Как организовать идеальное рабочее пространство
Избавьтесь от раздражителей
Очень часто как на работе, так и в быту нас раздражают мелочи, которые можно исправить за несколько минут. Например, отрегулировать высоту стула, вкрутить лампочку поярче, попросить коллегу слушать музыку в наушниках, вызвать сисадмина, чтобы настроил вам нужную программу. В течение недели или месяца записывайте, что вызвало ваше раздражение во время работы. Очень вероятно, что в этом списке регулярно будут встречаться записи типа «вентиляция дует» или «лампочка мигает». Просто исправьте это.
Но есть раздражители, от которых так просто не избавиться.
Шумные коллеги
Это проклятие любого опенспейса. Кто-то обязательно решит поделиться своими впечатлениями о вчерашнем футбольном матче или обсудить новые айфоны как раз тогда, когда вы пытаетесь сконцентрироваться над отчетом по аналитике.
Звонки чужих телефонов
Чужие рингтоны — еще один из главных раздражителей в офисном пространстве. Переведите свой телефон в беззвучный режим и предложите коллегам сделать то же самое, а телефонные переговоры или звонки по скайпу проводить в отдельном помещении. Конечно, будет проще реализовать это, если вы работаете в маленькой команде. В большом отделе для начала предложите сделать это коллегам, которые сидят рядом с вами.
Неудачное рабочее место
Сидеть спиной к двери или к проходу некомфортно, потому что каждый проходящий за спиной может заглянуть вам в экран. Сидеть прямо напротив двери тоже не очень приятно — так каждый, кто заходит в помещение, автоматически воспринимает вас как справочное бюро. Лучше всего сидеть боком к двери или проходу. Если повернуть стол не получается, разграничить пространство можно с помощью тумб или растений в больших горшках.
Организуйте рабочее пространство
Идеальное рабочее место — то, где ничего не отвлекает от работы. Все, что есть у вас на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше.
Рабочий стол
Если ваш рабочий стол захламлен, начните с чистого листа — просто уберите с него все, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Протрите столешницу. Разберите все, что лежало на столе: все ненужные документы отправьте в мусорную корзину, нужные — отсканируйте, а оригиналы отправьте в соответствующие папки (и тоже уберите со стола).
Главное правило порядка на рабочем столе: не держать на нем то, что никак не помогает работе и засоряет пространство. Возьмите за правило раз в месяц проводить ревизию и выбрасывать со стола все ненужное.
Канцелярия, провода и другие мелочи
Проверьте на работоспособность всю канцелярию, оставшееся сложите в ящик или в специальный стакан для ручек и карандашей. Не держите ничего про запас. Понадобится новое — возьмете у секретарей.
Чем меньше украшений на вашем рабочем столе, тем лучше — ничего не будет отвлекать. Если на поверхности вашего стола много мелочей — они будут создавать беспорядок.
Планирование и стикеры
Если вам часто приходится запоминать и записывать разные вещи, установите рядом с рабочим местом доску для планирования. Удобно разделить ее на несколько граф — «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» — и перемещать в этих графах стикеры с задачами. Так все ваши дела всегда будут перед глазами.
Если вы используете цветные стикеры в качестве напоминаний, не увлекайтесь ими. Иначе переусердствуете и рабочее место будет напоминать наряженную елку.
Свет, стул и корзина для мусора
Свет — это очень важно. Лампа должна находиться слева, если вы правша. Если света недостаточно, глаза устают, а продуктивность снижается. Точно так же на продуктивность могут влиять неправильные настройки монитора. Отрегулируйте на нем яркость, а заодно высоту и наклон. Вроде мелочь, но может оказаться, что нагрузка на глаза станет меньше, и работать будет проще.
Обязательно держите возле рабочего стола корзину для мусора. Отправляйте туда ненужные бумаги, фантики, использованные канцтовары и прочий мусор сразу же, не накапливая их на столе.
Система хранения
Если вы часто работаете с документами, надо придумать, как их хранить. Если бумаг не очень много, хватит одного лотка для сортировки или нескольких папок. Если документооборот большой — заводите папки для каждого вида документов, подписывайте их и сортируйте так, как вам угодно: можно по дате, а можно по теме, например по одному контрагенту. Главное, чтобы вы всегда знали, как найти те или иные счета.
Все документы, которыми редко пользуетесь, уберите подальше: в ящик стола или в архив. Те, которые требуются регулярно, держите под рукой.
Важные документы сканируйте и сохраняйте на компьютере. Если нет сканера — просто фотографируйте их на смартфон и сохраняйте, например в приложении Evernote, на «Яндекс.Диске» или в Google Drive. Так у вас будет доступ к ним с любого устройства.
Придумайте систему хранения файлов на компьютере. Их количество обычно стремится к бесконечности. Мы советуем искать все файлы через банальный поиск, встроенный в операционную систему. Для этого требуется одно: при сохранении файла вносить в его название ключевые слова.
Плохо: Screen_Shot_2016.10.26_at_19:10.png
Хорошо: Скриншот_ошибка_счет_Свиридова.png
Начать называть все файлы с ключевыми словами может быть непросто. Но, если завести такую привычку, через какое-то время не понадобится открывать 20 папок подряд в поисках нужного документа.
Отдельные советы
Как мы писали в начале статьи, музыка одним помогает сконцентрироваться, а другим категорически мешает. Если вы в первой категории — помните о тех, кто во второй. Если в помещении, где вы работаете, есть кто-то еще — слушайте музыку только в наушниках. Это одно из главных правил офисного этикета.
Музыка помогает, когда надо выполнять однообразные задачи: оформить большой пакет документов, завести одинаковые счета. Если вы регулярно работаете с подобными задачами, попробуйте делать это под музыку — возможно, это повысит продуктивность.
Заведите на своем рабочем месте блокнот для записей. Полезно всегда иметь перед собой список дел, которыми вы сегодня занимаетесь. Сюда же можно записывать входящую информацию перед тем, как ее рассортировать, чтобы ничего не забыть.
17 способов повысить свою продуктивность изменив рабочее место
Существуют подкасты, утренние ритуалы, хобби и даже техники прокрастинации, которые могут сделать вас более продуктивными.
Однако есть одна вещь, которую вы, вероятнее всего, упускаете из своего арсенала хитростей тайм-менеджмента: оптимизация вашего рабочего стола и рабочего пространства для максимальной продуктивности.
Офисные дизайнеры из Мичигана, Колорадо, Вашингтона и Нью-Йорка поделились своими советами о том, как настроить ваше рабочее окружение на более продуктивный рабочий день.
Добавьте растений
Растения – это лёгкий способ украсить ваш рабочий стол и улучшить качество воздуха в вашем рабочем окружении. Исследование продемонстрировало, что сотрудники, работающие в окружении растений, становятся на 15% более продуктивными.
Выбирайте растения так, чтобы они могли выжить с учётом солнечного света, доступного на вашем рабочем столе, рассказала изданию нашему изданию Кристин Эверетт, старший дизайнер в интерьерной фирме MKDA из Нью-Йорка.
Суккуленты не требуют особой поддержки и их легко купить, но они требуют большого количества солнечного света, рассказала она. Если на вашем рабочем столе доступно не очень много солнечного света, то вам лучше обратить внимание на тёщин язык, эпипремнум и спатифиллум.
Постарайтесь работать поближе к солнечному свету
Солнечный свет нужен не только растениям. В одном исследовании выяснили, что работники с лучшими видами из окон эффективнее справлялись со своей работой и были более продуктивны, чем их коллеги с худшими видами.
Чтобы максимально использовать силу естественного освещения, работайте поближе к окнам с южной стороны, где солнечный свет будет с позднего утра и до второй половины дня.
Если вы не можете получить дозу солнечного света за своим рабочим столом, то прогуляйтесь на улице
Люди, работавшие в окружении без окон, сообщали о значительно более низком благосостоянии, по сравнению с работниками из солнечных офисов, утверждает исследование 2014 года, проведённое сотрудниками Северо-Западного Университета и Иллинойсского университета в Урбане-Шампейне.
Постарайтесь находиться на солнце хотя бы несколько часов каждый день.
Избавьтесь от очень длинных кабелей или просто отодвиньте их подальше
Вероятнее всего, у вас есть отдельные провода для вашего компьютера, клавиатуры, мыши, телефона, наушников, зарядки для телефона и, возможно, многих других устройств. Это может прозвучать глупо, но подобный беспорядок на вашем рабочем столе может быть отвлекающим фактором.
Убеждение в том, что все эти провода не стоят у вас на пути – это крайне важный фактор улучшения вашей рабочей среды, рассказала Джуди Голдман, генеральный директор и владелица компании Design Studio Interior Solutions из штата Колорадо.
Свяжите их в один узел или замените слишком длинные провода, порекомендовала она.
Вы можете попробовать воспользоваться держателями для проводов, специальными шнурами, зажимами для проводов или липучками, чтобы сгруппировать необходимые провода вместе, или же вы можете попробовать связать провода кабельными органайзерами.
Если у вас имеется целая куча проводов, от которых вы не можете избавиться, вы можете пометить их так, чтобы точно знать, какой провод за что отвечает.
Напоминайте себе о своих целях при помощи определённых объектов на вашем рабочем столе
Найдите предмет, который вдохновляет вас на работу, и расположите его на своём рабочем столе.
Это может быть профессиональная награда, ваша семейная фотография или напоминание о духе вашей компании.
Генеральный директор компании Evernote Крис О’нил держит у себя на рабочем столе американский и канадский флаги, чтобы напоминать себе о своём двойном гражданстве и о международном духе его компании, как сообщил он в своём интервью.
Кроме того, он держит на своём столе фотографию своих детей, которые когда-то вдохновили его начать использовать Evernote.
Каждый сотрудник компании Zillow держит на своём рабочем столе значок, демонстрирующий, сколько лет они проработали в компании, рассказал генеральный директор Zillow Group Спенсер Раскофф.
Держите на своём рабочем столе здоровые закуски
Если вас застал врасплох внезапный приступ голода до обеденного перерыва или незадолго до отправления домой на ужин, то вы, возможно, захотите быстренько перекусить, чтобы восстановить уровень своей энергии.
Ореховое ассорти, протеиновые батончики и высушенные фрукты – это отличный выбор для закусок, которые могут лежать на вашем рабочем столе.
Надевайте наушники с функцией шумоподавления…
Надетые наушники могут увеличить вашу продуктивность, так как ваши коллеги не будут подходить к вам, чтобы просто поболтать, если заметят, что вы в наушниках.
Но, что ещё более важно, наушники с функцией шумоподавления невероятно важны, если ваши соседи по офису постоянно болтают друг с другом, разговаривают по телефону или заняты любой другой шумной деятельностью.
… но не слушайте музыку или белый шум
Всё большее число исследований рекомендует вам не слушать музыку в наушниках во время работы.
Дэниел Левитин, когнитивный нейробиолог и автор книги «This Is Your Brain on Music», рассказал, что музыка препятствует вашей продуктивности, за исключением случаев, когда работа представляет собой повторяющиеся задачи.
Вместо этого, лучше послушать музыку за 10-15 минут до того, как вы приступите к своей работе, чтобы удовлетворить ваши нейротрансмиттеры, которые реагируют на музыку.
Белый шум тоже не входит в список рекомендаций. Исследование 2010 года продемонстрировало, что студенты, не страдающие расстройствами внимания, лучше справлялись с задачами на использование памяти, если они находились в полной тишине.
Вам не нужен стоячий рабочий стол, но вам нужно стараться поменьше сидеть
Основной смысл стоячего рабочего стола – поощрить вас пойти прогуляться и подвигаться, а не просто сидеть долгие часы на одном месте, сообщил Лопез-Джименез, который исследовал эффекты стоячих рабочих столов.
Исследование продемонстрировало, что прогулки в течение пяти минут каждый час улучшает настроение, снижает усталость и чувство голода.
Для этого вам вовсе не нужен стоячий рабочий стол.
Если ваше рабочее место находится рядом с кондиционером, держите рядом удобный свитер, перчатки без пальцев или всё вышеперечисленное
Низкая офисная температура замораживает вашу продуктивность.
Исследование, проведённое в 2004 году исследователями из Университета Корнелла, обнаружило, что увеличение офисной температуры с 20 до 25 градусов Цельсия снизило количество опечаток на 44% и увеличило эффективность печатания на 150%.
Существует целая масса способов, как сохранять тепло в холодном офисе, включая использование перчаток без пальцев, больших свитеров, шарфов и обогревателей воздуха.
Держите рядом блокнот и стикеры
Факт того, что мы живём в цифровом мире, вовсе не означает, что вы должны отбрасывать важность ручного письма.
Блокноты могут стать прекрасным способом для того, чтобы собрать в одном месте все ваши записи о встречах и телефонных звонках, а заодно предоставить пространство для быстрой записи ваших идей.
Отрегулируйте свой стул и монитор для более правильной осанки
По данным Mayo Clinic, плохая осанка приводит к шокирующему комплексу негативных проблем: головная боль, боль в спине и шее, проблемы с дыханием, сжатие плеч и боль в челюстях.
Отрегулируйте своё кресло и компьютерный монитор таким образом, чтобы заставить себя сидеть прямо, рекомендуют представители Американской Ассоциации Хиропрактиков. Спинка вашего кресла должна поддерживать нижнюю и среднюю часть вашей спины.
Если виновником вашей плохой осанки являются дешёвые корпоративные кресла, рассмотрите вариант инвестирования ваших собственных средств в улучшение вашего рабочего кресла.
Покиньте свой рабочий стол
Покидание даже самого организованного рабочего стола имеет свои преимущества для вашей личной продуктивности.
Рон Фридман, психолог и автор книги «The Best Place to Work», рассказал, что, когда вы переносите свою работу с рабочего стола в офисную кухню, на диван или в комнату отдыха, вы, тем самым, посылаете самому себе сигнал о том, что настало время сконцентрироваться.
Если вы не используете вещь каждый день, бросьте её в ящик своего стола
Ваш рабочий стол должен быть использован лишь для самых необходимых вещей – компьютера, телефона, блокнота, ручек, бутылки воды, рассказала она. Ящики в столах смогут уместить всё остальное.
Вы также можете подумать над приобретением картотечного шкафа, если ваш стол завален разнообразными бумагами и документами. А ещё лучше просканируйте их при помощи своего телефона и сохраните эти документы в формате PDF.
Отдайте предпочтение голубому, зелёному и жёлтым цветам, чтобы усилить вашу продуктивность
Разные цвета могут по-разному влиять на ваше настроение. Голубой и красный цвета, как обнаружили исследования, улучшают работу мозга.
Также учёные утверждают, что холодные тона, вроде голубого, обладают успокаивающим эффектом. Рабочий стол с кучей голубых оттенков поможет вам в течение всего рабочего дня.
Но не переусердствуйте с красным – как рассказал изданию BBC Эндрю Эллиот из Университета Рочестера, красный цвет может усилить ваше сердцебиение – за исключением тех случаев, когда ваша работает включает в себя физическую активность или небольшие всплески работы.
Не полагайтесь на привилегированные зоны для максимальной продуктивности
Хокинг рассказал, что убеждение в том, что кресла-мешки, перерывы на игру в бильярд и услуги кондитеров невероятно усилят вашу продуктивность – это крайне распространённая ошибка среди офисных дизайнеров.
Вместо этого, вне зависимости от того, выбираете вы новую работу или пытаетесь найти место, где вы могли бы заняться заполнением отчетов в обед, подыщите место потише.
Старайтесь пробовать что-то новое
Вырвитесь из привычного рабочего распорядка и попытайтесь поработать сегодня где-то за пределами своего офиса. Или дайте шанс стоячему столу.
Хокинг рассказал, что, когда речь заходит о рабочем пространстве, очень важно продолжать пробовать новые вещи. В конце концов, вы потратите около 80000 часов вашей жизни на работе – и в ваших же интересах сделать так, чтобы эти часы были проведены приятно.
Также он добавил: «Увеличенная продуктивность может стать результатом прямо противоположным повторяющимся действиям».
«Я профессиональный удаленщик, лежу уже два года»: как обустроить рабочее место вне офиса
Советы бывалых читателей Т—Ж
Перейти на удаленку не всегда легко.
Кому-то дома не хватает живого общения и корпоративных обедов. А иногда просто нет всей нужной мебели и техники, чтобы работать с комфортом. Читатели Т—Ж поделились своими способами организации удобного рабочего пространства в домашних условиях.
Это истории читателей из Сообщества Т—Ж. Собраны в один материал, бережно отредактированы и оформлены по стандартам редакции.
За полгода удаленки я стала амбассадором работы из дома, адептом домашнего сычевания и не собираюсь на этом останавливаться. Считаю, что рабочее место дома можно организовать лучше, чем в офисе, если поставить перед собой такую цель. Еще в прошлом феврале приобрела прекрасное кресло, о котором и мечтать в офисе не могла. И теперь кайфую, работая, и работаю, кайфуя.
Вполне реально организовать удобный домашний офис, который всегда можно под себя переделать. Например, мне иногда очень хочется поработать стоя. Поэтому моя мечта — стол, у которого меняется высота столешницы.
Дома трудно настроиться на рабочий лад — квартира однокомнатная, и от ребенка не скрыться. Нашел решение: договорился с родителями, что буду работать у них. Утром уезжаю из дома в квартиру родителей и работаю там, как в обычном офисе. Плюсы: всегда есть еда, можно спокойно сделать перекур и тут же вернуться к работе. Минусы: работа новая, а задать коллегам все возникающие вопросы невозможно. Из-за этого приходится дольше во всем разбираться, читай: перерабатывать.
Можно организовать рабочее место дома — естественно, это стоит денег. А можно арендовать небольшую комнату в ближайшем бизнес-центре. Попробовал оба варианта, оба норм.
За три месяца до пандемии муж превратил лоджию в нашей квартире в удобный кабинет. В нем есть самодельный, вырезанный из единого массива стол нестандартных размеров, радиатор, удобнейшее кресло, а также кушетка и телевизор. Я айтишник, поэтому мне и раньше приходилось работать из дома, но с появлением кабинета-лоджии делать это стало намного приятнее. Опенспейс проигрывает в комфорте домашнему офису. Особенно учитывая, что стол и стул в моем кабинете подобраны под мои рост, вес и больную спину. Плюс дома у меня хорошая кофемашина, а вот в офисе ее вообще нет. Что странно — ведь я работаю в довольно большой и успешной компании.
Дома работать очень удобно. В течение дня можно менять место в зависимости от настроения. Например, начать работу за приставным столиком на диване, а закончить за кухонным столом, сидя на фитболе.
Организовать хоум-офис возможно — было бы желание. Нам с бойфрендом всегда хватало комнаты и кухни. Перед уходом на самоизоляцию я купила столик высотой 45 сантиметров и пару подушек для сидения на полу. Сделала себе удобное «кресло» и иногда переходила туда работать. Единственный минус — сквозняк по полу.
Мое домашнее рабочее место похоже на трон бомжа на обочине: стопка байковых одеял у стены и группа табуреток разной высоты для ноутбука, мышки и документов. Зато я сижу на полу с ровной спиной и могу по-разному менять положение. В офисе такое и не снилось: сидишь на том стуле, какой дали.
Я программист, у меня есть рабочее место, но мне лень вставать, поэтому работаю лежа. Я профессиональный удаленщик — лежу так уже года два. Дом — одновременно мой храм и берлога.
Против глючного компьютера в офисе — мощный домашний игровой компьютер и ноутбук. Работаю из дома, с дачи или даже в гостях. Оказалось, многие вопросы можно решить по почте или телефону и не надо тратить по два часа на встречи.
Заметный недостаток удаленной работы — это отсутствие необходимой мебели и наличие жадности ее покупать. Так получилось, что дома у меня нет стульев, только два дивана и табуретки на кухне. И рабочего стола тоже нет, только туристический столик, который я когда-то стал использовать для еды в комнате. Теперь это и есть мой рабочий стол. Но есть и плюс: домашний компьютер всяко мощнее и быстрее, чем тот, что стоял на работе. Мой офисный компьютер покупал коллега еще в 2002 году. Думаю, несложно представить, что банальная работа с презентациями или «Вордом» может накрыть все разом. Единственное, дома не хватает сканера и принтера для личных нужд.
У нас с женой получилось организовать вполне удобные рабочие места. У каждого своя комната, в которой можно закрыться, чтобы не мешать друг другу, и свой ноутбук — а у меня еще и дополнительный монитор к нему.
Организовать удобное рабочее место дома даже проще, чем в офисе. Можно купить подходящее кресло, стол с нужным количеством ящиков и приятную лампу, а не довольствоваться стандартной мебелью и больничным светом с потолка.
Полгода я мучилась, работая за кухонным столом. И это мне порядком надоело. Приобрела маленький рабочий стол с выдвижным ящиком, он хорошо вписался в угол комнаты. Чтобы не пялиться в стену, купила набор зеркал из «Икеи». Получилось удобно и уютно. Теперь только за этим столом и работаю.
Максим, лучший комментарий, в принципе можно было им заменить всю статью, спасибо!)
P.S. Пойду похожу хоть)
Gasan, точно. Коммент, где всё: и неизбежные проблемы лежания, и их решение
Максим, хорошее у вас «село», в котором нет работы, но есть бассейн )
Igor, Ну что удивляться… Село на 5 тыщ жителей на Урале. Бассейн построен в 2009 году по проекту «Единой России» о развитии массового спорта в РФ (погуглите). У нас с пяток полуразвалившихся сельских хозяйств. Один эвакуированный, сводящий концы с концами, завод. Один «Магнит», одна «Пятерочка». Я уже писал, что я в IT, seo. Мои услуги по поисковому продвижению непривлекательны для местного бизнеса. Но востребованы в других городах с большим населением. Поэтом я в онлайн зарабатываю на жизнь. Согласен, немного перегнул, что совсем работы нет на селе… если захотеть, работу офлайн найти можно, к примеру, продавцом. Но речь то не об этом )
Максим, Да я сразу понял, что речь о невостребованности именно вашей профессии. Сам в абсолютно такой же ситуации нахожусь вот уже 7 лет. Живу в провинции, работаю с Москвой и Европой.
Вася, лежа жесть, шея, гипертонический криз и привет, никогда так не делайте в любом возрасте.
Вася, шея не болит? Мне кажется, лёжа долго не проработаешь
Wegeograph, мне кажется дело ещё в возрасте.
Boltunec, учитывая что доставку крупногабарита обустраивал работодатель это будет даже забавно))
С фотками рабочих мест статья стала бы гораздо веселее.
Nadezda, с лампой под ноутом изобретательно) но хорошо бы специальной подставкой заменить удобней будет точно, например вот) Но у меня поменьше складная с Озона «Фудзияма» или как-так так называлась.
Nadezda, фото странное, руки же в подвешенном состоянии держать нужно чтобы нажимать кнопки на ноутбучной клавиатуры.
