Минтруд рассказал о правилах эксперимента по переходу на электронные кадровые документы
Весной государство запустило эксперимент по переходу на электронные кадровые документы — он продлится до 31 марта 2021 года. Принять участие можно добровольно. Порядок проведения эксперимента Минтруд утвердил 28 июня. Расскажем, как подать заявление на участие, какие документы переводить в электронную форму и о чем отчитываться перед чиновниками.
В чём суть эксперимента
Базовые правила эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид регулирует Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Его порядок проведения утерждён приказом Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240н.
Эксперимент предполагает, что работодатели откажутся от кадровых документов на бумажных носителях. Так все на практике узнают, как будет работать механизм формирования, ведения и хранения документов только в электронном виде. Это касается двух типов документов:
Каждый работодатель-участник эксперимента может сам решить, какие документы переводить в электронный вид. Все доступные документы даны в открытом перечне из приложения № 3 к Положению Минтруда. Это трудовой договор, приказ о приёме на работу, предупреждение, график отпусков, извещение, ученический договор, договор о материальной ответственности и прочие документы.
Кто и как может поучаствовать в эксперименте
Список работодателей, которые могут принять участие, практически не ограничен. Но чтобы вас подключили к эксперименту, нужно правильно подготовиться и подать заявление.
Кто может принять участие
Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.
Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу. В обоих случаях от них потребуется письменное заявление на участие.
Участвовать в эксперименте не могут работники на дистанционке и те, кого работодатель временно отправил в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.
Что сделать перед подключением
До начала проведения эксперимента работодатель должен:
Ещё одно важное требование — внедрить новую или адаптировать имеющуюся информационную систему (ИС) для использования и хранения электронных кадровых документов. Можно воспользоваться системой «Работа в России» (общероссийская база вакансий).
Как присоединиться
Чтобы принять участие, работодатель должен подать заявление в Минтруд до 1 декабря 2020 года. Позже вас уже не внесут в список участников. Образец заявления дан в приложении № 1 к Положению. В нём нужно указать следующие данные:
Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.
Вы можете в любое время передумать и отказаться от участия. Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении № 2 к Положению. Минтруд интересует и причина отказа.
Порядок действий во время проведения эксперимента
В самом эксперименте тоже немало правил и нюансов. Участники не всегда понимают, как подписать тот или иной документ, сколько его хранить, куда отчитываться и кому задавать вопросы.
Как работать с информационной системой
Весь электронный документооборот вы можете построить либо через свою ИС, либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы вы будете создавать, использовать и хранить в своей ИС, а какие — в системе «Работа в России».
Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС. Это связано с тем, что работники имеют право в письменном заявлении сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».
Система «Работа в России» будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года. С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она находится в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.
Как подписывать электронные документы
Способ подписания и обмена документами зависит от того, каким сервисом пользуется организация.
«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:
Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.
Собственная ИС. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:
Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.
Работодатель обязан взять на себя все расходы по обеспечению работников электронными подписями. Из-за отсутствия у кандидата на должность ЭП, отказать в трудоустройстве нельзя.
Как хранить документы
Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.
Будьте готовы предоставить документы по запросу уполномоченных органов и организаций, а также профсоюзов. Предоставить документы можно в электронном виде с УКЭП или в виде заверенной бумажной копии.
Как отчитываться о ходе эксперимента
В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:
Образец информации дан в приложении № 4 к Положению. В нём указываются данные вашей компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.
На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.
Кому задавать вопросы
Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru. Для этого укажите тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавьте в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя».
Министерство обещает отвечать на вопросы не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Электронный кадровый документооборот — уже можно!
Ксения Корчагина, юрист
Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде. Графики отпусков, приказы на командировки, расчетные листки, табели.
Да, есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о «дисциплинарке». Суды признают легальность и этих электронных документов. Но если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.
Рассказываем, как перевести кадры в цифру
Что происходит сейчас
Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.
Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Читайте об этом в статье Новый закон об удаленной работе.
Весной 2021 в Госдуму внесли законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Если закон примут, работодатели и работники начнут подписывать кадровые документы в электронном виде с 16 ноября 2021.
Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке электронно можно подписывать большинство кадровых документов.
Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:
ЭП для работников. Какую выбрать
Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Для каких документов использовать ЭП
| Простая (ПЭП) | Неквалифицированная Неквал-ая (НЭП) | Квалифицированная Квал-ая (КЭП) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени |
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявление о приеме на работу | низкий | любая | нет требований |
| Трудовой договор, приложения и соглашения к нему | высокий | КЭП | письменный по 57, 67 ТК РФ |
| Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему | низкий | НЭП/КЭП | электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
| Приказ о приеме на работу | высокий | КЭП | под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Личная карточка | низкий | ПЭП | нет требований с 01.09.21 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ст. 68, 189 ТК РФ |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Отпуска и графики отпусков
Приказы и заявления на отпуск допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные или необязательные.
Для уведомлений о начале отпуска нужна НЭП/КЭП, потому что ТК требует уведомлять «под роспись». Но оно потребуется только при трудовом конфликте об отпуске. За несвоевременное уведомление работник имеет право не ходить в отпуск в эти даты, а инспектор труда оштрафовать на 5 тыс. рублей директора или 50 тыс. рублей организацию.
Как переводить в ЭДО документы по отпуску
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| График отпусков | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ |
| Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись) | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ |
| Приказ о предоставлении отпуска | низкий | любая | нет требований |
| Заявление о предоставлении отпуска по графику | низкий | любая | нет требований |
| Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением | высокий | КЭП | письменный по ст. 127 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Служебные командировки
Приказ на командировку, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Ответственность за отсутствие согласия на направление в командировку женщины с детьми до 3 лет штраф 5 тыс. рублей для директора или 50 тыс. рублей для организации.
Как переводить в ЭДО документы по командированию
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Приказ о направлении работника в командировку | средний | любая | письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08 |
| Авансовый отчет | низкий | любая | письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08 |
| Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) | средний | любая | письменный по ст. 259 ТК РФ |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Переводы и изменение условий труда
Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для работников «на удаленке» и участников кадрового эксперимента. В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявление о переводе | высокий | КЭП | письменный по ст. 72.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Дополнительное соглашение на перевод | высокий | КЭП | письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Соглашение к трудовому договору дистанционного работника | низкий | НЭП/КЭП | электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Учет рабочего времени
Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.
Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Табель учета рабочего времени | низкий | любая | письменный по ст.91, 99 ТК РФ |
| График сменности | средний | любая | письменный по ст.103 ТК РФ |
Больничные и соц. выплаты
Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Листок нетрудоспособности | низкий | не нужна | электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.11 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» |
| Заявление на социальные вычеты по НДФЛ | низкий | любая | письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ |
Зарплата и премии
Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.20, 107235 от 01.03.19). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.
На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст.136 ТК РФ.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Расчетные листы | низкий | любая | письменный по ст.136 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | высокий | КЭП | под роспись по ст.193 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
Увольнение
Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников «на удаленке» и для участников кадрового эксперимента Минтруда.
Для всех остальных пока безопаснее оформлять с КЭП или на бумаге. Документы требуют при любой проверке ГИТ. Их электронный формат не признает Роструд (письмо 14-2/ООГ-1773 от 06.03.20). По ним много негативной судебной практики.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявления об увольнении по собственной инициативе | высокий | КЭП | письменный по ст. 80 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Приказ о прекращении ТД | высокий | КЭП | под роспись по ст. 84.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Соглашение о расторжении ТД по соглашению сторон с дистанционным работником | низкий | НЭП/КЭП | электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
Нужно обоснование и больше документов? Оставить заявку
Если решили перейти на кадровый ЭДО
Многие кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.
В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.
Новые правила работы с электронной подписью в 2022 году. Изменения в 63‑ФЗ
В 2021-2022 годах в силу вступают поправки к Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и появляются подзаконные акты. Они вводят новые правила получения и работы с электронной подписью в организациях, у индивидуальных предпринимателей и нотариусов.
Даты основных изменений:
Где получать новую электронную подпись в 2021 и 2022 годах
Получение ЭП в 2021 году
До конца 2021 года всем — и руководителям, и сотрудникам, и ИП — можно по-прежнему получать электронные подписи в УЦ. Главное, чтобы этот УЦ был аккредитован по требованиям 63-ФЗ. Найдите удобный УЦ в перечне Минцифры РФ или уточните в УЦ, в котором вы раньше уже получали сертификат.
Для руководителей организаций, ИП и нотариусов появилась альтернатива — они могут также обратиться за новой электронной подписью в ФНС. До 1 января 2022 года делать это можно по желанию.
Получение ЭП в 2022 году
В 2022 году сценарий получения изменится. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — первое лицо компании или работник.
Руководители компаний, ИП и частные нотариусы будут получать подписи ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой.
Если в 2022 году на руках останется действующая подпись Контура или другого УЦ, получившего аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ, то ей можно продолжать пользоваться, пока ее срок действия не закончится. Экстренно обращаться в ФНС или УЦ 1 января 2022 года, чтобы получить подпись, соответствующую новому законодательству, не обязательно — ни руководителю, ни сотруднику. Сделать это можно в спокойном режиме, когда текущая подпись аккредитованного УЦ будет подходить к концу.
Как получить ЭП руководителю
В налоговой
Для работы с подписью, нужно установить средство криптозащиты на компьютер — программу КриптоПро CSP. Чтобы запустить программу, на нее нужно купить лицензию. После этого настройте компьютер и браузер так же, как делали это с прошлой ЭП, установить подпись.
Электронную подпись ФНС выдает бесплатно. Но это относится только к файлам ЭП, которые запишут на токен. Отдельно нужно купить токен и лицензию на КриптоПро CSP.
Кроме того, подпись налоговой выдается в единственном экземпляре и защищена от копирования — поэтому всем сотрудникам, которые подписывают электронные документы компании, понадобится купить свои подписи. Также в подпись не включают никаких расширений, которые дают доступ к специализированным площадкам и порталам. Пока порталы не отказались от расширений полностью, использовать ЭП ФНС на них не получится.
У доверенных лиц ФНС
Доверенные лица налоговой — это «помощники ФНС», в которых можно получить ЭП налоговой. Это будут УЦ, выбранные из числа прошедших переаккредитацию. Полный перечень доверенных лиц станет известен в конце 2021 года.
Для получения также необходимо личное обращение и тот же набор документов. В офисе «помощников» можно будет сразу получить токен, а также КриптоПро CSP. В некоторых УЦ помогут и с настройкой компьютера, проконсультируют по работе с подписью.
Обратите внимание: вышеизложенные способы подходят только для руководителей коммерческих компаний, ИП и нотариусов. Должностные лица бюджетной сферы должны будут получать ЭП Федерального Казначейства. А первые лица банков и финансовых организаций — Центробанка. Сроки те же — после 1 января 2022 года.
Как получить ЭП сотруднику
Работники, обслуживающая бухгалтерия, другие уполномоченные лица – все, кто подписывает документы компании — с 1 января должны пользоваться своей ЭП.
Такие подписи будут выдаваться в УЦ, прошедших переаккредитацию. Также потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС. Отличие от подписи руководителя — подпись будет без запрета на копирование или включение расширений.
В файле подписи будут указаны только ФИО физлица. Чтобы доказать правомочность своих действий от имени компании, нужна электронная доверенность (она же — машиночитаемая доверенность, МЧД).
Этот новый инструмент еще не разработали для широкого применения. Пока понятная общая схема работы при сдаче отчетности в ФНС: сначала руководителю нужно подписать доверенность на сотрудника в налоговой, а когда ее примут, сотрудник сможет сдавать отчетность от лица компании.
Пока нет информационных систем, которые принимают электронные доверенности. Электронные подписи можно применять обычным способом.
Вопросы о работе с ЭП в 2022 году
Какие подписи будут работать в 2022 году?
Как электронные подписи ФНС будут работать на порталах с расширениями
У ряда порталов и площадок свои требования к ЭП. Например, нужны специальные расширения (OIDы) для работы с электронными закупками, в системах СМЭВ, и Росреестра. При этом по закону расширения не требуются, и сейчас многие площадки от них отказываются.
Пока OIDы еще нужны, используйте ту же подпись, что и раньше. ЭП ФНС для них не подойдет. Следите за объяснениями налоговой и площадок.
Как работать с ЕГАИС Алкоголь
Сейчас торговым точкам нужна ЭП, чтобы продавать спиртное. Обычно используется одна на всю компанию — создаются ее копии. ЭП налоговой так использовать не получится.
Налоговая разъяснила, что ЕГАИС начнет принимать электронные подписи по новым требованиям закона. Предполагаются два возможных сценария:
Росалкогольрегулирование пока разрабатывает формат необходимой электронной доверенности.
