АВТОМАТИЗАЦИЯ БИБЛИОТЕК: СОСТОЯНИЕ, ЗАДАЧИ И ПЕРСПЕКТИВЫ
Автоматизация библиотечного дела призвана дать сотрудникам библиотек удобный инструмент для работы с библиотечным фондом и избавить их от рутинной работы, а читателям — предоставить эффективный и комфортный сервис в поиске и получении книг и изданий. При этом важно найти гармоничное сочетание традиционных и инновационных форм работы, грамотно определить последовательность и возможности практической реализации новых информационных технологий в этой сфере.
В течение последних двух десятилетий в России накоплен определенный опыт по использованию автоматизированных библиотечных систем. Так, многие библиотеки перевели и переводят свои каталоги в электронный вид. С помощью библиотечных информационных систем ведётся систематизация имеющихся изданий и автоматизированный учёт книжного фонда. Организуется удобный поиск и заказ нужной информации, доступ к ней. Автоматизируются и другие библиотечные функции.
При выборе той или иной библиотечной информационной системы решающим фактором являются финансовые возможности библиотек. Зарубежные автоматизированные библиотечные системы существенно дороже отечественных. Приобретая такую систему, необходимо учитывать совокупную стоимость владения, то есть затраты на техническую поддержку, обновление версий системы, обучение персонала, плату за внесение изменений и доработку системы в соответствии с требованиями конкретной библиотеки. Важно обратить внимание также на качество русификации данной системы, поскольку стандарты, правила и кодировки у западных систем отличаются от отечественных. Поэтому может потребоваться доработка системы и, соответственно, дополнительные финансовые ресурсы. К тому же важен ещё учет российских правил отчетности, что повлечет за собой модификацию выходных форм и т.д.
Российскую специфику учитывают отечественные разработки, по функциональным возможностям они соответствуют запросам и задачам библиотек. Совокупная стоимость владения отечественными системами автоматизации существенно ниже — и разработчики, и службы поддержки находятся в России. Учитывая все сказанное выше, библиотеки в большей мере отдают предпочтение отечественным системам автоматизации библиотечной деятельности. А системы с успехом помогают оптимизировать рабочие процессы библиотек.
Системы автоматизации
для библиотек
Автоматизированные библиотечные информационные системы
(АБИС) — системы планирования ресурсов, которые используются для отслеживания библиотечных фондов.
АБИС созданы для того, чтобы перейти с традиционных технологий, которые использовала библиотека, на автоматизированные. Основная составная часть АБИС — система автоматизации библиотек. Она позволяет обеспечивать комфортный доступ пользователей к фондам библиотеки.
Автоматизация библиотечной работы, по сути, необходима для решения таких основных задач, как скорость обслуживания читателей, эффективное управление фондами и защита библиотеки от хищений.
АБИС в современных библиотеках по одному из методов применяют устройства по определению радиочастот. Как это помогает библиотеке? Это оборудование делает возможным бесконтактное считывание информации с электронных меток. Оно используется, когда выдаются и принимаются книги, для обеспечения сохранности фондов и учета изданий.
Таким образом, ручной труд сотрудников библиотеки становится минимальным, при этом качество работы повышается. Сейчас разработаны станции по автоматической выдаче книг, контроля несанкционированного выноса литературы и инвентаризации.
Автоматизация работы библиотеки включает в себя и маркировку оригиналов книг специальными метками. Подобные информационные носители связаны с данными учета, поэтому отслеживать и контролировать перемещения внутри библиотеки очень удобно. С такой технологией управление фондами будет достаточно эффективным.
Мы расскажем о продуктах по автоматизации, которые используют библиотеки в нашей стране.
ИРБИС64 — система по автоматизации, которая отвечает всем международным стандартам, предъявляемым к современным АБИС.
Линейка «Ирбис» на слуху у библиотекарей и многие с ней работают. В базовой поставке представлено 7 модулей, которым присвоены роли: «Каталогизатор», «Комплектатор», «Книговыдача», «Читатель», «Администратор», «Корректор» и «Книгообеспеченность».
OPAC-Global — АБИС, которая предназначена для автоматизации не только отдельно взятых библиотек, но и целой группы.
Отличительная особенность этой системы в том, что все функциональные задачи выполняются на центральном сервере, а пользователи работают в браузерах.
Руслан-Нео от Открытых библиотечных систем — современная версия АБИС «Руслан», которая разработана на новой платформе. Как и OPAC-Global может применяться для автоматизации группы библиотек. Большой плюс этой системы в том, что она не требует установки дополнительного ПО, и сотрудники библиотеки для работы могут использовать только браузер.
Состав модулей данной АБИС: базовые функции для комплектования, каталогизации, обслуживания пользователей и предоставления доступа к электронному каталогу.
МегаПро — АБИС для построения электронных библиотек и ЭБС. Данный продукт может использоваться в традиционном и «облачном» варианте. Работа с любым модулем реализована с помощью веб-интерфейса.
Автоматизация библиотек: состояние, задачи и перспективы
Автоматизация библиотек: состояние, задачи и перспективы
обозреватель журнала «Управляем предприятием»
В течение последних двух десятилетий в России накоплен определенный опыт по использованию автоматизированных библиотечных систем. Так, многие библиотеки перевели и переводят свои каталоги в электронный вид. С помощью библиотечных информационных систем ведётся систематизация имеющихся изданий и автоматизированный учёт книжного фонда. Организуется удобный поиск и заказ нужной информации, доступ к ней. Автоматизируются и другие библиотечные функции.
При выборе той или иной библиотечной информационной системы решающим фактором являются финансовые возможности библиотек. Зарубежные автоматизированные библиотечные системы существенно дороже отечественных. Приобретая такую систему, необходимо учитывать совокупную стоимость владения, то есть затраты на техническую поддержку, обновление версий системы, обучение персонала, плату за внесение изменений и доработку системы в соответствии с требованиями конкретной библиотеки. Важно обратить внимание также на качество русификации данной системы, поскольку стандарты, правила и кодировки у западных систем отличаются от отечественных. Поэтому может потребоваться доработка системы и, соответственно, дополнительные финансовые ресурсы. К тому же важен ещё учет российских правил отчетности, что повлечет за собой модификацию выходных форм и т.д.
Российскую специфику учитывают отечественные разработки, по функциональным возможностям они соответствуют запросам и задачам библиотек. Совокупная стоимость владения отечественными системами автоматизации существенно ниже — и разработчики, и службы поддержки находятся в России. Учитывая все сказанное выше, библиотеки в большей мере отдают предпочтение отечественным системам автоматизации библиотечной деятельности. А системы с успехом помогают оптимизировать рабочие процессы библиотек.
Автоматизация бизнес-процессов библиотек
1. Комплектование и заказ литературы в издательствах
Информацию для заказа книг и журналов библиотекам сейчас нужно искать либо по прайс-листам, либо в Интернете, либо на специализированных книжных выставках. Обычно библиографические описания стандартизованы с помощью коммуникативных форматов. Сами библиотеки уже работают по этим стандартам и готовы заказывать по ним литературу, но в книжных издательствах принят другой стандарт, правда, очень похожий на библиотечный. Поэтому автоматизированная библиотечная система должна иметь конверторы, позволяющие преобразовывать различные форматы друг в друга. В этом случае библиотеки смогут оформлять заказ через Интернет в едином стандарте, независимо от каждого конкретного издательства.
2. Первичная обработка поступившего в библиотеку издания
При поступлении какого-либо издания специалист-каталогизатор описывает полученное издание, в определенных полях библиографической записи указывает параметры книги: её автора, название, издательство, количество страниц, размер страницы, и т.д.
3. Создание электронного каталога
Библиографические описания вновь поступивших изданий сразу заносятся в систему в электронном виде. А те библиографические описания, которые находились на карточках, также переводятся в электронный вид. Электронный каталог обладает большими возможностями для поиска, нежели печатный. Ведь печатный каталог — это, по сути, три каталога — алфавитный, систематический и предметный. Внутри каталога идет систематизация соответственно или по алфавиту, или по рубрикам, либо по предметам и т.д. При использовании информационной системы электронный каталог позволяет читателю значительно быстрее найти требуемое произведение, предоставляя различные варианты поиска. Это может быть как полнотекстовый поиск, так и поиск по любому слову, и даже части слова в библиографическом описании. Это хорошо тем, что читатели зачастую ошибаются в фамилии автора, или в названии книги, или знают только какой-то один элемент из описания. И этого будет уже достаточно для поиска нужной книги. По словам Ольги Булычёвой, руководителя направления по автоматизации библиотек фирмы «1C», информационная система «1C:Библиотека» предоставляет более 20-ти полей для поиска. Кроме того, система «умеет» импортировать электронное библиографическое описание из других источников или экспортировать имеющееся библиографическое описание в данной системе в другую автоматизированную библиотечную систему. Это возможно благодаря тому, что библиотечные системы строятся на основе универсальных стандартов. Национальный стандарт библиографического описания RUSMARK учитывает атрибуты библиографического описания, разделенные на 900 различных полей. И, в соответствии с этим, библиографическое описание структурируется универсальным образом, что и позволяет осуществлять автоматизированный обмен подготовленными библиографическими записями, что существенно сокращает ручной ввод бибилографической информации, зачастую требуется лишь редактура.
4. Организация хранения документов в электронном формате
Вопрос организации хранения в автоматизированной библиотечной системе — это вопрос хранения документов в электронном формате. Поэтому развитие автоматизированных библиотечных систем возможно только при условии обеспечения единого библиографического пространства: описания всех ресурсов библиотеки (в традиционном и электронном формате) располагаются в едином каталоге, в котором предусмотрены классификация ресурсов по уровню доступа, а также доступ к ресурсам в электронном формате.
Кроме того, библиотечная система должна обеспечивать выдачу электронных документов с учетом разграничения прав доступа читателей. Таким образом, создается электронная библиотека — упорядоченный фонд электронных документов вместе с соответствующими сервисами их предоставления. Этот фонд хранится, актуализируется, систематизируется, одним словом, с ним можно совершать все те же операции, что и с традиционным библиотечным фондом.
Перевод фонда в электронный вид позволит решить и частные задачи. Так, наличие электронных копий способствует сохранению наиболее ценных, редких, ветхих книг. Это актуальная задача для всех библиотек, а особенно — для библиотек музеев. Можно перевести эти книги в электронный вид и предоставить доступ к ним всем желающим.
Правда, здесь есть законодательное ограничение. Библиотеки, в соответствии со ст. 1275 Главы 69 Раздела VII Части четвертой Гражданского Кодекса РФ, обладая фондом документов в печатном формате, имеют право оцифровывать только те из них, для которых прошло 70 лет со смерти автора или наследников автора этих произведений. Все же остальные издания, которые подпадают под эту статью, без согласия автора оцифровывать нельзя — пусть это будет даже маленькая методичка.
5. Работа с читателями — выдача и возврат книг
Информационная библиотечная система предусматривает автоматизацию и этого процесса. На книгу наносится штрих-код, который сканируется и обрабатывается библиотечной системой. При этом исключен ручной ввод данных о книге. Посетитель предъявляет свой читательский билет — пластиковую карточку со штрих-кодом, который считывается на книговыдаче. В результате у библиотекаря на экране появляются данные о читателе и его фото. Происходит сверка, после чего библиотекарь сканирует штрих-код на книге и выдает ее читателю. Выдача книги при этом занимает 10—15 секунд, а в обычной библиотеке этот процесс занимает 2—3 минуты. Та же процедура происходит и при сдаче книги. Можно посчитать экономию времени: в Российскую государственную библиотеку приходит около 5 тыс. человек ежедневно. Естественно, при таком потоке читателей компьютеризация процесса выдачи и возврата книг очень актуальна.
6. Организация работы межбиблиотечного абонемента
Если требуемой книги нет в одной библиотеке, читатель может ее заказать в другой. При пересылке книг необходимо решать задачу электронных финансовых транзакций, взаимных расчетов библиотек между собой и оплаты через Интернет почтовых услуг.
Опять же, перевод фондов библиотек в электронный вид и создание единого электронного каталога позволит читателю сразу определять, где находится книга и ее заказывать.
В ногу со временем
Исторически в библиотеке работают с карточными каталогами. Это алфавитный каталог — поиск по фамилии автора или по заглавию книги, систематический — по отраслям знаний и предметный — поиск по персоналиям, городам и т.п. Так, например, в Государственной публичной исторической библиотеке (ГПИБ) предметный каталог отсканирован, и его можно найти на библиотечном сайте. Это удобно, если нужна информация о книгах, изданных более 10 лет назад, и 100, и 200 лет назад. Информацию же о новых книгах нужно искать в компьютере посредством специальной поисковой системы. Но, по словам директора ГПИБ Михаила Дмитриевича Афанасьева, сохранился служебный (недоступный читателям) алфавитный генеральный каталог, отражающий весь книжный фонд библиотеки наиболее полно и точно в карточном виде. Он и сейчас пополняется новыми карточками. И это правильно, считает директор ГПИБ, поскольку сотрудники библиотеки сами едва ли не каждый день им пользуются.
Есть такой каталог в Российской государственной библиотеке (РГБ). В Российской национальной библиотеке им. М.Е. Салтыкова-Щедрина в Петербурге (РНБ) генеральный каталог отсканирован и доступен на сайте. Карточки там, конечно, представлены в таком виде, как они были сделаны раньше — там есть и рукописные старые карточки, и печатные, и с не совсем полными сведениями. Но, тем не менее, такой каталог удобен, поскольку можно узнать о наличии книги.
Как правило, основные данные на карточке всё же приводятся: автор, название, год и место выхода книги, а это уже немало. У РНБ богатый фонд, в каких-то моментах — уникальный, и благодаря отсканированному каталогу можно узнать о существовании того или иного издания. И поскольку на карточке обязательно указан шифр, под которым книга хранится в библиотеке, то при большом желании можно поехать, заказать и прочесть такую книгу.
Существует мнение, что Интернет скоро заменит библиотеки. Сегодня все уже привыкли, что информация «приходит» сама, где бы читатель ни находился. Но директор ГПИБ М. Д. Афанасьев считает, что если библиотека будет позиционировать себя только как источник информации, то она проиграет. Ведь библиотечная идеология с самого начала исходила из того, что человек за нужной ему информацией готов прийти в библиотеку.
Более того, библиотеки проигрывают современным сервисам, поскольку обременены фондами, исторически сложившейся структурой и т.д. Безусловно, библиотеки обладают большой долей данных, к которым нет доступа больше ни у кого. И библиотекари уверены, значение библиотечных книг как памятников культуры будет возрастать пропорционально развитию электронных текстов. Информация в электронном виде сохранится, а книгу можно уже никогда не увидеть. Так, например, самые редкие и дорогие сегодня — детские книжки 20 — 30-х годов XX века, а журнал «Мурзилка», изданный в 50-х, стал антикварным. Библиотеки невольно становятся музеями книги.
Казалось бы, весь мир уходит в электронную сферу, и библиотечный — тоже. Тем не менее, во Франции и Великобритании начали возводить дворцы для национальных библиотек. Британская библиотека, которая несколько столетий «прожила» внутри Британского музея, «переселилась» в собственное роскошное здание. Библиотека становится символом государства и национальных традиций.
И еще одна сфера, в которой будут существовать библиотеки — коммуникационная. Библиотека превращается в площадку для общения и творчества. Именно на базе библиотек встречаются единомышленники — любители книги и специалисты — и делают это регулярно.
Перспективы
Большинство российских библиотек ограничиваются пока созданием электронных каталогов и автоматизируют учёт литературы, комплектование и каталогизацию. Но информационные системы нужны им для автоматизации всех существующих в библиотеках функций.
Использование Интернет-ресурсов гораздо сильнее повлияло на поведение читателей, нежели электронные технологии, внедрённые в библиотеках. Библиотеки сегодня пытаются быть более динамичными, но скорость развития Интернета и возможности библиотек несопоставимы. В результате книговыдача уменьшается, и будет дальше снижаться. Но в библиотеках работает не только реальная, но и виртуальная книговыдача, которая, как раз, увеличивается. Библиотекам для оценки своей работы следует постепенно перейти к показателю считывания информации как таковой, а не выдачи документа.
Библиотекарями наработаны мощные профессиональные традиции работы с поиском информации и её аккумулированием. Речь идёт, в частности, о библиографической эвристике — дисциплине, изучающей историю, теорию и методику информационного поиска. Второе направление связано с подготовкой библиотекарями реферативных и аналитических материалов. И в этом смысле будут выигрывать библиотеки, имеющие специализацию.
Библиотека — консервативное учреждение, поскольку её основная функция сводится к хранению. И бюрократическое — в силу того, что, по сути, является фабрикой, ведь, чем больше библиотека, тем сильнее разделены в ней этапы труда. Перестроить структуру библиотеки безумно сложно.
«Между сегодняшним состоянием библиотеки и тем, чем она должна быть в идеале, существует немалая дистанция», — утверждает директор ГПИБ. — Одним из средств сократить эту дистанцию и будут постоянно развивающиеся автоматизированные библиотечные системы. Уже сейчас предоставляется доступ региональным библиотекам к электронному контенту, который формируется в центральных библиотеках».
Сегодня национальные и федеральные библиотеки заключают договора с авторами, создают легальный контент, и образовывается национальная электронная библиотека, на которую выделены средства Министерством культуры РФ. Эта работа имеет хорошие перспективы, поскольку в национальной электронной библиотеке собрано 7 тыс. электронных документов, в основном образовательного и научного характера. Они легальные, и к ним может иметь доступ любая региональная библиотека.
Автоматизация учета в библиотеке. Какая программа?
Информационные технологии стремительно вошли в деятельность библиотек, открыв принципиально новые возможности для их совершенствования. Система 1С: Библиотека позволяет максимально использовать потенциал новых информационных технологий для совершенствования обслуживания пользователей.
Цели внедрения 1С: Библиотека:
Система автоматизации библиотек и обслуживания читателей дает возможность использовать дополнительное оборудование: лазерный сканер штрих-кода, принтер и этикетки для печати штрих кодов. Переход на электронную технологию «Книга выдачи», которая осуществляется на основе технологии штрихкодирования книги – это значимый шаг в развитии библиотек и улучшения качества обслуживания пользователей.
Задачи внедрения 1С: Библиотека:
Каталогизация и электронный каталог
На первый взгляд может показаться, что использование сканера для считывания штрих-кодов – это вполне стандартная процедура. Но в действительности за кажущейся простотой скрывается достаточно сложная работа по подготовке библиотечного фонда к использованию технологии штрихкодирования.
Эта подготовка производится в три этапа, на каждом из которых решается определенный круг задач.
Этап 1. Подготовить фонд литературы и внести сведенья по каждой книге (год создания, автор, количество страниц, издательство).
Этап 2. Подготовить учебные материалы к выдаче. На базе введенных ранее записей необходимо сформировать и напечатать индивидуальную этикетку штрих-кода для каждой книги.
Этап 3. Отказаться от бумажных читательских карточек, интегрировать их в электронную базу. Это позволит в режиме онлайн заполнять информацию о пользователях, а также за считанные секунды находить их по ФИО, отслеживать задолженность и своевременно фиксировать возврат. На этом этапе появляется возможность производить необходимые операции можно путем сканирования карточки пользователя.
Параллельно с прохождением этапов подготовки необходимо изучить и внедрить возможности системы 1С: Библиотека. Речь идет о настройках необходимых программных механизмов:
В результате внедрения инновационной системы формируется единая база данных, в которую можно фиксировать не только литературу, но и электронные формуляры посетителей.
Благодаря предварительному вводу информации можно в режиме реального времени отображать сведенья о читателях и о сроках возврата. При этом в карточке читателя фиксируется выданная литература, а также сохраняется история прошлых выдач и возвратов. Наличие индивидуального штрих-кода ликвидирует потребность ручного ввода инвентарных номеров при выдаче и возврате экземпляров.
Таким образом обслуживание читателей с помощью штрих-кодов позволяет создавать отчетный документы, учитывать посещаемость и книговыдачу, проверять издания на занятость и фиксировать их перемещения. Таким образом повышается эффективность работы каждого сотрудника и библиотечного учреждения в целом.
Пользователи, которые внедрили систему в свою работу, утверждают, что в среднем на поиск книги уходит не более одной минуты. Таким образом, оптимизация рабочего времени является основным преимуществом конфигурации. Свободное время теперь можно тратить на коммуникацию с посетителями.
В общем можно смело утверждать, что электронная выдача книг– это уже не просто процесс предоставления высококачественного сервиса, но и абсолютно новый вид сервиса для посетителя. В новой экосистеме записи о статусе экземпляров систематически обновляются в электронном кабинете, за счет чего можно отслеживать задолженность, сроки возврата и другие параметры.
Преимущества для посетителей
Интеграция электронной книговыдачи дает возможность клиентам библиотеки в удаленном режиме взаимодействовать с формуляром. Онлайн-кабинет пользователя дает уникальную возможность свободно использовать информацию из электронных каталогов и не обращаясь к сотрудникам библиотеки проверять количество книг, которое предстоит вернуть, а также отслеживать дедлайны по возвратам. В то же время этот механизм снижает и временные затраты библиотекаря.
Программное решение предоставляет возможность взаимодействия с группами клиентов для формирования списка литературы по классам с целью предоставления необходимого количества экземпляров на заданный период времени.
Дневник работы библиотеки
Платформа поддерживает систему «Дневник работы библиотекаря», который может быть заполнен в автоматическом режиме. Этот интерфейс позволяет формировать ведомости по учету клиентов и посещаемости библиотеки, чтобы ликвидировать монотонные и рутинные операции, а также повысить точность ведения записей. На базе этих данных можно анализировать эффективность работы библиотеки за заданный период, изучать деятельность учреждения и презентовать обобщенные доклады.
Статистика и отчеты
Отраслевое решение для библиотек помогает оптимизировать время при создании отчетных форм «книги на руках» и «книговыдача». В составленных отчетах фиксируются записи о посетителях, изданиях, дедлайнах для возврата. Это также помогает воспроизводить эффективный контроль над потерянными книгами.
Благодаря документу «История книговыдачи» можно формировать отчеты и структурировать их по категориям читателей, заданным периодам, либо проводить мониторинг по другим параметрам, которые можно указывать самостоятельно.
Подсистема «Статистика и отчеты» обладает расширенными возможностями для реализации статистических анализов и мониторинга. Это позволяет повысить точность учетно-отчетных данных. Механизм помогает определить, какие книги стали пользоваться меньшим спросом, а какие наоборот являются наиболее актуальными среди читателей.
Эффективность использования 1С: Библиотека:
Таким образом, комплексное отраслевое решение для библиотек от 1С помогает сформировать абсолютно новую экосистему, которая поддерживает тренды современного мира. Автоматизация и внедрение актуальных и передовых технологий помогут улучшить имидж библиотеки, расширить читательскую аудиторию, предоставить потребителям сервис высокого качества. 1С для библиотек поможет обрабатывать большие объемы информации за считанные минуты и обеспечивать высокую точность при работе с клиентами.
