сам попросил.
Да и суд сказал, что так можно: работник вправе распоряжаться своей зарплатой. Если он хочет, чтобы работодатель перечислил часть денег не ему, а куда-то еще, то почему бы и нет. А нормы трудового кодекса распространяются только на обязательные удержания и не касаются добровольных.
Ограничения размера удержания из заработной платы
Для разных удержаний есть свои ограничения.
В пользу работодателя. Работодатель не может забирать себе более 20% с зарплаты работника.
Оставшиеся 4000 Р работник может заплатить добровольно, а если откажется — работодателю придется простить ему долг. Эти деньги считаются переплатой по зарплате, но здесь нет счетной ошибки, так что взыскать отпускные в суде не получится.
Другой пример. Сотрудник не отчитался за аванс на сумму 30 000 Р и не вернул эти деньги. Он согласился на удержания из зарплаты, которая составляет 50 000 Р в месяц на руки.
п. 5 обзора судебной практики по гражданским делам ВС за третий квартал 2013 годаPDF, 805 КБ
НДФЛ. Ставка налога на доходы физических лиц — 13%. Для нерезидентов она выше — 30%.
По исполнительным документам могут забирать до 50% от зарплаты. Даже если на работника пришло несколько исполнительных листов, работодатель все равно обязан сохранить за ним не менее половины зарплаты.
Из этого правила есть исключения. В некоторых случаях удерживают до 70% — если это долг по алиментам на несовершеннолетних детей или по возмещению:
По соглашению об уплате алиментов. Работодатель должен удерживать столько, сколько прописано в соглашении, но не более 70% от зарплаты.
По инициативе работника. Размер добровольных удержаний не ограничен: работник может отдавать хоть всю зарплату туда, куда решит.
Сколько могут удерживать из зарплаты
| Удержание | Ограничение суммы |
|---|---|
| В пользу работодателя | До 20% |
| НДФЛ | 13% — резиденты, 30% — нерезиденты |
| По исполнительным документам | В общем случае — до 50% от зарплаты. До 70%, если это задолженность по алиментам, компенсация ущерба от преступления, вреда в связи со смертью кормильца и вреда здоровью |
| По соглашению об алиментах | До 70% |
| По инициативе работника | Без ограничений |
Доходы, из которых не производятся удержания
Не все выплаты от работодателя попадают под удержания. Например, долг по исполнительным документам нельзя удержать:
Кроме того, НДФЛ не надо платить с некоторых видов выплат от работодателя:
Как применять разные виды удержаний вместе
Удержания просто рассчитать, если их немного. Все сложнее, когда за зарплатой выстраивается орда претендентов: налоговая ждет НДФЛ, бывший супруг или супруга — алименты, банки — расплаты по кредитам, а работодатель хочет вернуть подотчетные суммы.
Тогда для работодателя алгоритм такой:
Покажу, как это работает, на трех примерах:
Пример 1. Работодатель ежемесячно забирает 20% зарплаты сотрудника за причиненный ущерб. Но вдруг приходит исполнительный лист, по которому половину зарплаты теперь нужно перечислять приставам.
По закону после всех удержаний у работника должна остаться как минимум половина зарплаты. Значит, те 20%, которые раньше доставались работодателю, теперь будут уходить судебным приставам, а от них уже взыскателю.
Тогда работодатель может подать в суд на работника, получить исполнительный лист и встать в очередь взыскателей. Или же договориться, чтобы сотрудник добровольно внес деньги за ущерб. Есть и третий вариант — забыть и простить.
Пример 2. Работник взял заем в микрофинансовой организации и не вернул — теперь половину доходов отдает взыскателю по исполнительному листу. Экс-супруга должника приносит работодателю соглашение об уплате алиментов, по которому 70% зарплаты полагаются ей.
Алименты — это долги первой очереди, а займы — четвертой. Сначала работодатель должен удержать алименты, а потом уже все остальное. Но после алиментов у должника останется только 30% зарплаты — на эту часть МФО претендовать не вправе. Получается, что кредитору уже ничего не достанется из зарплаты.
Некоторые должники даже оформляют фиктивные алиментные соглашения, чтобы защитить деньги от взыскателей. Однако взыскатели могут оспорить такие соглашения.
Пример 3. У работника есть долг — по исполнительному документу приставы забирают половину заработка. Он приносит начальнику заявление, в котором просит перечислять всю зарплату на банковскую карточку приятеля.
Так нельзя: удержание по исполнительному листу обязательное, а по инициативе работника нет. Сотрудник не вправе распоряжаться частью зарплаты, которая предназначается взыскателю. Если работодатель выполнит такое поручение, то нарушит закон. За это предусмотрена административная и даже уголовная ответственность.
Документальное оформление
Все зависит от основания удержания: в каждом случае документы оформляются по-разному.
Образец заявления на удержание из заработной платы. Допустим, работник хочет, чтобы работодатель не выплачивал ему зарплату, а распорядился этими деньгами как-то иначе. Тогда он должен написать заявление на имя руководителя в свободной форме. Главное — указать сумму удержаний и реквизиты счета, куда перечислять деньги.
Не получится договориться на словах. Без письменного заявления никак — оно необходимо работодателю, чтобы доказать законность удержаний. Заявление пригодится, когда трудовая инспекция явится с вопросом: «А почему это вы перечисляете зарплату непонятно куда, а не сотруднику на карту?» Или если работник внезапно решит, что не просил удерживать деньги, и потребует их обратно.
Образец согласия на удержание. Вот какие виды удержаний невозможны без согласия работника:
Сначала работник дает согласие в письменной форме, и только после этого работодатель может издать приказ и забрать часть его зарплаты.
Образец приказа на удержание. Приказ нужен, чтобы удержать деньги по инициативе работодателя или работника. А вот для удержания НДФЛ или долга по исполнительному документу приказ не требуется.
Образец положения об удержании из заработной платы невозвращенных подотчетных средств. Все правила удержания подотчетных сумм прописаны в трудовом кодексе, поэтому дополнительное положение не требуется. Но некоторые работодатели хитрят и придумывают документы, чтобы обойти законодательные ограничения.
Например, по закону подотчетные суммы разрешено удерживать из зарплаты только с письменного согласия работника. Да и размер удержания ограничен: не более 20% с каждой зарплаты.
Начальник не хочет спрашивать разрешение у сотрудников и удерживать задолженность частями по полгода. Поэтому он изобретает новое положение, где пишет что-то вроде: «Если работник не сдал авансовый отчет за прошлый месяц до 5 числа текущего месяца, то работодатель вправе удержать подотчетные суммы в полном объеме с зарплаты работника. Согласие работника при этом не требуется».
Это незаконно: трудовой кодекс главнее любого внутреннего регламента работодателя. Документ не имеет силы, если он ухудшает положение работников по сравнению с требованиями трудового кодекса.
