Работа с подразделениями и многопользовательский режим
Диадок позволяет повторить организационную структуру компании: в системе можно создавать подразделения и распределять по ним сотрудников.
1. Чтобы добавить подразделение, необходимо войти в меню Реквизиты и настройки и выбрать пункт Подразделения.
2. Нажать кнопку Добавить подразделение.
3. На странице добавления нужно ввести название структурной единицы, будь то филиал, обособленное подразделение или просто отдел.
Если подразделение имеет свой КПП или адрес, то следует указать их в соответствующих полях и поставить галочки в разделе Перенаправлять документы в это подразделение. Данные настройки обеспечат автоматическое распределение входящих формализованных документов по подразделениям.
После заполнения всех полей нажать кнопку Добавить.
4. Подразделение появится в списке.
5. Диадок позволяет описать структуру организации как систему вложенных подразделений. Контрагенты смогут направлять документы непосредственно в нужные отделы или филиалы, выбрав их в списке получателей документов.
6. В карточке документа указано его нынешнее положение и предусмотрена возможность перемещения документа в любое другое подразделение организации.
7. Определить, в каком подразделении находится тот или иной документ, можно с помощью удобных кратких обозначений напротив каждого документа в общем списке документов.
8. Есть возможность изменять тип маршрутизации документов по подразделениям. Есть два типа маршрутизации: по документам (направляется только документ, отвечающий заданным условия) и по пакетам (направляется документ, отвечающий заданным условиям, и все связанные с ним документы, отправленные вместе). Чтобы изменить тип маршрутизации, нужно нажать Изменить и выбератье подходящий тип. Маршрутизация документов выполняется только в случае, если в данных подразделения настроены условия маршрутизации.
Автоматическая регистрация нового пользователя
Если у организации уже есть ящик в системе Диадок и к нему привязан минимум 1 пользователь, то при входе в Диадок новый пользователь увидит сообщение:
«Отправлен запрос на доступ в организацию. Организация уже работает в Диадоке и уже обменивается юридически значимыми документами. Администратору организации отправлен запрос на доступ».
На странице с сообщением будет указано ФИО администратора, к которому необходимо обратиться пользователю по вопросу предоставления доступа в ящик организации.
Если связаться с администратором ящика невозможно, то следует обратиться в техническую поддержку по номеру 8 800 500 10 18 или электронной почте diadoc@kontur.ru.
Администратор может добавить нового пользователя вручную, для этого следует:
1. Перейти в раздел Сотрудники.
2. Для добавления сотрудника необходимо нажать кнопку Добавить сотрудника.
Значок 
рядом с ФИО сотрудника означает, что этот сотрудник является администратором.
3. При добавлении сотрудника требуется выбрать как сотрудник будет работать в ящике. По сертификату КЭП или по электронной почте и паролю.
Далее указать электронную почту пользователя, его должность и выбрать подразделение. В разделе Действия можно наделить пользователя правами администратора (в этом случае пoльзователь сможет администрировать подразделения и сотрудников), а также правом подписания и согласования документов.
При необходимости сотруднику можно открыть доступ к документам не только своего подразделения, но и ко всем документам организации.
Возможности
Создание и отправка документов
Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
Счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой.
Распределение входящих документов
Вы можете настроить один из видов маршрутизации:
При использовании модуля «Диадок» для 1С все действия с входящими документами
доступны непосредственно из вашей учетной системы.
Согласование документов внутри компании
В Диадоке легко согласовывать документы внутри компании: можно направить документ на визирование или подпись определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту и они смогут обработать документ на странице «Согласование».
Отправлять документы на подпись или согласование можно как из веб-версии Диадока, так и из модуля для 1С.
Приглашение контрагентов
Узнать, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке легко: введите название компании или загрузите файл со списком ИНН. Подключенным организациям можно отправить приглашение к обмену документами. После того, как организация одобрит запрос, она появится в вашем списке активных контрагентов.
При использовании модуля «Диадок» для 1С, контрагенты уже подключенные к Диадоку, будут отмечены прямо в вашей системе.
Хранение документов
Хранить документы в Диадоке безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Серверы Диадока находятся в лучшем дата-центре России.
Документы в Диадоке будут доступны вам даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.
Поиск документов
Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде Excel-файла.
С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.
Представление документов в контролирующие органы
Для представления в суде или другом контролирующем органе, вы можете использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО.
При ответе на требование ИФНС в системе Контур.Экстерн всё еще проще: выберите нужные документы из Диадока, опись заполнится автоматически и вам останется только нажать на кнопку «Отправить».
Подразделения
В Диадоке можно создать иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников. Это позволяет:
При необходимости документы можно «перекладывать» из подразделения в подразделение.
Сверка взаиморасчетов
Контрагентам выгодно быстро сопоставлять данные актов сверки и вычислять процент сходимости. СКБ Контур разработал сервис, который позволяет автоматизировать процесс сверки взаиморасчетов.
Модуль Взаиморасчёты — два решения для сопоставления актов сверки и выявления расхождений: интеграционный модуль для 1С и веб-версия для любой учетной системы.
Сотрудники
Входить в Диадок можно по сертификату или по паролю. Пользователей с паролем администратор вашей организации может создавать самостоятельно, бесплатно и в неограниченном количестве. Таким пользователям доступны все возможности кроме подписания документов.
Роуминг
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг.
СКБ Контур — лидер на рынке ЭДО по развитию роуминговых соглашений. Актуальное состояние роуминга всегда можно посмотреть в соответствующем разделе сайта.
Безопасность
Электронные документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Квалифицированная электронная подпись, которой подписываются все документы, гарантирует неизменность информации с момента подписания.
Сотрудники с правами администратора для дополнительной защиты могут включить двухфакторную аутентификацию: для входа в систему нужно будет ввести код из SMS-сообщения.
Уровень предоставляемого сервиса (SLA)
Мы понимаем, как важно иметь доступ к своим документам в любой момент времени, поэтому гарантируем высокий уровень доступности нашего сервиса и круглосуточную техническую поддержку. Напишите нам на почту, или позвоните по бесплатному телефону — мы быстро отреагируем и решим вашу проблему.
Необходимый вам уровень сервиса мы готовы зафиксировать в договоре.
Протокол передачи документа
Передача каждого документа через Диадок фиксируется Протоколом передачи, в котором отражается каждый этап его прохождения: кем был отправлен, кем подписан, когда отправлен, когда получен, когда и кем согласован.
Протокол передачи — удобный инструмент для отслеживания пути документа; для анализа цепочки согласования (насколько оперативно с документом работает каждый из сотрудников); а также неоспоримое доказательство того, что документ был получен контрагентом на случай, если он это отрицает.
Международный ЭДО
В 2018 году Диадок первый в России запустил проект международного юридически значимого электронного документооборота. Теперь российские компании, у которых есть иностранные контрагенты, могут обмениваться с ними электронными документами через Диадок.
Проверка регистрации контрагентов в Честном ЗНАКе
Участники оборота маркированной продукции обязаны передавать сведения о товаре в систему маркировки Честный ЗНАК. Чтобы коды маркировки при продаже товара переходили от продавца к покупателю, вы и ваш контрагент должны быть зарегистрированы в системе. Иначе это будет нарушением правил маркировки. Модуль Диадока позволяет прямо в 1С:
Модуль «Регистрация в системе маркировки» подходит для конфигурации 1С 8.2 и выше. С ним можно работать, независимо от того, есть ли у вас подключенный тариф на исходящие документы или интеграционный модуль Диадока для 1С.
Зарегистрироваться и начать работать в Диадоке за минуту? Легко!
В Диадоке появилась быстрая регистрация на сайте. Чтобы отправить электронный документ вашему контрагенту, не нужно оставлять заявку на подключение к Диадоку и ждать звонка менеджера. Более того, вам даже не придется предварительно приобретать сертификат электронной подписи.
Электронный документооборот стал еще ближе. Теперь начать обмениваться электронными документами через Диадок можно просто зарегистрировавшись на сайте — указав электронную почту и пароль пользователя. Для нового пользователя будет создана тестовая организация с уникальным номером, в личном кабинете которой доступен весь функционал системы, за исключением подписания документов. Вы можете найти своих настоящих контрагентов и совершенно бесплатно обменяться с ними тестовыми счетами-фактурами, актами, накладными и любыми другими электронными документами, чтобы по достоинству оценить удобство электронного документооборота.
А чтобы зарегистрировать свою организацию, просто укажите её ИНН, и в Диадоке автоматически создастся личный кабинет сотрудника этой компании. Вы сможете бесплатно отправлять тестовые документы от имени своей компании или отправить заявку на сертификат электронной подписи прямо из системы.
Напомним, что если вы являетесь пользователем системы «Контур-Экстерн», то чтобы начать полноценно пользоваться Диадоком, вам достаточно активировать свой личный кабинет по ссылке https://diadoc.kontur.ru/ и выбрать свой сертификат электронной подписи. При этом организациям не придется подписывать какие-либо дополнительные соглашения — все юридические нюансы уже учтены в регламенте Диадока.
Начните работать в Диадоке без сертификата КЭП.
Как добавить организацию для работы в Диадоке
Вход по сертификату КЭП
Зайдите в Диадок, выберите вход «По сертификату». В списке сертификатов выберите сертификат с названием и ИНН вашей организации.
Вход по сертификату МЭП
Перейдите на страницу регистрации, выберите вариант «У меня есть МЭП. Зарегистрироваться». Введите электронную почту и пароль для входа.
Затем подтвердите номер телефона, чтобы добавить сертификат МЭП.
После входа по сертификату КЭП или МЭП
Если организация еще не работает в Диадоке, то вы сможете начать работу сразу при выполнении условий:
Организация появится в списке «Мои организации» в статусе «Новая».
Если организация уже работает в Диадоке, то вы сможете начать работу сразу при выполнении условия:
Если должность в сертификате отличается от вышеперечисленных, то необходимо отправить запрос на доступ. После отправки запроса организация появится в списке «Мои организации» в статусе «Ожидается доступ».
Когда администратор организации в Диадоке одобрит запрос, статус организации изменится на «Активная» и вы получите доступ к работе с документами. После одобрения запроса мы пришлем письмо на почту.
Если вам откажут в доступе к организации, то она появится в списке «Отказано в доступе». Если вы являетесь сотрудником данной организации и считаете, что ваш запрос был отклонен по ошибке, отправьте повторный запрос и свяжитесь с администратором из списка.
Если нет сертификата
Вы сможете работать в организации, только если она уже зарегистрирована в Диадоке.
Перейдите на страницу регистрации, выберите вариант «Хочу работать без сертификата». Укажите ИНН вашей организации, затем введите электронную почту и пароль для входа.
После этого отправится запрос на доступ в организацию. Организация появится в списке «Мои организации» в статусе «Ожидается доступ».
Когда администратор организации в Диадоке одобрит запрос, статус организации изменится на «Активная» и вы получите доступ к работе с документами. После одобрения запроса мы пришлем письмо на почту.
Если вам откажут в доступе к организации, то она появится в списке «Отказано в доступе». Если вы являетесь сотрудником данной организации и считаете, что ваш запрос был отклонен по ошибке, отправьте повторный запрос и свяжитесь с администратором из списка.
Возможности
Создание и отправка документов
Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
Счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой.
Распределение входящих документов
Вы можете настроить один из видов маршрутизации:
При использовании модуля «Диадок» для 1С все действия с входящими документами
доступны непосредственно из вашей учетной системы.
Согласование документов внутри компании
В Диадоке легко согласовывать документы внутри компании: можно направить документ на визирование или подпись определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту и они смогут обработать документ на странице «Согласование».
Отправлять документы на подпись или согласование можно как из веб-версии Диадока, так и из модуля для 1С.
Подписание документов на любом устройстве
С облачной подписью вы можете работать в Диадоке даже на планшете и смартфоне. Вам не придется устанавливать дополнительное программное обеспечение: закрытый ключ хранится на нашем сервере, а для подписания документов запрашивается код из SMS-сообщения.
Работать с облачной подписью также безопасно как с обычным сертификатом, плюс нет возможности потерять закрытый ключ или забыть от него пароль.
Приглашение контрагентов
Узнать, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке легко: введите название компании или загрузите файл со списком ИНН. Подключенным организациям можно отправить приглашение к обмену документами. После того, как организация одобрит запрос, она появится в вашем списке активных контрагентов.
При использовании модуля «Диадок» для 1С, контрагенты уже подключенные к Диадоку, будут отмечены прямо в вашей системе.
Хранение документов
Хранить документы в Диадоке безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Серверы Диадока находятся в лучшем дата-центре России.
Документы в Диадоке будут доступны вам даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.
Поиск документов
Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде Excel-файла.
С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.
Представление документов в контролирующие органы
Для представления в суде или другом контролирующем органе, вы можете использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО.
При ответе на требование ИФНС в системе Контур.Экстерн всё еще проще: выберите нужные документы из Диадока, опись заполнится автоматически и вам останется только нажать на кнопку «Отправить».
Подразделения
В Диадоке можно создать иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников. Это позволяет:
При необходимости документы можно «перекладывать» из подразделения в подразделение.
Сотрудники
Входить в Диадок можно по сертификату или по паролю. Пользователей с паролем администратор вашей организации может создавать самостоятельно, бесплатно и в неограниченном количестве. Таким пользователям доступны все возможности кроме подписания документов.
Роуминг
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг.
СКБ Контур — лидер на рынке ЭДО по развитию роуминговых соглашений. Актуальное состояние роуминга всегда можно посмотреть в соответствующем разделе сайта.
Безопасность
Электронные документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Квалифицированная электронная подпись, которой подписываются все документы.
Сотрудники с правами администратора для дополнительной защиты могут включить двухфакторную аутентификацию: для входа в систему нужно будет ввести код из SMS-сообщения.
Уровень предоставляемого сервиса (SLA)
Мы понимаем, как важно иметь доступ к своим документам в любой момент времени, поэтому гарантируем высокий уровень доступности нашего сервиса и круглосуточную техническую поддержку. Напишите нам на почту, или позвоните по бесплатному телефону — мы быстро отреагируем и решим вашу проблему.
Необходимый вам уровень сервиса мы готовы зафиксировать в договоре.
Протокол передачи документа
Передача каждого документа через Диадок фиксируется Протоколом передачи, в котором отражается каждый этап его прохождения: кем был отправлен, кем подписан, когда отправлен, когда получен, когда и кем согласован.
Протокол передачи — удобный инструмент для отслеживания пути документа; для анализа цепочки согласования (насколько оперативно с документом работает каждый из сотрудников); а также неоспоримое доказательство того, что документ был получен контрагентом на случай, если он это отрицает.
Маркетинговые материалы
Мы создадим для вас посадочную страницу на сайте diadoc.ru с вашим логотипом по шаблону. Такая страница удобна для отправки информации вашим клиентам и поставщикам о том, что вы используете Диадок и они могут оставить заявку на подключение прямо на странице.
Здесь вы можете скачать наши презентации о продукте, буклеты, полезные схемы, презентации и т. д.
Еще мы подготовили для вас готовые баннеры, которые дополнительно информируют о том, что вы отправляете/получаете или уже полноценно обмениваетесь электронными документами. Выбирайте подходящий, копируйте код и вставляйте к себе на страницу.
Видео ролики про сервис и новые функции вы можете посмотреть на нашем youtube-канале.
Здесь вы можете найти наш актуальный логотип на русском и английском языках.
