Девять вопросов к внутреннему аудиту
В ноябре Институту внутреннего аудита исполнилось 20 лет. Вместе с тем наш портал уже почти год выпускает различные статьи в рамках спецпроекта «Начни с себя». Самое время – закрыть гештальты! В юбилей мы подкрались к директору ассоциации Алексею Сонину и расспросили обо всем и сразу.
ProКачество : Чем занимается внутренний аудит? Многие путают его с внешним
Алексей Сонин : Сотрудники внутреннего аудита проводят независимую оценку всех систем и процессов организации с точки зрения того, насколько эффективно решаются текущие задачи и достигаются поставленные цели. Затем они вырабатывают рекомендации по устранению узких мест, снижению рисков и убеждаются, что в результате системы и процессы стали совершеннее. Прежде всего это касается систем управления рисками, внутреннего контроля, корпоративного управления.
Для сравнения: внешний аудитор анализирует финансовую отчетность компании на предмет ее достоверности, фокусируясь на операциях и событиях, которые могут оказать материальное воздействие на финансовую отчетность; внутренний оценивает все аспекты и направления деятельности компании, фокусируясь на операциях и событиях, препятствующих эффективному достижению компанией поставленных целей. Основными пользователями результатов внешнего аудита являются внешние стороны – инвесторы, кредиторы, в том числе потенциальные, государственные органы и др., в то время как у внутреннего аудита пользователи – советы директоров и исполнительное руководство компаний.
ProКачество : В каких организациях присутствует внутренний аудит?
А.С. : Сейчас внутренний аудит обязателен для кредитных и страховых организаций, госкорпораций. С 1 января 2021 года вступают в действие поправки в закон об акционерных обществах, в соответствии с которыми внутренний аудит становится обязателен для всех публичных акционерных обществ. Непубличные общества могут решать, какие органы контроля формировать – внутренний аудит или ревизионную комиссию, отразив это решение в уставе общества. На самом деле внутренний аудит и раньше успешно работал в акционерных обществах, но теперь это нашло законодательное подкрепление.
Другие компании сами определяют, какие органы контроля и в каком количестве создавать.
На практике все должно определяться экономической целесообразностью и издержками на создание профессионального внутреннего аудита в компании. Для некрупных компаний, в которых владелец стоит у руля и сам контролирует все аспекты ведения дел, необходимости во внутреннем аудите, наверное, нет. Однако с ростом размеров компании, с повышением сложности процессов управления владельцы теряют возможность полностью контролировать ситуацию. Тогда весьма полезен оказывается внутренний аудит. Или если владелец бизнеса отходит от текущих дел и фокусируется на вопросах стратегического управления и развития компании, внутренний аудит может стать для него обратной связью.
Внутренний аудит необходим как независимый источник информации о делах в компании для владельцев напрямую или через совет директоров.
При этом внутренний аудит необходим также и менеджменту. Задача менеджера – управлять бизнесом, достигая поставленных собственником целей наиболее эффективным образом. Успешность этого зависит в значительной степени от того, обладает ли менеджер информацией для принятия правильных решений. У менеджера, например, часто просто не хватает времени на подобный анализ. С помощью внутреннего аудита он получает непредвзятую информацию и может посмотреть на ситуацию с другого ракурса, принимает верное решение и убеждается в его эффективности.
ProКачество : Как внутренний аудит помогает повысить качество?
А.С. : Качество конечного продукта зависит от того, насколько качественный результат получается на выходе всех процессов и систем в компании. А это как раз то, что анализирует и оценивает внутренний аудит – насколько конструкция всех систем и процессов и реальное их функционирование позволяют достигать заданного результата в нужное время и при минимальных затратах. То есть внутренний аудит смотрит всю цепочку создания стоимости, обращая внимания на узкие места, на возможности улучшения, тем самым помогая повышать качество конечного продукта.
ProКачество : Что делать, чтобы внутренний аудит был эффективным и приносил максимум пользы?
Лучше выработать видение роли внутреннего аудита вместе с самим внутренним аудитором. При этом важно понимать, что это не очередной проверяющий, не сторожевой пес и не ищейка. Это помощник в вопросах выявления слабых мест, рисков и использования имеющихся возможностей.
Где-то внутренний аудит на первых порах выполняет в большей степени контрольно-ревизионную функцию. Но с течением времени он эволюционирует вместе с компанией.
ProКачество : Одно из фундаментальных правил внутреннего аудита подразумевает, что он должен быть беспристрастным, независимым. Как сохранить эту независимость в условиях давления с разных сторон ?
Столь же важен вопрос индивидуальной объективности внутреннего аудитора. Здесь все зависит от стойкости духа, если хотите, от того, есть ли у внутреннего аудитора внутренний стержень, который поддерживает и не позволяет поступаться принципом объективности при выполнении работы.
ProКачество : Расскажите об основных тенденциях в направлении
А.С. : Общемировой тенденцией стало постепенное движение внутреннего аудита от контрольно-ревизионной функции к контрольно-аналитической, а в перспективе – к консультационно-аналитической. То есть если раньше внутренний аудитор позиционировался как проверяющий, то теперь он становится внутренним консультантом. При этом у него все же контролирующие функции. То есть присутствуют две стороны медали – и контроль, и помощь. Важно выработать правильное соотношение между ними.
Также модно говорить о технологизации и цифровизации внутреннего аудита. Это касается средств получения, обработки и анализа больших массивов данных, средств представления информации, использования программных роботов для выполнения рутинных операций.
ProКачество : Повлияла ли пандемия на внутренний аудит?
А.С. : Институт внутренних аудиторов в мае 2020 года провел опрос среди руководителей служб внутреннего аудита. Выяснилось, что 70% подразделений внутреннего аудита перешли на дистанционный режим работы, 30% сообщили о частичном переходе на дистанционный формат. При этом функционал существенно изменился только в 15% служб внутреннего аудита.
ProКачество : Внутренний аудитор – довольно молодая профессия для России. Расскажите о ее становлении и развитии. Испытывает ли направление кадровый голод или, наоборот, – переизбыток кадров?
А.С. : Профессия внутреннего аудитора известна с 2015 года, когда Министерство труда и социальной защиты РФ утвердило профессиональный стандарт для нее. Хотя, по сути, она де факто уже существовала на тот момент, хотя и не имела формального закрепления в законодательстве. Кстати, Институт внутренних аудиторов выступил основным разработчиком данного профессионального стандарта.
Действительно, на рынке внутренних аудиторов существует кадровый голод. Спрос на наших коллег рос все последние годы. На рынке труда наблюдается разрыв между потребностью компаний в квалифицированных внутренних аудиторах и соответствующим предложением. Внутренних аудиторов не хватает, поскольку, во-первых, на внутренних аудиторов не учат в вузах, во-вторых, программ профессиональной подготовки и переподготовки, в рамках которых действительно учат внутреннему аудиту в современном понимании, крайне мало.
Кстати, наметился определенный переток специалистов из внешнего аудита и консалтинга во внутренний, что, как я надеюсь, позволит снизить остроту проблемы нехватки кадров во внутреннем аудите. По крайней мере, в краткосрочной перспективе. А в среднесрочной перспективе Институт внутренних аудиторов планирует организовать подготовку внутренних аудиторов в содружестве с вузами в рамках соответствующих вузовских кафедр и направлений обучения.
ProКачество : В этом году профессиональному сообществу внутренних аудиторов исполняется 20 лет. Это большой срок. Почему для внутренних аудиторов было так важно создать такое сообщество, чего за эти годы смог добиться ИВА в части продвижения профессии и чем он занимается сейчас?
А.С. : Действительно, в ноябре 2020 года Ассоциация «Институт внутренних аудиторов» отмечает свое 20-летие. Профессиональная жизнь многих внутренних аудиторов России связана с Институтом, и нам трудно представить, что когда-то его не было.
Справка
ИВА имеет 12 региональных центров, расположенных в крупнейших российских городах, численность ИВА составляет около 4 тыс. человек, при том что членство в Институте является сугубо добровольным.
20 лет назад, при формировании организации, членами института стали 35 человек, и еще очень рано было говорить о внутреннем аудите как о профессии. ИВА стал тем источником знаний и опыта, которого так не хватало российским внутренним аудиторам, и мы верим, что именно его деятельность способствовала формированию критической массы профессионалов, которые смогли вывести внутренний аудит в своих компаниях на качественно новый уровень. Также для нас было важно дать внутренним аудиторам почувствовать, что есть такая общность, сформировать свою «тусовку», если хотите.
За прошедшие 20 лет сделано многое. Я бы выделил три момента.
Внутренний аудит стал востребованным. И востребованным на самом высоком уровне корпоративной иерархии – уровне советов директоров и высшего исполнительного руководства.
Внутренний аудит трансформировался из функции контрольно-ревизионной в функцию контрольно-аналитическую. Профессия внутреннего аудитора получила признание и на законодательном уровне.
Институт предлагал и предлагает большое число возможностей для профессионального развития и роста. Назову лишь некоторые. Прежде всего, это ежемесячные встречи и мастер-классы, на которых представители ведущих компаний делятся своим опытом и знаниями в области внутреннего аудита. Это вебинары, которые институт проводит для своих членов два раза в месяц. Это ежегодная национальная конференция «Внутренний аудит в России», которая в этом году проводится уже в 12-й раз, а также ежегодная региональная конференция ИВА, ставшие главными мероприятиями года для профессии. Это Учебный центр ИВА, предлагающий различные обучающие мероприятия в форме мастер-классов, тренингов, вебинаров. Это Центр оценки квалификаций Института внутренних аудиторов, в котором каждый желающий может оценить степень соответствия своих знаний требованиям профессиональных стандартов, в частности, профстандартов «Внутренний аудитор» и «Специалист по внутреннему контролю». С 2000 года проводится экзамен на получение профессиональной квалификации «дипломированный внутренний аудитор» (Certified Internal Auditor, CIA). Диплом CIA очень ценят в мире профессиональных дипломов. Это огромное количество прикладных материалов в членской области сайта ИВА. У Института своя библиотека из 400 изданий по вопросам внутреннего аудита и смежным дисциплинам – внутреннему контролю, управлению рисками, противодействию корпоративным злоупотреблениям и мошенничеству. Еще Институт издает профессиональную литературу – назову недавно вышедшие классические книги COSO по внутреннему контролю и управлению рисками, а также книгу по внутреннему аудиту широко известного автора Ларри Сойера.
Институт завоевал репутацию организации, радеющей за развитие профессии и стремящейся быть максимально полезной своим членам. Являться членом Института внутренних аудиторов становится хорошим тоном и свидетельством того, что человек стремится к профессиональному развитию и совершенствованию. Недаром многие указывают членство в Институте в числе своих регалий. И мы видим все больше желающих принять участие в ежегодной национальной премии «Внутренний аудитор года», организуемой Институтом внутренних аудиторов совместно с РСПП и Московской биржей.
Также отмечу, что различные государственные органы привлекают институт в качестве экспертной организации в вопросах внутреннего аудита и внутреннего контроля. Институт принимал самое активное участие в работе над российским Кодексом корпоративного управления, методическими рекомендациями Росимущества по вопросам внутреннего аудита, внутреннего контроля, деятельности комитетов по аудиту и ревизионных комиссий акционерных обществ, а также в подготовке изменений в закон об акционерных обществах, касающихся вопросов внутреннего аудита и управления рисками.
Конечно, Институт внутренних аудиторов – это прежде всего люди. И сегодня я хочу поблагодарить всех наших членов за то, что они с нами. Именно их заинтересованность и участие сделали возможным то, чего мы добились за эти годы. Благодаря их поддержке мы поступательно движемся вперед и с уверенностью смотрим в будущее.
Самые важные вопросы о проведении аудита
Отношения между клиентом и аудитором очень деликатные, и иногда клиент и аудитор просто не знают, что они могут себе позволить или что говорить друг другу. Рассмотрим 3 крупнейшие проблемы, которые могут возникнуть во время аудита финансовой отчетности.
Компании очень осторожны, когда речь заходит о проверке их финансовой отчетности. Как выстраивать отношения с аудиторами? Знают ли они все? Должны ли мы их слушать? Могут ли они заставить нас делать то, чего мы не хотим?
Рассмотрим 3 самые большие дилеммы, связанные с проведением аудита и дополнительный бонусный вопрос в конце.
Имейте в виду, что ответ на эти вопросы никогда не ясен. Нельзя однозначно ответить, да или нет, черный или белый. Жизнь полна цветов.
1. Может ли компания полагаться на финансовую отчетность, подготовленную собственным аудитором? Можно ли доверять этой отчетности?
Скорее всего, да, вы можете, потому что:
Аудиторы НЕ должны составлять финансовые отчеты компании, в которой они работают.
Проще говоря, официально аудитор не может проверять свою работу. Аудитор должен быть независимым.
Вы не можете нанимать одну компанию для подготовки своей финансовой отчетности (или ведения бухгалтерского учета) и привлекать ту же компанию для аудита этих финансовых отчетов.
Но как насчет ситуации, когда аудитор делает пробный баланс и готовит отчеты о финансовом положении, совокупном доходе, движении денежных средств и т. д.?
В идеальном мире этого не должно быть. Этим должна заниматься компания, которую проверяют, а не аудитор.
Но в реальном мире это возможно.
Аудиторы не редко готовят для своих клиентов множество отчетов: о движении денежных средств, примечания к финансовым отчетам и другим компонентам финансовой отчетности.
Основные причины это заключаются в том, что:
Конечно, имя аудитора никогда не будет отображаться в финансовых отчетах в качестве «имени автора» (из-за требования к независимости), но, тем не менее, это так.
Просто всегда помните о том, что даже если аудиторы делают для вас финансовые отчеты, вы по-прежнему несете ответственность за них.
2. Может ли аудитор заставить вас отразить в учете то, чего вы не хотите?
Задача аудитора заключается не в том, чтобы заставить вас что-либо учесть, поскольку аудитор не ведет бухгалтерский учет в вашей компании.
Задача аудитора заключается в том, чтобы высказать свое мнение о том, что вы отразили в учете.
Аудитор узнает, что вы что-то учли, и он может быть по какой-то причине с вашими бухгалтерскими записями. Поэтому аудитор предлагает вам сделать корректировку ваших проводок.
В этом случае возможны 3 основных сценария:
И, конечно, возможны и промежуточные сценарии.
3. Нужно ли дочерней компании нанимать того же аудитора, которого нанимает ее материнская компания?
Это может быть более практичным и экономически эффективным с точки зрения группы.
Вполне понятно, почему местное отделение международной группы хочет выбрать местную аудиторскую фирму, а не филиал Большой четверки. Конечно, услуги компании из Большой четверки могут стоить гораздо дороже, чем услуги местного аудитора.
Однако подумайте об этом с точки зрения материнской компании.
Аудитору материнской компании необходимо аудировать консолидированную финансовую отчетность. Поэтому ему также потребуется провести аудит финансовых отчетов дочерних компаний.
На практике аудиторы часто полагаются на работу экспертов, включая других аудиторов.
Если финансовая отчетность дочерней компании проверяется одним и тем же аудитором (например, местным офисом фирмы Большой четверки), аудитор материнской компании может полагаться на результаты проверки, поскольку ее выполняет одна и та же компания, используя те же процедуры, стандарты аудита и т. д.
Однако, если финансовая отчетность дочерней компании проверяется местной фирмой, аудитору материнской необходимо решить, может ли он полагаться на этот аудит или нет.
В некоторых случаях аудитор материнской компании может принять решение о проведении собственной проверки дочерней компании, которая в итоге может быть более дорогой.
Что можно сделать в этой ситуации?
Если вы работаете в компании, входящей в группу, и вам нужно решить, следует ли выбрать дорогого аудитора группы или более дешевого местного аудитора, подумайте о существенности этой компании в рамках группы.
Является ли местная компания достаточно большой, чтобы привести к существенной ошибке в консолидированной финансовой отчетности?
Если да, то, возможно, вам стоит нанять аудитора группы.
Но если ваша местная компания имеет незначительную долю в финансовой отчетности группы, то оставьте ее местному аудитору.
Мы платим за аудит. Должен ли аудитор вынести свое мнение в соответствии с нашим желанием?
Клиент оплачивает работу аудитора, который должен изучить финансовую отчетность и выразить свое независимое мнение.
Независимое мнение НЕ означает мнение в соответствии с желаниями клиента. В этом случае оно не было бы независимым.
Ответ на первый вопрос: это закономерный и обоснованный аргумент, и поэтому существует целый ряд правил о независимости аудитора в международных стандартах аудита. Тем не менее, ничто не идеально.
Вероятно, самый старый в рунете сайт о менеджменте качества
Для полного совершенства надо, чтобы подготовка была труднее самого дела. (Ф. Бэкон)
Вопросник аудитора
Дворкин Л.С.
Продолжительная и трудоемкая деятельность по созданию и внедрению системы менеджмента качества, осуществляемая усилиями руководства и сотрудников предприятия или организации, а также опытными консультантами, завершается оценкой органа по сертификации, который поручает аудиторам систем менеджмента качества собрать объективные доказательства соответствия или несоответствия системы требованиям МС ИСО 9001:2000.
Чтобы провести оценку предприятия, аудитору нужно подготовить свой основной рабочий документ — вопросник, в котором, по сути, стандарт будет сформулирован в вопросительной форме. Рассмотрим такой вопросник заранее (на входе в процесс создания системы менеджмента качества), чтобы после эффективной подготовки к сертификации достичь обоюдной удовлетворенности ее результатами (на выходе этого процесса).
Такой вопросник может быть составлен самостоятельно каждым, и, как любой документ системы качества должен постоянно улучшаться. В более конкретизированном виде вопросник можно использовать для самооценки предприятия.
Итак, приступая к оценке системы менеджмента качества, аудитор прежде всего постарается выяснить основные вопросы:
• Все ли требования настоящего международного стандарта применимы к данной организации?
• Существуют ли какие-либо исключения, связанные с особенностями организации и ее продукции?
• Существуют ли какие-либо исключения из требований раздела 7, влияющие на способность или ответственность организации выпускать продукцию, отвечаю-щую требованиям потребителей, нормам и правилам?
• Действительно ли область применения системы менеджмента качества охватывает все процессы и виды продукции?
Возможно, что эти вопросы, как и многие последующие, не являются откровением для тех, кто знаком с версией ИСО 9000:1994, и все же большинство формулировок в редакции 2000 г. изменены.
Начиная с проверки требований раздела 4 «Система качества», аудитор, следуя п. 4.1, будет искать под-тверждение, что система качества организации дейст-вительно разработана, ДОКУМЕНТИРОВАНА (обяза-тельное требование’), внедрена, поддерживается в ра-бочем состоянии, а также постоянно улучшается, и ее эффективность повышается (новое требование).
Известно, что документация системы менеджмента качества рассматривается в органе по сертификации предварительно, и аудит на предприятии проводится лишь при условии ее соответствия требованиям стан-дарта. Результат оценки документации, которая, кста-ти, также проводится с помощью специального во-просника, отражается, как правило, в отдельном отчете. Изучая на этом этапе документы системы качества, аудитор обязательно обратит внимание на иденти-фикацию используемых в организации определений (понятий) и их соответствие терминологическому МС ИСО 9000:2000.
При посещении предприятия аудитор обращается к контрольным экземплярам документов, выявляя более полно картину документооборота, чтобы убедиться в соответствии системы требованиям стандарта и определить ее особенности в данной организации. Ос-новные документы, представляемые аудитору на оценку системы менеджмента качества организации:
Политика в области качества, организационная схема, Руководство по качеству, документированные процедуры, инструкции, методики и т. д. Аудитор, работающий по стандарту ИСО 9000:2000, обязательно допол-нительно поинтересуется положениями о службах и подразделениях, рабочими инструкциями, ознакомит-ся с планами процессов или производствеными регла-ментами, планами по качеству для выполнения рядовых, особых и тендерных заказов, планами качества для проектирования, разработки и постановки на производство новой продукции, а также другими документами, отражающими основные и вспомогатель-ные процессы предприятия.
Далее аудитор постарается убедиться, что организация действительно определяла, уточнила и структурировала собственную деятельность, выявив основные и вспомогательные процессы, их взаимодействие, а так-же методы и критерии их эффективного выполнения, определила необходимые ресурсы для их осуществле-ния и контроля. Его следующими вопросами будут:
• Измеряет, наблюдает и анализирует ли организация эти процессы?
• Внедряет ли действия для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов?
• Уделяет ли организация повышенное внимание какому-либо процессу, влияющему на соответствие про-дукции установленным требованиям?
• Обеспечивает ли управление такими процессами и определяет ли их в системе менеджмента качества?
Требования, предъявляемые к структуре документации в п. 4.2.1 нового стандарта, не изменились значительно по сравнению с прежней версией, и для практического внедрения важно отметить примечания 1—3, где подчеркнуто, что термин «документированная про-цедура», встречающийся далее в стандарте, подразумевает обязательность документального оформления (на бумаге, в электронном виде, любой иной форме или на любом носителе), а определение объема и степени детализации документации является прерогативой самой организации. Эти примечания предоставляют большую свободу и организации, и аудитору, но все же сущест-венным является наличие «записей по качеству», по-скольку именно документированные результаты спо-собствуют демонстрации собственных достижений, а кроме того, являются основой для применения необхо-димого статистического анализа. При этом запись (документированность) понимается и принимается аудитором и в электронном виде. Вполне допустимо и полное отсутствие бумажных (твердых) копий документов. Чтобы выяснить, выполняются ли требования в п. 4.2.2а, сформулированные по-новому, аудитор задаст следующие вопросы:
• Включена ли в руководство по качеству область деятельности, на которую распространяется система менеджмента качества, с описанием и обоснованием исключений (п. 1.2)?
• Описаны ли взаимодействия процессов системы менеджмента качества?
Понятно, что эти вопросы обусловлены так называемым процессным подходом нового стандарта, предполагающим, в том числе, создание на предприятии схем или матриц процессов.
Следуя п. 4.2.3, аудитор выясняет:
. Имеется ли ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА (первая обязательная процедура в тексте стандарта!), разработанная для проверки документов на адекватность до их издания?
• Предусмотрены ли проверка и утверждение документов, их анализ и актуализация?
• При необходимости изменений обеспечена ли их идентификация, как фиксируется статус пересмотренных документов, обеспечено ли наличие соответствующих версий в местах использования на сегодняш-ний день?
• Обеспечены ли разборчивость и четкая идентификация документов?
• Действительно ли определены средства управления документацией системы менеджмента качества?
Следующие вопросы аудитора (п. 4.2.4) относятся к управлению записями по качеству (п. 4.16 прежнего стандарта):
• Ведутся и поддерживаются ли в рабочем состоянии записи о качестве, требуемые системой менедж-мента качества и необходимые для подтверждения соответствия требованиям и эффективности работы сис-темы менеджмента качества?
• Являются ли записи о качестве четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми?
• Разработана ли ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА (вторая обязательная!), обеспечивающая идентификацию, хранение, защиту, восстановление, сроки хранения и изъятия записей о качестве?
Суммирование и анализ ответов на вопросы по этому разделу позволят аудитору получить полное представление о документированной системе менеджмента качества в организации.
Далее, следуя требованиям раздела 5 «Ответственность руководства», аудитор, прежде всего, будет стремиться найти подтверждение приверженности высшего руководства разработке и внедрению системы менедж-мента качества, а также постоянному улучшению ее эффективности. Обычно аудиторам удается выяснить это уже в ходе первой беседы с высшим руководством, на которой традиционно проводится краткая презента-ция и организации, и системы менеджмента качества.
Аудитор, возможно, попросит представить корпо-ративные документы, определяющие миссию организации, протоколы учредительного совета, совета директоров или других высших органов управления, бизнес-планы, а также протоколы и планы подразделений. Затем, следуя п. 5.1 стандарта, аудитор поста-рается получить ответы на следующие вопросы:
• Способно ли высшее руководство обеспечить свидетельство своего обязательства по разработке и внедрению системы менеджмента качества, а также непрерывному улучшению ее эффективности посред-ством:
доведения до сведения персонала организации важности выполнения требований потребителей, а также законодательных и регламентирующих требований;
разработки политики в области качества;
обеспечения разработки целей в области качества;
проведения анализа со стороны руководства;
обеспечения необходимыми ресурсами. При этом аудитор ожидает, что цели по качеству сформулированы с использованием количественных или измеряемых показателей деятельности.
Анализ деятельности руководства будет рассматриваться аудитором в соответствии с п. 5.6.1. При анализе обеспечения необходимыми ресурсами аудитор постарается выявить также и планируемые мощности (п. 6.1). Далее последует вопрос аудитора, соответст-вующий новому требованию из п. 5.2:
• Обеспечило ли высшее руководство выполнение установленных требований потребителей для повышения их удовлетворенности (учитывая также пп. 7.2.1 и 8.2.1)?
Здесь аудитор будет заинтересован в результатах встреч с покупателями, отчетах о продажах, результатах различных внешних инспекторских проверок, реагировании высшего руководства на отзывы, претензии и ожидания покупателей и взаимодействии с ними.
Следуя п. 5.3, аудитор выясняет следующее:
• Обеспечило ли высшее руководство условия, чтобы политика в области качества:
соответствовала целям организации;
включала обязательство соответствовать требованиям и постоянно улучшать эффективность системы менеджмента качества;
создавала основу для постановки и анализа целей в области качества;
была доведена до сведения и понята персоналом;
подвергалась анализу с целью постоянного подтверждения ее пригодности?
Аудитор учтет, что формулировка «соответствие целям организации» изменилась по сравнению с аналогичным требованием стандарта версии 1994 г. «согла-сование с организационными целями поставщика» и сравнит документированную (в соответствии с п. 4.2.1) политику качества с целями и результатами совещаний высшего руководства, советов по качеству, годовыми отчетами, результатами обучения и другими отчетными документами. Подтверждения могут быть также получены из анализа текста Руководства по качеству и в устной форме при интервьюировании персонала.
Изучение упомянутых выше документов, а также документов подразделений организации, целей и планов, протоколов совещаний и т. д. помогут аудитору получить ответы на следующие вопросы (п. 5.4.1):
• Обеспечивает ли высшее руководство условия, при которых цели в области качества, включая и необходимые для выполнения требований к продукции (п. 7.1а), были разработаны по каждой соответствую-щей функции и по каждому уровню в организации?
• Являются ли цели в области качества измеряемыми и согласованными с Политикой в области качества?
Требование п. 5,4.2 обусловливает поиск ответа на вопрос:
• Обеспечивает ли высшее руководство:
проведение планирования системы менеджмента качества для выполнения требований, приведенных в п. 4.1, и достижения целей в области качества;
поддержание в рабочем состоянии целостности системы менеджмента качества при планировании и внедрении в нее изменений?
Вопрос по требованию п. 5.5.1 «Обеспечивает ли высшее руководство, чтобы ответственность, полномочия и их взаимосвязь были определены и доведены до сведения персонала в организации?» менее специфи-чен по сравнению с п. 4.2.1 стандарта версии 1994 г. Анализируя распределение руководством ответственно-сти, аудитор углубится в изучение соответствующих ор-ганизационных схем и должностных инструкций.
Это необходимо также для ответов на вопросы п. 5.5.2:
• Назначило ли высшее руководство своего представителя, который, независимо от других возложен-ных на него обязанностей, имеет ответственность и полномочия, включающие:
разработку, внедрение и поддержание процессов, необходимых для системы руководства качеством;
представление отчетов высшему руководству о функционировании системы менеджмента качества и необходимости улучшения;
обеспечение осознания во всей организации требований потребителей?
Следующий вопрос касается п. 5.5.3:
• Обеспечивает ли высшее руководство условия, при которых в организации будут разработаны соответствующие процессы информирования по вопросам эффективности системы менеджмента качества?
Требование звучит по-новому, но оно уже встречалось в различных пунктах стандарта 1994 г. и обязы-вает аудитора обсудить его с персоналом на разных уровнях, изучить информационное обеспечение, раз-личные инструктивные материалы, результаты инст-руктажей коллектива и т. д.
Следующий вопрос — новое требование в положении об анализе руководством системы менеджмента качества п. 5.6.1:
• Содержит ли такой анализ оценку возможностей для улучшения и необходимость изменений в системе менеджмента качества, включая Политику и цели в области качества?
Этот пункт требует в обязательном порядке документирования результатов (в соответствии с п. 4.2.4).
Аудитор должен также получить ответы на следующие вопросы, учитывая более специфичные требования к входным данным для анализа системы высшим руководством:
• Включают ли в себя входные данные к анализу со стороны руководства информацию о:
обратной связи с потребителями;
функционировании процессов и соответствии продукции;
статусе предупреждающих и корректирующих действий;
последующих действиях, вытекающих из предыдущего анализа, со стороны руководства;
плановых изменениях, способных повлиять на систему менеджмента качества?
Следуя требованиям п. 5.6.3, которые также сформулированы по-новому специфично, аудитор должен получить ответ на вопрос:
• Включают ли в себя выходные данные анализа со стороны руководства решения и действия, относящиеся к:
улучшению эффективности системы менеджмента качества и ее процессов;
улучшению продукции, согласно требованиям потребителей;
потребности в ресурсах?
Переходя к раздел 6 «Управление ресурсами», аудитор должен выяснить, умеет ли организация определять и обеспечивать себя ресурсами, необходимыми для:
внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества, а также постоянного улучшения ее эффективности (прежнее, но измененное требование);
повышения удовлетворенности потребителя по-средством выполнения их требований (новое требование).
Ответы на эти вопросы следует искать как в бизнес-планах руководства, так и в регулярных аналитических отчетах.
Новым является требование п. 6.2 к компетентности персонала, деятельность которого влияет на качество. Вопросы аудитора таковы:
• Определен ли уровень компетентности, необходимой для работы, влияющей на качество продукции?
• Обеспечивается ли компетентность подготовкой персонала или какими-либо другими действиями?
• Оценивается ли эффективность действий по обеспечению компетентности?
• Существует ли осознание каждым сотрудником своей роли и значимости в деятельности организации, и каким образом работники вносят вклад в достижение целей в области качества?
Подтверждением для аудитора опять будут документированные результаты, включая регистрацию данных об образовании, подготовке, навыках и опыте.
Далее по п. 6.3 аудитор выяснит:
• Обеспечила и поддерживает ли организация в рабочем состоянии инфраструктуру, необходимую для достижения соответствия продукции требованиям потребителей? В понятие «инфраструктура» в стандарте включаются здания и производственные помещения, оборудование, оснастка, такие поддерживающие службы, как транспорт и связь, возможно и специаль-ное сетевое программное обеспечение и т. д. Это но-вый пункт стандарта, но само требование содержалось в пп. 4.1.2.2 и 4.9 прежнего стандарта.-
Аудитор должен также убедиться, что организация управляет условиями производственной среды, необ-ходимой для достижения соответствия требованиям к продукции. Например, сформулированы и удовлетво-ряются ли требования к чистоте помещения, где соби-раются часы или компьютеры, к влажности и темпера-туре при сборке стеклопакетов для окон и т. д. При на-личии подобных требований руководству следует обра-тить на это внимание аудитора при общем рассказе о предприятии. Аудитор, в свою очередь, попросит общий план предприятия, планы размещения оборудования, требования к помещениям, схемы транспортных потоков, свидетельства своевременности или наруше-ний перемещений, транспортировки, доставки мате-риалов и продукции, обратной связи и т. д.
Следующий вопрос соответствует п. 6.4:
• Управляет ли организация условиями производственной среды, необходимой для достижения соответствия требованиям на продукцию?
Ответ на него аудитор получит после общего ознакомления с предприятием, обзора технологических цепочек и соответствующих процессов.
Переходя к детальному исследованию производственных процессов в разделе 7 «Управление процесса-ми», аудитор возьмется за изучение технологических регламентов, карт процессов и операционных карт, спецификаций на продукцию, производственных пла-нов и планов по качеству производственных подраз-делений, где определены количественные цели, озна-комится с рабочими документами, заполняемыми ка-ждую рабочую смену, проанализирует требования на закупку материалов и комплектующих и т. д. Философия стандарта обусловливает углубленный подход к основным и вспомогательным производственным процессам и их взаимосвязи. Потому особенно важны вопросы по п. 7.1:
• планирует и разрабатывает ли организация процессы, необходимые для производства продукции?
• согласовывается ли планирование производства продукции с другими требованиями системы менедж-мента качества организации?
• установила ли организация при планировании производства, если это целесообразно, следующее:
цели в области качества и требования к продукции;
потребность в разработке процессов, документов, а также в обеспечении ресурсами, специфическими для продукции;
необходимую деятельность по подтверждению, утверждению, мониторингу и испытаниям, специфическую для продукции, а также критерии приемки продукции;
наличие записей о качестве, необходимых для обеспечения свидетельства того, что производствен-ные процессы и конечная продукция соответствуют предъявляемым требованиям?
• представлен ли результат этого планирования в форме, подходящей для метода работ организации?
В п. 7.2 введены три новых вопроса после привычного: «Установлены ли потребителями требования по поставке и деятельности после поставки?»:
• выполняются ли следующие требования:
• не установленные потребителями, но необходимые для специфического применения или предполагаемого использования;
• законодательные и регламентирующие, относящиеся к продукции;
• любые дополнительные, установленные организацией?
Для формирования ответов аудитор рассмотрит стандарты, технические условия, спецификации на продукцию, технические задания потребителей, приложения к контрактам, проектные решения, ре-зультаты исследований и разработок, каталоги про-дукции и т. д.
Особенность п. 7.2.2, по сравнению с аналогичными пп. 4.3.2 и 4.3.3 прежней версии, заключается в формулировке «требования к продукции» взамен «требований контракта» и обусловливает соответственно анализ условий и результатов тендеров, заказов потре-бителей, других базовых данных. При этом аудитор попросит представить ДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ре-зультаты такого анализа и последующих действий, включая корректировку изменившихся требований к продукции.
П. 7.2.3 содержит новое требование по определению мер для поддержания связи с потребителями, включая:
• информацию о продукции;
• прохождение запросов, контракта или заказа, включая поправки;
• обратную связь с потребителями, включая их жалобы.
Здесь аудитор изучает каталоги продукции, заявки на продажи, документирование претензий, отчеты дилеров и сервисных центров, результаты различных инспекторских проверок, (в зарубежной практике ис-пользуются данные общественных потребительских организаций) и т. п.
Анализируя деятельность по проектированию и разработке продукции (п. 7.3.1) аудитор запросит планы по проектированию, соответствующие организационные схемы подразделений и должностные инструкции, процедуры и инструкции, относящиеся к проектирова-нию и разработке, а также записи совещаний, пере-писку, включая электронную, и другие подтверждения планирования и управления проектированием.
Затем (п. 7.3.2) аудитор должен убедиться, что входные данные проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции, ДОКУМЕНТИРОВАНЫ, а также в том, что законодательные и регу-лирующие требования своевременно получаются и со-блюдаются.
П. 7.3.3 содержит новое требование по утверждению выходных данных проектирования до их выпуска (раньше достаточно было их анализа), а также требование включить в выходные данные соответствую-щую информацию по закупкам, производству и обслужи-ванию.
• проверит, анализируются ли систематически про-екты и разработки;
• удостоверится, что действительно выполняется требование о проведении оценки результатов проектирования и разработки?
• выяснит, ведется ли выявление проблем и внесение предложений по их устранению;
• убедится в ДОКУМЕНТИРОВАНИИ результатов анализа и любых действий, вытекающих из этого анализа.
Следуя пп. 7.3.5 и 7.3.6, аудитор проверит:
• ДОКУМЕНТИРОВАНЫ ли результаты проверки проекта и любых необходимых действий? (Чтобы удостовериться, что выходные данные проектирования и разработки отвечают входным требованиям);
• ДОКУМЕНТИРОВАНЫ ли результаты утвержде-ния или любые необходимые действия? Все это необходимо, чтобы убедиться, что конечная продукция удовлетворяет требованиям при предполагаемом использовании.
Следующие вопросы аудитора соответствуют но-вым требованиям п. 7.3.7:
• осуществляется ли подтверждение и утверждение изменений проекта дополнительно к их анализу и идентификации?
• включает ли в себя анализ изменений проекта и разработки оценку влияния изменений на составные части и поставленную продукцию?
• ДОКУМЕНТИРОВАНЫ ли результаты анализа изменений и любых необходимых действий?
Вопросы аудитора по п. 7.4, касающиеся обеспече-ния соответствия закупаемой продукции установленным требованиям, а также управления поставщиками, не претерпели значительных изменений по сравнению с предыдущей версией стандарта, но в требование о критериях выбора и оценки поставщиков включено также положение об их повторяющейся оценке. В п. 7.4.1 аудитор также рассматривает ДОКУМЕНТИРО-ВАНИЕ результатов и необходимых действий, выте-кающих из оценки поставщиков.
Следуя п. 7.4.2, аудитор выясняет:
• описывает ли информация по закупкам заказанную продукцию, включая, где это необходимо требования к:
утверждению продукции, процедур, процессов и оборудования;
системе менеджмента качества?
• формулирует ли организация адекватно установленные требования по закупкам до их сообщения поставщику?
Формулировки требований п. 7.4.3 также измене-ны по сравнению с прежней версией, и вопросы выглядят следующим образом:
• разработала и осуществляет ли организация контроль или другую деятельность, необходимую для обеспечения соответствия закупленной продукции установленным требованиям к ней?
• установила ли организация в информации на закупку меры по проверке и метод выпуска продукции у поставщика, если организация или ее потребитель предполагают осуществить проверку на предприятии поставщика?
Аудитор непременно изучит заявки на закупки, спецификации продукции и (или) чертежи, данные полученных и одобренных закупок, планы проверок и инспекций, корреспонденцию между организацией и поставщиком, соответствующие рабочие инструкции.
Требования нового стандарта, основанные на процессном подходе, не претерпели существенных изменений в п. 7.5 по сравнению с п. 4.9 прежнего, однако аудиторская группа должна более углубленно вник-нуть в технологические регламенты, операционные карты, деталировочные чертежи, во все требования к производственным процессам и квалификации произ-водственного персонала, изучить паспорта на обору-дование, методы и средства слежения, управления и контроля производственного процесса, соответствующие рабочие инструкции, результаты внутренних аудитов производственных процессов и т. д. Изучение вопросов производства и обслуживания в управляе-мых условиях является наиболее сложным для аудито-ра, поскольку почти всегда требует определенной под-готовки и опыта в данной области. Для этого к работе в аудиторской группе зачастую привлекаются так на-зываемые технические эксперты, помогающие аудито-рам разобраться в специфике разнообразных произ-водственных процессов. Аудитор проверит:
• имеется ли в наличии нормативная документация, описывающая характеристики продукции, способы производства или выполнения услуги, сборки, монтажа, обслуживания и т. п.;
• соответствует ли фактически применяемое оборудование и производственная среда предусмотренным нормам;
• каковы средства и методы управления, контроля и измерений соответствующих параметров процесса или характеристик продукции;
• определены ли критерии профессиональной квалификации;
• разработаны и соблюдаются ли методы обслуживания оборудования;
• как осуществляются процессы выпуска и поставки продукции, а также постпоставочной деятельности?
Следуя п. 7.5.2 стандарта, аудитор обязан также изучить, насколько подробно предварительно проду-маны и утверждены такие производственные процессы, и насколько полученные результаты, которые можно проверить только в готовой продукции или предоставленной услуге, соответствуют запланирован-ным результатам.
При этом аудитор проверит:
• разработаны ли критерии для анализа и утверждения этих процессов;
• утверждается ли применяемое оборудование и обслуживающий его персонал;
• сформулированы ли эти меры, и реализуется ли в действительности их документирование;
• используется ли также и повторное утверждение. Требование идентификации и прослеживаемости
(п. 7.5.3) подкрепляет уже существующее (п. 4.8)
стандарта 1994 г.). Аудитор проверяет:
• разработаны ли, внедрены и поддерживаются ли способы для идентификации и прослеживаемости продукции в ходе рабочего процесса, а именно, имеются ли обозначения серии, партии, типа, степени обработки, с тем, чтобы избежать экспедиции дефект-ной или незаконченной продукции?
• соблюдается ли требование о прослеживаемости, определяемое нормативными актами, нормами безо-пасности, или другими причинами?
Аудитор может также выявить подтверждение нецелесообразности этого требования в данной организации.
Проверяя идентификацию и прослеживаемость на всех этапах поставки входящего сырья и материалов, производства, монтажа, обслуживания, упаковки и складирования, аудитор определит:
• осуществляет ли организация идентификацию статуса продукции с учетом требований к мониторингу и измерению?
Независимо от того, на каком этапе производственного процесса проведены контроль и испытания, аудитор проверит: маркируется ли продукция так, чтобы существовала уверенность, что только продук-ция, успешно прошедшая необходимый контроль, подлежит дальнейшей обработке и/или поставке; за-креплены ли в соответствующих методиках (процеду-рах) содержание и метод контроля и испытаний. В ряде случаев аудитор также выяснит, регистрируются ли в сохраняемых надлежащим способом и своевременно обновляемых списках сотрудники, отвечающие за передачу продукции для дальнейшей обработки/ поставки.
Если организация использует сырье или комплектующие, поставляемые потребителем («давальческое сырье»), то вопросами по п. 7.5.4 будут:
• проявляет ли организация заботу о собственности потребителя, находящейся под управлением организации или используемой ею?
• Осуществляет ли организация идентификацию, подтверждение, защиту и сохранность собственности потребителя, предоставленную для использования или включения в продукцию?
• ДОКУМЕНТИРУЮТСЯ и доводятся ли до потребителей сведения в случае, если его собственность повреждена или признана непригодной для использования, или утеряна?
Эти вопросы аудитора могут также относиться и к интеллектуальной собственности.
Требование предохранения продукции во время обслуживания и доставки включает в себя идентифи-кацию, передвижение, упаковку, хранение и защиту (сохранность) продукции. В данной версии это требо-вание (п. 7.5.5) изменилось и стало несколько проще, чем в п. 4.15 стандарта версии 1994 г.
• осуществляет ли организация сохранение соответствия продукции в ходе внутренней обработки и поставки в место предполагаемого назначения?
• включает ли в себя сохранение (консервация) идентификацию, погрузочно-разгрузочные работы, упаковку, хранение и защиту?
• применяется ли такое сохранение к составным частям продукции?
Рассматриваемые документы: инструкции по упаковке и транспортировке, временные критерии пере-возок.
В соответствии с требованием п. 7.6 по поверке (калибровке), эквивалентном п. 4.11 прежнего стан-дарта, аудитор проверяет инструменты и оборудование, которые используются для испытаний, измере-ний или контроля. Необходимо разработать системы рабочих инструкций и методик (процедур), которые будут официально утверждены и обеспечат поддержку и поверку измерительного и испытательного оборудо-вания (собственного, арендованного или являющегося собственностью поставщиков или субподрядчиков). В целом эти работы регламентированы государственными законами и соответствующими подзаконными актами и выполняются при непосредственном уча-стии метрологических органов и аккредитованных ла-бораторий и служб.
• установлены ли в рамках организации:
необходимые вилы и требуемая точность измерений;
соответствующие технические средства контроля,
измерения и испытаний?
• поверено ли оборудование по признанным национальным эталонам, приборам, обеспечивающим размеры единиц в соответствии с международными или национальными эталонами?
• ДОКУМЕНТИРОВАНА ли нормативная база, использованная для калибровки или поверки приборов (если отсутствуют эталоны)?
• отрегулировано ли оборудование?
• предохраняется ли оно от повреждений и ущерба?
• идентифицирован ли статус поверки?
• предохраняется ли оборудование от регулировок, способных повлиять на результаты анализа?
• включают ли методы контроля в журнал регистрации оборудования?
• создается и поддерживается ли необходимая документация (например, составление календарного графика поверок)?
• оценивает и ДОКУМЕНТИРУЕТ ли организация утверждение предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что оборудование не соответствует требованиям?
• предпринимает ли организация соответствующие меры в отношении оборудования, подвергнувшегося воздействиям?
• предъявляются ли клиентам, по их требованию, данные о средствах контроля, испытаний и измере-ния, если это предусматривается условиями договора?
• проводится ли утверждение и контроль тестовых программ, если таковые используются для проверки?
• осуществляются ли эти действия до начала при-менения и подтверждаются ли повторно по мере необходимости?
Раздел 8 начинается с новых требований и соответственно следующих вопросов аудитора:
• осуществляет ли организация планирование и внедрение процессов мониторинга, измерения, анали-за и непрерывного улучшения, которые необходимы (п. 8.1), чтобы:
демонстрировать соответствие продукции;
обеспечивать соответствие системы менеджмента качества;
постоянно улучшать эффективность системы менеджмента качества;
• определены ли при этом подходящие методы, в том числе статистические, а также пути расширения и развитие их использования (п. 4.20 прежнего стандарта)?
Следуя п. 8.2 стандарта аудитор выясняет:
• осуществляет ли организация контроль информации об удовлетворении потребителя и определена ли методология получения и использования этих данных?
Он изучает документирование претензий, жалоб, отзывов потребителей, отчеты о продажах, повторные заявки, а также результаты анализа рынка.
Следующие вопросы аудитора подчеркивают важность правильной постановки системы внутреннего аудита в менеджменте качества (п. 4.17 прежней версии):
• проводит ли организация внутренние аудиты в установленные сроки, чтобы определить, что система менеджмента качества:
соответствует запланированным мероприятиям и требованиям к ней, разработанным организацией, и отвечает требованиям настоящего международного стандарта;
эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии?
• планируется ли программа аудита с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих проверке, а также результатов предыдущих аудитов?
• определены ли объекты аудита, область применения, частота проведения и методы аудитов?
• обеспечивают ли выбор аудиторов и процедура проведения аудита объективность и беспристрастность процесса аудита?
• проводится ли контроль, гарантирующий, что аудиторы не проверяют свою собственную работу?
• определены ли в ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ПРОЦЕДУРЕ (третья обязательная!) ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также ДОКУМЕНТИРУЮТСЯ ли их результаты?
• обеспечивает ли руководство, ответственное за проверяемые участки, условия, чтобы действия по устранению выявленных несоответствий и вызвавших их причин предпринимались своевременно?
• включают ли в последующие действия проверку предпринятых мер и отчет о подтвержденных резуль-татах (п. 8.5.2)?
Кроме того, аудитор использует здесь действующий стандарт ИСО 10011 (мысля уже с позиций но-вого стандарта ИСО 19011).
Следующие вопросы касаются п. 8.2.3 стандарта:
• применяет ли организация подходящие методы измерения процессов производства и реализации про-дукции, а также измерения процессов системы менеджмента качества?
• подтверждают ли эти методы измерения способ-ность процессов достигать запланированных результатов?
• применяются ли корректирующие действия для обеспечения соответствия продукции, если заплани-рованные результаты не достигнуты?
Следующие (п. 8.2.4) вопросы, более общие и универсальные по сравнению с п. 4.10 стандарта версии 1994 г., заменяют существующие инспекционные требования и касаются измерения и контроля продук-ции:
• осуществляет ли организация контроль и измерение характеристик продукции для подтверждения выполнения требований к продукции?
• осуществляются ли мониторинг и измерения на соответствующих стадиях процесса производства продукции в соответствии с запланированными мероприятиями (п. 7.1)?
• ДОКУМЕНТИРУЮТСЯ ли свидетельства соответствия критериям приемки?
• РЕГИСТРИРУЮТСЯ ли лица, санкционировавшие выпуск продукции?
• осуществляется ли контроль, обеспечивающий условие, что выпуск продукции и предоставление услуги не осуществляются, пока не завершены все запланированные мероприятия, если иначе не оговоре-но соответствующим уполномоченным или, где это применимо, потребителем
Требование п. 8.3 по управлению несоответствиями корреспондируется с требованием по управлению несоответствующей продукцией (п. 4.13.1 прежнего стандарта) и также относится к организациям, пре-доставляющим услуги:
• обеспечивает ли организация, чтобы продукция, не соответствующая требованиям к ней, была иденти-фицирована и управляема с целью предотвращения непредполагаемого использования или поставки?
• определены ли в ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ПРОЦЕДУРЕ (четвертая обязательная!) средства управления, ответственность и полномочия для работы с несоответствующей продукцией?
• решает ли организация вопрос о несоответствующей продукции одним или несколькими следующими способами:
осуществлением действия с целью устранения обнаруженного несоответствия;
санкционированием ее использования, выпуска или приемки, если имеется разрешение на отклоне-ние от соответствующего органа и, где это применимо, потребителя;
осуществлением действия с целью предотвращения ее первоначального предполагаемого использования или применения;
• ДОКУМЕНТИРУЕТСЯ ли характер несоответствий и любых последующих предпринятые действий, включая полученные разрешения на отклонения?
• подвергается ли несоответствующая продукция повторной проверке для подтверждения соответствия требованиям, если она исправлена?
• предпринимает ли организация действие, соответствующее воздействиям несоответствия в случае, если несоответствующая продукция установлена после поставки или начала использования?
Требования п. 8.4 также не являются полностью новыми, можно сказать, что они собраны из различных пунктов стандарта версии 1994 г. Суть в том, что надо получить убедительные ответы на следующие во-просы, подтверждающие, что данные, собранные из различных видов деятельности и процессов, действи-тельно рассматриваются и анализируются:
• осуществляет ли организация определение, сбор и анализ соответствующих данных для подтверждения пригодности и эффективности системы менеджмента качества и оценки возможного осуществления постоян-ного улучшения системы менеджмента качества?
• включены ли при этом данные, полученные в результате мониторинга и измерения или от любых других источников?
• обеспечивает ли анализ данных информацию, касающуюся:
удовлетворенности потребителей (8.2.1);
соответствия требований на продукцию (7.2.1);
характеристик и тенденций процессов и продукции. включая возможность проведения предупреждающих действий;
Подтверждение нового требования о непрерывном улучшении аудитор будет отыскивать в тех же протоколах совещаний, отчетах и результатах анализа высшему руководству, документах внутренних аудитов, документированных корректирующих и предупреж-дающих запросах и мероприятиях и получая ответы на следующие вопросы:
• предпринимает ли организация корректирующие действия с целью устранения причин несоответствий и предупреждения их повторного возникновения?
• соответствуют ли корректирующие действия воздействию встретившихся несоответствий?
• разработана ли ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА (пятая обязательная!) для определения требований:
к анализу несоответствий (включая жалобы потребителей);
к определению причин несоответствий;
к оцениванию необходимости действий, чтобы убедиться, что несоответствия не повторяются;
к определению и осуществлению необходимых действий;
к ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ результатов предпри-нятых действий;
к проведению анализа предпринятых корректирующих действий?
Аудиторский анализ разработки и внедрения в организации предупреждающих действий должен, как минимум, прояснить:
• определила ли организация действия по устранению причин несоответствий и предупреждению их появления?
• соответствуют ли предупреждающие действия воздействию потенциальных проблем?
• разработана/установлена ли ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА (шестая обязательная!) для определения требований:
к определению потенциальных несоответствий и их причин;
к оцениванию необходимости действий с целью предупреждения появления несоответствий;
к определению и осуществлению необходимых действий;
к ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ результатов предпринятых действий;
к анализу предпринятых предупреждающих действий?
Подробное заполнение подобного вопросника с комментариями позволит аудитору завершить аудит с полным представлением о системе менеджмента качества предприятия, а также сформулировать сущест-венные и несущественные несоответствия и замеча-ния и согласовать их с представителем руководства.
Вопросник еще раз подтверждает, что новый стандарт дает, с одной стороны, больше свободы и самостоятельности организациям, с другой — подтверждает, что стандарт непрост и сам изобилует вопросами, дающими, однако, простор для толкований, размыш-лений и дискуссий. Новый стандарт сложнее и для аудитора, он налагает на него больше ответственно-сти, недаром считается, что аудитор должен быть «с седыми волосами» (а возможно и без оных?).
Так или иначе, новый стандарт действительно побуждает к совместной увлекательной и скрупулезной работе по улучшению дел, к реализации возможностей работников.
